Sistema de gestão de frotas: o que é e se um só basta

O sistema de gestão de frotas é o software responsável por concentrar o controle operacional de uma empresa de transportes. Ele ajuda a fiscalizar os custos operacionais, a produtividade e o desempenho das frotas com base em um histórico completo de informações.

Esse histórico contém dados precisos que ajudam o gestor de frotas a entender a causa de problemas, como a quebra e o desgaste de peças dos veículos, além de elaborar planos de ação para reduzir os custos da empresa.

No entanto, muitas empresas ainda utilizam papel e caneta para esse controle, e isso pode contribuir para a eventual perda de dados e até mesmo para erros estatísticos — em muitos casos, gerando gastos desnecessários e afetando negativamente o caixa da empresa.

Quer saber como o sistema de gestão de frotas pode ser uma solução vantajosa?

Comece entendendo melhor:

O que é um sistema de gestão de frotas?

A proposta de um sistema de gestão de frotas é simples: reunir dados completos, como os de gastos com combustível, manutenção, documentos e multas, entre outros.

Ele entra como uma solução para o aumento da visibilidade operacional veicular de uma empresa de transporte e distribuição. Assim, funciona como um centralizador de informações, disponibilizando dados em forma de indicadores de desempenho.

Esses indicadores são apresentados em uma tela que permite ao gestor visualizar tudo o que precisa para o controle de frota — e para planejar suas melhorias.

Uma observação que evita frustração na escolha: “sistema de gestão de frotas” é nome de categoria, não especificação. Cada fornecedor cobre um recorte diferente — uns nascem da manutenção, outros do controle de abastecimento, outros do rastreamento veicular —, e por isso a comparação precisa ser feita funcionalidade a funcionalidade, não pelo rótulo.

Quais as vantagens de um sistema de gestão de frotas?

Redução de custos

Com a redução de erros manuais na elaboração de planilhas e relatórios, a automatização do sistema tende a fornecer dados estatísticos mais precisos e, portanto, a ajudar na redução de custos desnecessários por meio de um planejamento mais assertivo.

Cabe uma ressalva: digitalizar o controle não elimina o erro por si só. A precisão do relatório continua dependendo de quem registra o dado na ponta, e por isso padronizar o preenchimento costuma render mais do que simplesmente trocar de ferramenta.

Ganho de produtividade

Sistemas com módulo de roteirização conseguem sugerir trajetos mais eficientes, o que ajuda os veículos a chegar ao destino com mais rapidez e pode aumentar o número de entregas mensais. Esse recurso, assim como o acompanhamento das rotas percorridas, costuma vir de soluções de roteirização e de monitoramento veicular, contratadas de empresas especializadas nessa tecnologia.

Igualmente, a equipe de gestão de frotas não perde mais tempo com os controles manuais.

Segurança

As soluções de rastreamento veicular disponíveis no mercado acompanham a posição do veículo 24 horas por dia e ajudam a manter a segurança dos funcionários, dos veículos e das cargas. Ainda mais, a equipe de gestão pode orientar os motoristas em condutas responsáveis no trânsito, prevenindo acidentes.

É vantajoso ter um único sistema de gestão de frotas?

Pode ser. Afinal, como dito anteriormente, a gestão de frotas visa a automação de informações que poderiam levar muito tempo sendo realizadas manualmente.

Os sistemas que prometem ajudar na gestão de frotas costumam apresentar funcionalidades diversas, suprindo necessidades de gestão administrativa, financeira, de manutenção de veículos, compra de peças e controle de motoristas.

O porém está em entender se apenas o sistema de gestão de frotas é suficiente para a sua operação de transportes. Inclusive, o tamanho da sua frota pode influenciar nisso — quanto mais placas na frota, maior a geração de dados e a necessidade de controles mais próximos em cada etapa da operação.

Pode acontecer, por exemplo, de você adquirir uma solução que diz realizar a gestão de pneus, mas que falha em controlar a movimentação de pneus entre veículos e estoque. Ou que não dá uma visualização do total de pneus disponíveis na frota.

