Documentos da frota e como fazer a gestão deles

Os documentos de transporte de cargas têm um único objetivo: comprovar que a mercadoria transportada e o transporte em si está seguindo as normas estabelecidas.

Eles servem para facilitar o acesso às informações dos produtos e como forma de comunicar o valor dos impostos.

Confira quais são os documentos essenciais para logística de transporte:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) formaliza a compra e venda de produtos e serviços, além de identificar o vendedor e o comprador.

Ela é válida como recibo e serve para o recolhimento de impostos de mercadorias vinculadas ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Por ser um modelo eletrônico, a NF-e facilita a gestão e reduz os custos operacionais, pois substitui uma grande quantidade de papéis que seriam usados para a sua emissão manual.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo das informações mais relevantes da NF-e.

Ele contém a chave numérica de acesso à Nota Fiscal Eletrônica e serve para regularizar a circulação das mercadorias. Inclusive, a ausência desse documento pode gerar multa.

Mas, qual é a diferença entre o DANFE e a NF-e, exatamente?

O DANFE é um registro impresso que facilita o acesso aos dados da compra, enquanto a Nota Fiscal é um documento que corresponde à uma aquisição para a Receita Federal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Outro documento de transporte de carga é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o qual trata-se de um dos documentos fiscais exclusivos da atividade de transporte.  

Ele é emitido e armazenado digitalmente, e sua função é bastante simples: documentar a atividade de transporte para fins fiscais.

O CT-e reúne os encargos tributários das transportadoras nos serviços de carga e descarga, intermunicipais e interestaduais. Por isso, sua emissão é obrigatória para todos os modais de transporte e deve ser apresentada durante as fiscalizações.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) nada mais é do que a versão impressa do CT-e, documento que existe apenas no ambiente virtual.

O DACTE representa o Conhecimento de Transporte Eletrônico e precisa acompanhar a carga impressa até o destino.

Ele serve como comprovante de que o produto transportado está seguindo as normas da lei. E, assim como o DANFE, simplifica o acesso às informações durante a circulação da mercadoria.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um dos principais documentos para transporte de cargas, pois reúne informações da NF-e e do CT-e.

Ele serve para regular os registros dos produtos em trânsito pelas transportadoras e é obrigatório para o exercício da atividade dessas empresas no Brasil.

Seu objetivo é otimizar as obrigações dos contribuintes e incluir o acompanhamento de todas as operações comerciais em um único documento.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Como os demais documentos auxiliares, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) funciona como uma versão impressa do MDF-e.

Sua versão em papel apresenta à fiscalização os tipos de mercadorias que estão em trânsito, de forma simples e segura.

Vale lembrar que transportar o produto sem o Documento Auxiliar sujeita tanto a transportadora quanto o cliente a multas.

Como fazer a gestão dos documentos de transporte de cargas?

Sabemos que gerir a documentação de veículos é uma tarefa muito importante, afinal, é o que garante que a sua operação rode conforme a legislação.

Por isso, separamos algumas dicas de como fazer a gestão deles. Confira:

1 – Utilize os documentos de transporte de cargas eletrônicos

A conversão dos documentos impressos em formato digital não só simplifica, como otimiza o processo administrativo da frota e empresa como um todo.

São cerca de 20 documentos que um motorista precisa levar consigo para passar pelas fiscalizações, então ter esses documentos no formato digital ajuda a organizar e reunir tudo de maneira mais prática.

2 – Tenha atenção aos prazos de validade

Os documentos do transporte de cargas têm diferentes prazos de validade, enquanto uns podem durar até 5 anos, outros podem ter sua validade vencida dentro de apenas 1 ano.

Exceto os documentos que são permanentes, como o PIS, Carteira de Trabalho e Previdência Social, necessários para o controle dos colaboradores da frota, você deve conhecer e controlar a validade de cada um.

A DANFE, por exemplo, possui diferentes prazos de validade conforme a quilometragem da entrega — descrito em legislação federal.

Alguns prazos para ficar atendo são:

• Nota fiscal: até vencer a garantia;
• Apólice de seguro de frota: 1 ano;
• Comprovante de pagamento: 30 anos;        
• IPTU e IPVA: 5 anos.

3 – Tenha medidas de segurança das informações digitais

Em tempos no qual o o digital é tão forte, os ataques aos dados também aumentam, o que torna as medidas de segurança fundamentais. Por exemplo, utilizando um sistema de backup dos documentos do transporte de cargas e dos seus colaboradores.

Assim, o sistema copia e armazena os documentos virtuais em nuvem — garantindo que nenhum documento eletrônico se perca em caso de falhas ou problemas.

Para saber mais sobre este assunto, veja quais são as principais obrigações fiscais  para transportadoras.