Muitas frotas com borracharia interna já fazem algum tipo de controle de pneus. O problema é que esse controle costuma existir em planilhas desatualizadas, cadernos do borracheiro ou na memória de quem está há mais tempo na operação.
Nem precisamos dizer que isso tem prazo de validade para virar um caos na sua operação.
Inclusive, implementar um sistema de gestão de pneus não é só trocar a planilha por um software. Porque é preciso estruturar processos, definir responsáveis, capacitar a equipe e criar uma rotina que gera dados confiáveis.
Agora, você vai ver:
- Antes de começar: pré-requisitos da operação
- O playbook: 6 fases para colocar a gestão de pneus em operação
- O que esperar nos primeiros meses
- Erros comuns que travam a implementação
Antes de começar: pré-requisitos da operação
Antes de escolher qualquer ferramenta, a operação precisa ter algumas condições mínimas atendidas. Pois, sem elas, o sistema até pode ser instalado, mas dificilmente vai gerar resultado.
A primeira condição é ter uma borracharia interna em funcionamento, com pelo menos um borracheiro dedicado. Não precisa ser uma estrutura sofisticada, mas precisa existir alguém cuja rotina inclua montar, desmontar, calibrar e inspecionar pneus de forma recorrente.
A segunda é ter um responsável pela gestão de pneus, ou ao menos alguém que vá assumir esse papel. Pode ser o supervisor de frota, o coordenador de manutenção ou um analista. O ponto é que alguém precisa ser dono dos dados e das decisões que vão sair do sistema.
Logo após, a terceira é o comprometimento da gestão. Implementar um sistema de controle de pneus muda a rotina da borracharia, da oficina e, em certa medida, dos motoristas. Afinal, se a liderança não compra a ideia e não sustenta o processo nas primeiras semanas, a equipe volta ao modelo antigo rapidamente.
Com esses três pilares no lugar, dá para avançar.
O playbook: 6 fases para colocar a gestão de pneus em operação
Fase 1 — Diagnóstico e inventário
Tudo começa por saber exatamente o que você tem. Primeiramente, a etapa inicial é fazer o levantamento completo dos pneus da operação: quantos estão aplicados nos veículos, quantos estão em estoque (novos e usados), quantos estão em processo de reforma e quantos já deveriam ter sido descartados.
Cada pneu precisa receber uma identificação individual, a famosa marcação de fogo. Sem ela, não existe rastreabilidade. Ou seja, a marca de fogo é o que permite acompanhar o histórico completo de cada pneu ao longo da sua vida útil: onde rodou, quantos quilômetros fez, quantas recapagens teve, por que foi descartado.
Além disso, também é o momento de mapear o estado atual de cada pneu: profundidade de sulco, posição no veículo, marca, modelo, medida, vida (original, primeira recapagem, segunda recapagem) e condição geral. É um trabalho braçal, mas é o alicerce de tudo que vem depois.
Por isso, se você já tem um processo de gestão de pneus na sua frota, provavelmente terá mais facilidade e agilidade para completar esta etapa.
Fase 2 — Definição de processos e responsáveis
Com o inventário feito, o próximo passo é definir quem faz o quê, com qual frequência e seguindo qual fluxo. Desse modo, essa é a fase em que a operação deixa de depender de hábitos individuais e passa a funcionar com processos.
As principais definições incluem: quem vai realizar as aferições (medição de sulco e pressão), com que periodicidade (semanal, quinzenal, por quilometragem), quem analisa os dados gerados, quem aprova movimentações como rodízio, envio para recapagem ou descarte, e como funciona o fluxo de abertura e fechamento de ordens de serviço.
Aqui, é importante ser realista com a capacidade da equipe. Por exemplo, se você definir uma aferição semanal em uma frota de 200 veículos, muito provavelmente será inviável se você tem um borracheiro só. O processo precisa caber na operação e não o contrário.
Fase 3 — Escolha e configuração do sistema
Com processos definidos, a escolha da ferramenta fica mais objetiva. Isto porque você já sabe o que precisa que o sistema faça, então consegue avaliar com clareza se ele atende ou não.
Ademais, alguns critérios importantes na hora de escolher um sistema de controle de pneus:
- Ele permite rastrear cada pneu individualmente, do estoque ao descarte?
- Suporta o registro de aferições em campo (idealmente por dispositivo móvel)?
- Gera indicadores como CPK (custo por quilômetro), taxa de recapagem e índice de descarte prematuro?
- Permite parametrização por tipo de veículo, eixo e perfil de rota?
Além disso, a configuração inicial do sistema também leva tempo. É nessa fase que os dados do inventário são inseridos, os parâmetros são definidos (faixas de sulco aceitáveis, pressões ideais por posição, alertas de quilometragem) e a estrutura da frota é cadastrada por veículos, rotas, filiais.
Fase 4 — Capacitação da equipe
Por mais que seja importante, essa fase costuma ser subestimada. O sistema pode ser excelente, mas se o borracheiro não sabe registrar uma aferição corretamente ou o motorista não entende por que precisa reportar uma irregularidade, o dado que entra no sistema não vale de muita coisa (ou ele nem chegar a entrar).
Por este motivo, a capacitação precisa ser segmentada por perfil. Ou seja, o borracheiro precisa aprender a operar o equipamento de aferição, registrar os dados no sistema e seguir o fluxo de movimentação de pneus.
