Análise de dados para frotas: como coletar e usar

Um gestor de frotas que busca eficiência na sua operação sempre procura as tendências e aplica as melhores soluções para atingir os resultados desejados. Por isso, você chegou até aqui e quer entender melhor a análise de dados na frota, certo?

Bom, para começar, você deve saber que é preciso ter um sistema organizado para a coleta e armazenamento desses dados. 

Depois, você também precisa saber como interpretar as informações recebidas para entender onde há problemas e criar estratégias que realmente funcionam, com objetivos que condizem com a realidade da frota.

Mas, por onde começar? Confira agora:

Como coletar dados para análise?

Há duas alternativas: as ferramentas digitais e as ferramentas manuais. Com as digitais, o trabalho é mais fácil, pois os processos são automatizados.

Mas, ainda que você não tenha um software com esse propósito, as suas planilhas e ferramentas manuais podem ser utilizadas e atualizadas constantemente seguindo um padrão de preenchimento.

Esta segunda alternativa é, sem dúvidas, mais trabalhosa, principalmente para frotas que ultrapassam os 50 veículos na operação. Afinal, o volume de dados produzidos é gigante — são informações sobre veículos, pneus, combustível, motoristas, e muito mais para analisar.

Um cuidado que você deve tomar é justamente esse! Não é porque você tem tanto à disposição que você precisa usar tudo. Por isso, continue e entenda:

Como usar a análise de dados na frota?

O primeiro passo na análise de dados da frota é entender quais são as informações mais importantes que você quer acompanhar. Essa decisão deve ser baseada nos objetivos da empresa.

Por exemplo, se o planejamento estratégico visa reduzir o custo com combustível, você precisa analisar indicadores relacionados a essa gestão, como o consumo médio por mês, por motorista, o valor do km rodado por veículo, e assim por diante.

Tendo essa visão clara do que priorizar, a análise de dados será mais efetiva.

A partir disso, é indicado determinar como os dados podem ajudar a melhorar sua operação. 

Seguindo o exemplo, com os dados sobre consumo de combustível por motorista, incluindo a visualização de qual foi o veículo utilizado, quilometragem percorrida e tempo de viagem, você consegue entender se o condutor está seguindo ou não práticas para uma direção econômica e segura.

No geral, ter dados prontamente disponíveis é fundamental na tomada de decisões para moldar o presente e o futuro de sua frota. Portanto, faça as determinações sobre quais são os dados mais importantes, os meios para coletá-los e quais são os sistemas de análise de dados para a sua gestão.

No geral, ter dados prontamente disponíveis é fundamental na tomada de decisões para moldar o presente e o futuro de sua frota. Portanto, faça as determinações sobre quais são os dados mais importantes, os meios para coletá-los e quais são os sistemas de análise de dados para a sua gestão.

Por que a análise de dados é necessária?

As informações geradas em uma operação de transporte podem ser usadas para algumas finalidades diferentes, mas todas igualmente importantes. O primeiro motivo, e o mais comum das frotas, é para a estratégia de otimização da transportadora.

Ou seja, o uso da análise de dados para entender amplamente como funciona a operação e seus processos diários. Após algum período, você tem informações suficientes para começar a ter previsibilidade nas demandas e capacidades da frota. 

Ponto a partir do qual se torna possível começar a implementar novas rotinas, visando a melhoria de resultados, e medir o impacto gerado.

Além desta, através da análise de dados na frota, você consegue fazer uma melhor gestão de performance, identificando quem são os motoristas de destaque da empresa, assim como os veículos que mais apresentam problemas, entre outras informações.

Com isto, você pode reduzir (e muito) os custos com manutenções corretivas e otimizar a oferta de treinamentos para os motoristas de baixo desempenho.

Criar um benchmarking também é possível com a coleta e análise de dados, gerando padrões de comparação entre unidades da sua própria empresa ou com o mercado logístico ao todo.

Integração de dados: o que é e como funciona?

Se sua empresa opera uma frota, você precisa de acesso a uma grande variedade de fontes de dados para administrar com eficácia os veículos, motoristas e a operação. Essas informações normalmente estão disponíveis em vários aplicativos, documentos e sistemas em seu negócio.

Por exemplo, o software de contabilidade pode manter os dados mais atualizados dos clientes, enquanto o do RH traz as informações sobre perfil e treinamentos dos motoristas, um app de gestão de manutenção traz controles sobre veículos inoperantes ou disponíveis para viagem, assim como pode trazer custos de peças e consertos. 

As possibilidades são muitas. Por isso, a integração de dados começou a ser utilizada e deve apenas crescer.

Para explicar melhor, a integração é a troca automática de dados entre sistemas, eliminando a necessidade de inserção manual de dados e coordenando informações entre os sistemas. Dessa forma, a visibilidade e acesso às informações armazenadas em diferentes locais é facilitada.

Essa é uma solução para que o gestor sempre esteja munido de informações, cruzamentos de dados e relatórios confiáveis para sua tomada de decisões e para otimizar os resultados da frota.

Que tipo de dados coletar para a frota?

Já demos a resposta para essa pergunta acima: depende do seu objetivo! Conforme você entender que precisa melhorar os custos com pneus, precisa coletar dados como o tempo de vida médio de cada modelo, o custo por km rodado, causas de descarte, e assim por diante.

Já se quiser reduzir custos com a manutenção dos veículos, deve focar em analisar quais os itens que mais apresentam problemas, custos com consertos, custo por quilometragem, etc.

Está vendo como cada etapa da operação de transporte tem uma grande quantidade de dados que você pode analisar? Então, primeiro, foque em identificar os pontos que deseja ter maior controle sobre. Pois, a partir dele, você saberá quais dados coletar.

Esses pontos também podem ser chamados indicadores de desempenho, ou KPIs, da frota. Para continuar a expandir seu conhecimento, confira o nosso vídeo sobre o assunto: