Inovações no gerenciamento de transporte: conheça os sistemas utilizados

Entender qual sistema é utilizado no gerenciamento de transporte ajuda a planejar e organizar melhor a gestão das operações de sua frota.

Para isso, é fundamental ter conhecimento das necessidades específicas da sua empresa. Isso é o que permitirá a compreensão de como as soluções de logística para transporte podem ou não atender àquilo que você precisa.

Seja para otimizar rotas, gerenciar custos de manutenção ou melhorar a comunicação entre motoristas e a central, adquirir um sistema para gerenciar as operações de transporte deve ser uma decisão estratégica.

Antes de comparar fornecedores, vale um alerta de vocabulário: no mercado, a expressão "sistema de gerenciamento de transporte" é usada ora para uma categoria específica, o TMS, ora como guarda-chuva para qualquer software que encoste na operação. Como as categorias resolvem problemas diferentes, a comparação só fica honesta depois de nomear o que cada uma faz.

Confira a seguir:

• Qual sistema é utilizado no gerenciamento de transporte?
• Como funciona o sistema de gerenciamento de transportes?
• Benefícios do sistema de gerenciamento de transporte
• Que outras tecnologias podem ser utilizadas nas operações de transporte?

Qual sistema é utilizado no gerenciamento de transporte?

Um dos principais sistemas utilizados é o TMS, Sistema de Gerenciamento de Transporte. Ele pode ser utilizado para diversas finalidades, como controlar as operações, registrar taxas e tarifas do transporte, rastrear cargas e visualizar faturamento, entre outras.

Porém, quando se trata de identificar qual sistema é utilizado no gerenciamento de transporte de cada empresa, a resposta varia de acordo com as necessidades específicas e a complexidade de cada operação de frota.

Na prática, é comum que uma operação combine mais de um software, e cada categoria costuma responder por uma pergunta diferente:

• TMS: como a viagem é planejada, contratada, executada e custeada.
• WMS: como a mercadoria entra, é armazenada e sai do armazém.
• ERP: como a operação se converte em registro fiscal, contábil e financeiro.
• Sistemas específicos de frota: como o ativo — veículo, pneu, componente — é mantido em condição de rodar.

Antes de olhar lista de funcionalidades, ajuda responder três perguntas sobre a própria operação: qual decisão é tomada hoje sem dado confiável; quem vai alimentar o sistema na rotina; e com quais sistemas ele precisa conversar. Ferramenta que ninguém alimenta não produz informação — produz cadastro desatualizado.

Como funciona o sistema de gerenciamento de transportes?

Um sistema de gerenciamento de transportes (TMS) funciona na coordenação e otimização das atividades de transporte dentro de uma empresa.

Sua principal função é facilitar e automatizar os processos, tornando a gestão de transporte mais eficiente e menos suscetível a erros humanos.

Esse tipo de sistema de controle de transporte pode contemplar diversas funcionalidades, cada uma projetada para atender a diferentes aspectos da cadeia logística. Vale ler a lista abaixo como repertório da categoria, e não como pacote fechado: o que cada fornecedor entrega varia com o produto e com os módulos contratados.

• Planejamento e otimização de rotas: o sistema ajuda a selecionar as rotas mais eficientes, economizando tempo e combustível.
• Gerenciamento de cargas e pedidos: o TMS permite o acompanhamento de cargas e a gestão de pedidos.
• Rastreamento em tempo real: uma das possibilidades oferecidas por esse tipo de sistema é a visibilidade sobre o status e a localização dos veículos. É recurso comum na categoria, mas não universal: costuma depender de equipamento embarcado e de contrato específico com quem fornece esse serviço.
• Controle de custos de transporte: uma das principais vantagens do TMS é monitorar e analisar os custos operacionais, ajudando na redução de despesas.
• Relatórios e análises: o sistema gera dados analíticos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas.
• Integração com outros sistemas: mesmo que o TMS não atenda totalmente às necessidades da frota, ele permite a comunicação com outros sistemas de gestão empresarial para uma visão unificada das operações.

Há ainda uma camada que costuma pesar na escolha e que raramente aparece nas listas de funcionalidade: a documentação fiscal eletrônica da operação. O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), modelo 58, foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10, do Confaz, que determina que ele seja utilizado pelos contribuintes do ICMS em substituição ao Manifesto de Carga, modelo 25. O mesmo ato já acumula dezenas de alterações posteriores, então a regra aplicável a cada operação precisa ser conferida na redação vigente — e a pergunta prática, na hora de escolher o software, é como ele se integra à emissão e à guarda desses documentos.

