O checklist digital é uma realidade em diversas empresas de transportes, conhecido por agilizar a realização de inspeções veiculares.
Além de aumentar a eficiência operacional, também contribui para diagnosticar melhor os problemas veiculares, dar mais visibilidade sobre a disponibilidade dos veículos e padronizar o processo de inspeção, além de evitar erros humanos.
Dessa forma, todos os veículos passam a rodar conforme os mais altos padrões de segurança e conformidade.
Quer saber mais? Confira a seguir:
- Benefícios do checklist digital
- Impacto do checklist digital na sua rotina de inspeção veicular
- As etapas para aproveitar todos os benefícios de um checklist digital
Benefícios do checklist digital
Variedade de modelos prontos e editáveis
O uso de checklists digitais permite à frota ter acesso a diferentes modelos prontos que podem ser personalizados conforme a necessidade específica de cada veículo e operação.
Isso não apenas economiza tempo na criação de novos formulários, mas também assegura que as inspeções sejam abrangentes e adaptadas para cobrir todos os aspectos críticos dos veículos.
E ainda tem mais: a capacidade de editar e modificar modelos existentes em tempo real aumenta a flexibilidade e a capacidade de resposta às mudanças nas regulamentações ou nas práticas internas.
Precisão de diagnósticos
Com o uso de um checklist digital, os problemas identificados durante a inspeção são registrados diretamente no sistema. Assim, facilita a geração automática de ordens de serviço em tempo real.
Enquanto o motorista realiza o diagnóstico e anota as observações, a equipe de manutenção recebe imediatamente a informação detalhada sobre o que precisa ser feito, agilizando a preparação para os reparos necessários, reduzindo tempos de espera e aumentando a eficiência da frota.
Abertura de ordens de serviço automática
A abertura automática de ordens de serviço é um dos benefícios do checklist digital que mais chamam a atenção, pois isso minimiza atrasos entre a identificação de um problema e o início do processo de manutenção.
Com essa funcionalidade, assim que uma inconsistência é registrada no checklist, uma ordem de serviço é gerada e encaminhada automaticamente para a equipe técnica, facilitando um fluxo de trabalho contínuo e reduzindo o risco de erros ou omissões.
“Farol de checklist”
A funcionalidade “Farol de Checklist“, presente no sistema Prolog App, proporciona uma visão clara e instantânea do estado de saúde de cada veículo na frota.
Ao acessar essa aba, os gestores podem ver rapidamente quais veículos estão em boas condições e quais requerem atenção, baseado nas últimas inspeções realizadas.
Para explicar melhor: você vê uma lista de todas as placas cadastradas no sistema e qual a situação do veículo com base na última inspeção realizada, estando eles OK e disponíveis para uso, ou em manutenção e seu nível de criticidade.
Padronização de preenchimento
Diferentemente dos métodos tradicionais em papel, onde a consistência pode variar, o formato digital garante que todos os inspetores sigam exatamente os mesmos critérios, estando os campanhas e botões já pré-definidos.
Isso não só melhora a confiabilidade dos dados coletados como também simplifica o treinamento de novos funcionários e a implementação de políticas de inspeção.
Relatórios automatizados
Os checklists digitais são excelentes para a geração de relatórios automatizados, coletando dados de cada inspeção e compilando eles em formatos fáceis de analisar.
Esses relatórios podem incluir estratificações de ordens de serviço, a quantificação de itens não conformes e médias de tempo de conserto por item.
Esse tipo de informação contribui muito para o planejamento estratégico de uma frota, permitindo uma análise mais detalhada das operações e ajudando na tomada de decisões informadas.
Impacto do checklist digital na sua rotina de inspeção veicular
Com a implementação de um app de checklist, os motoristas e técnicos podem concluir as inspeções com alguns cliques, permitindo que mais veículos sejam verificados em menos tempo.
Ou seja, os veículos passam menos tempo parados para inspeções e mais tempo na estrada, realizando suas operações.
Outro impacto é que os modelos da plataforma (ou criados pelo usuário) devem ser realizados por completo e sem deixar respostas em branco, o que ajuda a evitar a negligência ou esquecimento de itens.
Além disso, a capacidade de incluir fotos e anotações detalhadas diretamente no dispositivo aumenta a precisão das informações registradas durante as inspeções.
O checklist digital também tem o papel de identificar padrões ou recorrências de problemas, o que possibilita intervenções antes que defeitos se agravem e otimiza a rotina de manutenção preventiva da frota.
As etapas para aproveitar os benefícios do checklist digital na sua frota
Selecionar o sistema mais adequado para sua operação
A escolha do sistema de checklist digital certo deve ser baseada nas necessidades específicas e no tamanho da sua frota. Avalie as opções disponíveis no mercado, considerando fatores como usabilidade, integração com outros sistemas, suporte técnico e segurança de dados.
A plataforma ideal deve ser intuitiva, facilmente adaptável às suas operações e capaz de suportar o volume de dados gerado por sua frota.
Personalizar os questionários disponíveis (ou criar seus próprios)
Uma vez escolhido o sistema, personalize os questionários para que eles reflitam as demandas dos veículos da sua frota. A maioria dos sistemas de checklist digital oferece templates que podem ser adaptados ou permite que você crie novos questionários do zero.
Certifique-se de que todos os aspectos de segurança e manutenção dos veículos estejam cobertos para garantir inspeções completas.
Estabelecer um cronograma de execução
Definir um cronograma regular para a realização dos checklists é fundamental para manter a consistência e a confiabilidade das inspeções. Decida a frequência das inspeções com base na intensidade de uso dos veículos e, também, nas normas regulatórias para o seu tipo de veículo e operações.
Esse cronograma deve ser claramente comunicado a todos os envolvidos, garantindo que as inspeções sejam realizadas sem falhas.
Designar os responsáveis pelas inspeções
Identifique e treine os membros da equipe que serão responsáveis pela realização das inspeções. É importante que esses funcionários tenham compreensão clara dos procedimentos e saibam como utilizar o sistema de checklist digital adequadamente.
Determinar a sua rotina de acompanhamento e análise de dados
É fundamental determinar uma rotina para reunir os dados e avaliar os relatórios gerados automaticamente pelo próprio sistema de checklist. Essa análise pode revelar tendências, pontos de atenção e oportunidades de melhoria nas operações da frota.
Utilize esses insights para ajustar práticas de manutenção, treinamento de equipe ou mesmo para tomar decisões estratégicas sobre a renovação da frota e outras grandes aquisições ou mudanças operacionais.
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