Além disso, você precisa saber interpretar os indicadores, identificar desvios e tomar decisões a partir dos dados. Mais que isso, os motoristas precisam entender o básico: o que observar, o que reportar e por que isso importa.
É importante ressaltar que não precisa ser um treinamento longo. Apenas precisa ser claro, prático e com acompanhamento nas primeiras semanas.
Fase 5 — Operação assistida e ajustes
As primeiras semanas com o sistema rodando são as mais críticas já que é quando os processos definidos na fase 2 encontram a realidade da operação e quase sempre precisam de ajustes.
Essa é a fase de calibração. A frequência de aferição definida é viável? O borracheiro está conseguindo registrar os dados dentro do fluxo normal de trabalho? Os dados estão entrando de forma consistente? Há resistência da equipe?
Nesse momento, é normal que surjam dúvidas, falhas de registro e até questionamentos sobre a necessidade do novo processo. O papel do responsável pela gestão de pneus aqui é acompanhar de perto, corrigir desvios rapidamente e reforçar com a equipe o porquê de cada etapa.
Se essa fase é conduzida com atenção, o processo se consolida. Se é negligenciada, a equipe volta ao modelo anterior em poucas semanas.
Fase 6 — Leitura dos primeiros indicadores
Depois que o sistema está rodando com dados consistentes, começa a fase em que os números passam a contar a história da sua operação. Três indicadores são especialmente relevantes nesse momento inicial.
O CPK (custo por quilômetro rodado por pneu) é o indicador central da gestão de pneus. Ele consolida o investimento total em cada pneu (compra, recapagens e serviços) dividido pela quilometragem que o pneu efetivamente rodou. Dessa forma, é o número que permite comparar marcas, fornecedores, posições e perfis de rota com objetividade.
A taxa de recapagem mostra quantos pneus da operação estão sendo aproveitados para uma segunda ou terceira vida. Uma taxa baixa pode indicar problemas de manutenção, uso inadequado ou falha na seleção de fornecedores. Cada carcaça recuperada é um pneu novo que você não precisa comprar.
O índice de descarte prematuro aponta quantos pneus estão saindo da operação antes de cumprir a vida útil esperada e, mais importante, por quê. Assim, cada motivo de descarte é uma pista sobre onde a operação está perdendo dinheiro (por exemplo danos por embalo, cortes, desgaste irregular ou problemas mecânicos).
O que esperar nos primeiros meses
A implementação de um sistema de gestão de pneus não gera resultado de um dia pro outro e definir essa expectativa corretamente é tão importante quanto executar bem cada fase.
Nas primeiras semanas, o foco é na qualidade do dado. A equipe está aprendendo, o processo está sendo ajustado e os registros ainda podem ter inconsistências. É uma fase de investimento de tempo e paciência.
A partir do momento em que os dados ganham consistência, os indicadores começam a revelar padrões que antes eram invisíveis: quais posições do veículo desgastam mais rápido, quais rotas são mais agressivas para os pneus, quais marcas realmente entregam o melhor custo-benefício e não apenas o menor preço de compra.
Igualmente, é comum enfrentar resistência da equipe nesse período. O borracheiro que sempre trabalhou do jeito dele pode enxergar o sistema como fiscalização, e não como ferramenta. Os motoristas podem achar que reportar pneus é “mais uma burocracia”. Isso é esperado.
A virada acontece quando a equipe começa a perceber que o sistema facilita o trabalho e não complica.
Os primeiros ganhos visíveis geralmente aparecem na redução de descartes prematuros e no aumento da taxa de recapagem. Pois, são resultados que impactam diretamente o custo com pneus e que ajudam a sustentar o processo junto à equipe e à liderança.
Aliás, os clientes Prolog geralmente já veem os resultados chegar dentro do primeiro mês, desde que siga corretamente o playbook da implementação.
Erros comuns que travam a implementação
Alguns erros aparecem com frequência em operações que tentam implementar a gestão de pneus e não conseguem sustentar o processo.
O primeiro é implementar a ferramenta sem definir os processos antes. Porque o sistema é o meio, não o fim. Se a operação não sabe quem afere, com que frequência e o que faz com o dado, o software vira um repositório de informações soltas que ninguém consulta.
O segundo é não envolver o borracheiro desde o início visto que ele é quem está na ponta da operação, quem toca nos pneus todos os dias. Se ele não entende o processo, não confia no sistema ou não foi treinado, a qualidade do dado e da sua gestão ficam comprometidas.
O terceiro é querer resultado no dia 1. A gestão de pneus é um processo cumulativo, consequentemente, o retorno vem dos dados acumulados ao longo do tempo, da consistência dos registros e das decisões tomadas com base em informação real. Cobrar CPK no primeiro mês é como plantar e querer colher na mesma semana.
O quarto é tratar a implementação como um projeto de TI quando ele não é. Ao contrário, na verdade, é um projeto de gestão que usa tecnologia. A diferença é que o sucesso não depende de configurar o sistema corretamente, mas sim de mudar a forma como a equipe da borracharia opera no dia a dia.
Quer entender como esse processo funcionaria na sua operação? Fale com o time da Prolog e veja como estruturar a gestão de pneus da sua frota.