Benefícios do sistema de gerenciamento de transporte

Redução de custos operacionais

O TMS, como outras tecnologias para gerenciamento de frotas, pode gerar economia em diferentes frentes, conforme o que for utilizado em suas operações.

Uma das possibilidades é através da otimização de rotas, que diminui o consumo de combustível e reduz o desgaste dos veículos.

Também é possível minimizar as despesas com manutenção ao identificar a necessidade de reparos, evitando custos maiores com manutenções corretivas.

Além disso, a eficiência na gestão de cargas e a redução de erros operacionais contribuem para a diminuição de gastos desnecessários, resultando em uma operação mais econômica e rentável.

Uma ressalva que evita frustração no projeto: nenhum desses ganhos é automático nem uniforme. Eles dependem do quanto a operação já era organizada antes, do preenchimento correto dos dados e de alguém responsável por agir sobre o que o sistema apontar. Por isso vale medir o custo atual por rota, por veículo e por entrega antes de implantar — sem essa linha de base, não há como saber depois o que mudou.

Maior eficiência e produtividade

Ao automatizar tarefas como planejamento de rotas, agendamento de entregas e rastreamento de veículos, o TMS permite que os gestores se concentrem em aspectos estratégicos do negócio.

Os efeitos esperados são tempos de entrega mais rápidos, melhor utilização da frota e otimização dos recursos humanos.

Com um fluxo de trabalho mais eficiente, os funcionários podem realizar suas tarefas com maior precisão e em menos tempo, aumentando a produtividade da empresa.

Aumento na satisfação dos clientes

Com entregas mais rápidas e precisas, redução no tempo de resposta e melhoria na comunicação, os clientes se beneficiam de um serviço mais confiável e de alta qualidade.

Além disso, a capacidade de oferecer informações em tempo real sobre o status das entregas aumenta a transparência e tende a fortalecer a confiança do cliente na empresa.

Aqui também cabe uma condição: informação prestada ao cliente só sustenta confiança enquanto for confiável. Prometer um nível de detalhe que a operação não consegue manter costuma custar mais caro do que não prometer.

Que outras tecnologias podem ser utilizadas nas operações de transporte?

Sistema de gerenciamento de armazém

O Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) é uma tecnologia que foca na eficiência do armazenamento e movimentação de mercadorias.

Essa solução otimiza processos como o recebimento, armazenamento, seleção e expedição de produtos, garantindo que os itens certos sejam armazenados adequadamente e despachados de forma eficiente.

O WMS oferece visibilidade em tempo real do inventário, minimiza erros, melhora a precisão do pedido e otimiza o uso do espaço no armazém. Integrado ao sistema de transporte, ele assegura uma cadeia de suprimentos mais coesa e eficiente.

A fronteira entre as duas categorias é útil na hora de decidir: o WMS cuida do que acontece dentro do armazém, e o TMS, do que acontece a partir do momento em que a carga sai. Operações que fazem apenas transporte, sem estocagem própria, raramente precisam das duas.

ERP ou sistema integrados de gestão

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistemas integrados de gestão, são fundamentais para o gerenciamento de várias operações de negócios, incluindo transporte.

Eles integram várias funções de negócios, como finanças, recursos humanos, vendas e logística, em um único sistema, proporcionando uma visão unificada e facilitando a tomada de decisões.

O ponto de atenção é de profundidade, não de qualidade: o ERP costuma tratar o transporte como mais um processo do negócio, enquanto TMS e sistemas de frota nascem para o detalhe da operação. Não é incomum que o desenho final seja híbrido, com o ERP como espinha dorsal e sistemas especializados nas pontas em que o detalhe importa.

Sistemas específicos de gestão de frotas

Os sistemas específicos de gestão de frotas podem ser para diversas finalidades, como gestão de manutenção, gestão de pneus ou roteirização, entre outras opções.

Esse tipo de ferramenta vem se tornando cada vez mais comum nas operações, pois trazem uma visão mais completa das áreas específicas da frota e maior eficiência nas atividades de transporte.

Além disso, a integração com outras tecnologias e software de gestão de transporte e logística também possibilita uma gestão mais abrangente e estratégica.

Vale registrar que sistema de frota e TMS costumam ser complementares, e não substitutos um do outro. O primeiro responde pela condição do ativo — o que já foi inspecionado, o que precisa de reparo, quanto custou cada intervenção. O segundo responde pela viagem: quem levou, por onde, quanto custou o frete. Trocar um pelo outro na hora da compra costuma cobrar o preço mais tarde, quando falta justamente o dado que ficou de fora do escopo.

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