Por isso, pode ser melhor contratar um sistema de gestão de pneus separado, que tenha essas funcionalidades mais específicas, e realizar a integração de dados posteriormente.

Se esse for o caminho, confirme antes de assinar como a integração vai acontecer: se há API aberta dos dois lados, quais campos serão trocados e qual chave liga um registro ao outro — normalmente a placa ou o número de frota.

Nesse sentido, você pode querer conhecer:

Quais são outras tecnologias que podem ser usadas na gestão de frotas?

Continuando a falar sobre o sistema de gestão de pneus, ele permite o acompanhamento da quilometragem e pressão do pneu, da profundidade dos sulcos e do histórico de serviços de melhoria, como recapagem e recauchutagem.

Dessa forma, o gestor terá um maior controle de custos ao estimar quanto tempo de vida útil cada pneu ainda tem, quais os melhores modelos para comprar e como planejar seu orçamento.

Na gestão de pneus do Prolog, por exemplo, esses dados entram pela inspeção: a profundidade dos sulcos e a pressão são medidas no mesmo equipamento, um aferidor eletrônico exclusivo, e cada registro alimenta o controle de movimentação e estoque e o CPK de cada pneu, marca e modelo. A plataforma também oferece APIs abertas para integração com ERP, sistema de gestão ou ferramenta de BI.

Além do sistema de gestão de pneus, você pode encontrar outras soluções tecnológicas para a gestão de frotas, como:

• Sistema de administração: sistema que armazena informações sobre os veículos, a equipe, a manutenção, as multas etc. Detalhes como modelo dos veículos, ano e manutenção ficam registrados.
• Sistema de faturamento eletrônico: permite verificar faturas, boletos e pagamentos com mais segurança e agilidade.
• Sistema para o time de campo: permite que o condutor consulte dados sobre manutenção preventiva, indicação de infrator para multas e agendamento de revisão, tudo em um sistema único e integrado.
• Sistema de multas: o gestor pode visualizar pelo sistema todos os dados sobre a infração de trânsito e encaminhar um alerta para o condutor realizar a indicação adequada para essa situação.

Outra opção interessante é o sistema de monitoramento veicular, fornecido por empresas especializadas, que consiste no acompanhamento em tempo real do caminhão. Este pode ser por telemetria, GPS ou outras tecnologias inovadoras.

No geral, por meio de uma tag instalada no veículo, esse tipo de solução indica a posição do veículo e oferece informações como rotas já percorridas e tempo de percurso. Também costuma dar mais visibilidade sobre o modo de condução do motorista.

Esse tipo de tecnologia aparece na Lei do Motorista — a Lei nº 13.103, de 2 de março de 2015 —, e vale ler o que o texto legal estabelece. A lei arrola, entre os direitos do motorista profissional empregado (art. 2º, inciso V, alínea “b”), “ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistema e meios eletrônicos instalados nos veículos, a critério do empregador”.

Ou seja, o texto exige que a jornada seja controlada e registrada de maneira fidedigna e enumera as formas admitidas — diário de bordo, papeleta, ficha de trabalho externo, ou sistema e meios eletrônicos instalados nos veículos —, deixando a escolha entre elas a critério do empregador. O sistema eletrônico é uma dessas formas e pode tornar o controle mais preciso.

A mesma lei acrescenta dois pontos práticos. O § 14 do art. 235-C da CLT atribui ao empregado a responsabilidade pela guarda, preservação e exatidão das informações desses registros — do diário de bordo aos rastreadores e demais meios eletrônicos instalados nos veículos, normatizados pelo Contran — até que o veículo seja entregue à empresa. E o § 15 faculta o envio desses dados a distância, também a critério do empregador.

Agora que você chegou até aqui, que tal continuar aprendendo mais sobre a gestão de frotas eficiente em nosso canal? Confira um de nossos vídeos mais assistidos: