Matriz GUT na manutenção da frota: como calcular

Há diversas maneiras de gerar insights sobre o seu método de gestão, a maioria a partir de ferramentas alimentadas pelos dados do dia a dia da frota.

Uma delas é a matriz GUT. Um recurso de pontuações que ajuda a priorizar demandas e delegar melhor as atividades de manutenção dos veículos. Confira mais a seguir:

O que é a matriz GUT;
Para que serve;
Qual sua importância na gestão de manutenção;
Como fazer a matriz GUT.

O que é a matriz GUT?

Além de tratar de uma ferramenta para gestão de equipes e distribuição de tarefas, ela serve também como um recurso importante na gestão de manutenção das frotas. A sigla resume as palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que ajuda a encontrar as melhores estratégias para ela, considerando a priorização de recursos, mão de obra e tempo.

Para que serve a matriz GUT?

Sua principal função é auxiliar na priorização de tarefas e ações que devem ser tomadas diante de determinadas situações. Para a manutenção de frotas, o foco é entender qual veículo ou problema dele deve ser abordado primeiro para evitar que chegue a um estado crítico.

Qual a importância da matriz GUT na gestão de manutenção?

Na gestão de manutenção, a matriz GUT tem o papel de definir quais são as manutenções mais urgentes e quais podem piorar mais rapidamente. Com essa visualização, ela traz diversos benefícios. Dentre eles:

Ajuda a organizar e melhorar a qualidade das operações de transporte

Quando os veículos passam pelas revisões necessárias antes de sofrer uma quebra, sua vida útil é aumentada e ele é mantido nas condições apropriadas de rodagem.

Além de manter o ativo disponível para utilização, ele terá um consumo mais eficiente de combustível, passará por menos trocas de pneus e será mais seguro nas estradas.

A matriz GUT, nesse caso, ajuda a organizar as demandas de inspeção e serviços de manutenção dos veículos. Dessa forma, estão todos sempre em dia com suas revisões e a qualidade do transporte é aumentada, visto que há menos imprevistos no caminho.

Define o nível de priorização das OS abertas

Se diversas ordens de serviço forem abertas em um mesmo período ou até para o mesmo veículo, a matriz GUT ajuda na organização e priorização dessas solicitações. Os maiores resultados são os serviços que devem ter maior prioridade de resolução.

Para entender se é preciso primeiro atender a um problema no motor ou uma situação nos pneus, faça as pontuações da matriz e utilize os resultados no seu planejamento.

Agiliza a tomada de decisões

Da mesma maneira que facilita a priorização de demandas, torna mais prático tomar decisões relacionadas ao encaminhamento de veículos para a oficina.

Evita a perda antecipada de veículos

Quando você dá atenção ao problema mais urgente ou ao que pode gerar mais estragos em um curto prazo, as chances de o veículo durar mais tempo são maiores.

Reduz a ociosidade da frota

Com a priorização dos serviços a serem realizados, os veículos são corrigidos mais rápido em problemas que poderiam levar a uma quebra ou falha maior que os deixaria comprometido de sair para rota.

Quando estão inativos, parados para conserto na oficina, é o que consideramos um veículo ocioso. Geralmente, chegam a esse estágio quando serviços básicos são negligenciados na rotina de manutenções da frota.

Como funciona a matriz GUT?

Confira o conteúdo que preparamos:

A matriz GUT funciona a partir de três conceitos, determinados pelas letras “G”, “U”, e “T”:

Gravidade do problema: determinado pela pergunta ”qual é a consequência do problema no veículo para a operação?”.
Urgência da solução: responda a questão “em quanto tempo esse problema deve ser resolvido para evitar as piores consequências?” para determinar esse aspecto.
Tendência de crescimento do problema: faça a pergunta “qual a probabilidade de o problema se tornar maior ao longo do tempo?” para conseguir determinar a prioridade de resolução do problema.

Cada um desses critérios possui uma pontuação que vai de 1 a 5. Quando falamos da gravidade do problema, por exemplo, 1 é o menos grave e 5 o mais grave.

A partir disso, a matriz cruza os três critérios em uma tabela como esta:

Pontuação	Gravidade	Urgência	Tendência
5	Extremamente grave	Requer ação imediata	Piorar rapidamente
4	Muito grave	Muito urgente	Piorar em curto tempo
3	Grave	Assim que possível	Piorar em médio tempo
2	Pouco grave	Pouco urgente	Piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	Não mudar

Depois de determinados os parâmetros para cada problema, as pontuações são multiplicadas e os resultados comparados para saber qual é a prioridade da frota no momento.

Por exemplo, se um caminhão tem um problema de gravidade 5, urgência 3 e tendência 4, seu resultado é: 60.

Agora, se há outro problema de gravidade 5, urgência 5 e tendência 4, seu resultado é: 100 e é o problema que deve ser atendido primeiro.

Como fazer a matriz GUT na sua frota?

Primeiro e mais importante, você precisa usar os dados obtidos na rotina da sua operação.

Essa é a melhor (e única) maneira de chegar a uma matriz embasada e que trará as previsões e decisões mais efetivas à sua empresa.

A matriz GUT deve ser construída em quatro passos fundamentais:

Liste os problemas.
Classifique as variáveis GUT.
Faça a conta e ranqueie os principais problemas.
Elabore um plano para resolução dos problemas conforme suas prioridades.

Aplicação prática da matriz GUT

Problemas identificados

Antes de começar a usar a matriz, verifique quais são os problemas que precisam ser melhor compreendidos.

A versatilidade dela permite que sejam ranqueadas questões bem específicas, como um farol queimado ou um motor que não liga.

Mas, também, questões mais gerais, por exemplo: a frequência de quebra dos veículos está muito alta, estão acontecendo muitos atrasos nas entregas, há uma falta controle de estoque de peças.

Distribuição de notas

Conforme avaliar os problemas, eles devem receber as pontuações dos três critérios da matriz GUT

Exemplo da matriz GUT:

Pontuação	Gravidade	Urgência	Tendência
5	Extremamente grave Problema 1	Requer ação imediata	Piorar rapidamente
4	Muito grave Problema 2	Muito urgente Problema 1 e 2	Piorar em curto tempo Problema 1
3	Grave Problema 3	Assim que possível Problema 3	Piorar em médio tempo Problema 2 e 3
2	Pouco grave	Pouco urgente	Piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	Nao mudar

Assim, identificamos que as pontuações são:

Problema 1 – Alta frequência de quebra dos veículos: gravidade 5, urgência 4, tendência 4
Problema 2 – Muito atraso nas entregas: gravidade 4, urgência 4, tendência 3
Problema 3 – Falta controle de estoque: gravidade 3, urgência 3, tendência 3

Resultados e ordem de resolução dos problemas

Os resultados, em nosso exemplo, são:

Problema 1 – Alta frequência de quebra dos veículos: 80
Problema 2 – Muito atraso nas entregas: 48
Problema 3 – Falta controle de estoque: 37

Sendo esta mesma a ordem do ranking de priorização para resolução dos problemas.

Plano de ação

Sabendo quais são as prioridades da frota, pense nas soluções mais adequadas que devem ser realizadas primeiro. Aqui, você pode se deparar com o ponto fraco da matriz GUT: ela não ajuda a trazer soluções, apenas a descobrir os principais problemas.

Se, nesse exemplo, é preciso pensar primeiro na alta frequência de quebra dos veículos, então você deve planejar ações de manutenção como:

Analisar o histórico de manutenção da frota para identificar as principais recorrências de manutenção e identificar como evitá-las;
Aplicar inspeções diárias dos principais itens dos veículos e impedir que cheguem a níveis avançados de quebra veicular;
Implementar recursos de uma manutenção preditiva para antecipar as falhas do veículo e aumentar a durabilidade deles.

Lembre-se de sempre pensar no panorama completo: qual é a ação, quando deve acontecer, quem é o responsável e como deverá fazê-la.
Para complementar a utilização da sua matriz, uma planilha de controle de manutenção também tem grande utilidade. Confira como montar a sua.

Perguntas frequentes

Como calcular a nota da matriz GUT?

Cada problema recebe uma nota de 1 a 5 em três critérios: gravidade (1 é sem gravidade, 5 é extremamente grave), urgência (de "pode esperar" a "requer ação imediata") e tendência (de "não mudar" a "piorar rapidamente"). As três notas são multiplicadas. Um problema com gravidade 5, urgência 3 e tendência 4 dá 60; outro com gravidade 5, urgência 5 e tendência 4 dá 100 — e é este que deve ser atendido primeiro.

Quais perguntas ajudam a atribuir cada nota?

Para a gravidade, pergunte que consequência aquele problema do veículo traz para a operação. Para a urgência, em que prazo ele precisa ser resolvido para que as piores consequências sejam evitadas. Para a tendência, qual a chance de ele crescer com o passar do tempo. Respondidas as três, as notas de 1 a 5 saem com mais consistência e a comparação entre problemas fica menos subjetiva.

Como montar a matriz GUT na frota, passo a passo?

São quatro passos: listar os problemas, classificar as variáveis GUT, fazer a conta e ranquear os principais problemas e, por fim, elaborar um plano para resolvê-los conforme as prioridades. O ponto de partida são os dados obtidos na rotina da sua própria operação — é o que sustenta uma matriz embasada. O plano final deve responder qual é a ação, quando ela acontece, quem é o responsável e como será feita.

Que tipo de problema pode entrar na matriz?

Tanto questões bem específicas quanto gerais. De um lado, o farol que queimou ou o motor que não dá partida. De outro, situações amplas como frequência de quebra dos veículos muito alta, muitos atrasos nas entregas ou falta de controle do estoque de peças. Antes de aplicar a matriz, vale verificar quais problemas precisam ser melhor compreendidos, porque a ferramenta compara apenas os itens que você mesmo listou.

Para que serve a matriz GUT na gestão de manutenção?

Para definir quais manutenções têm mais urgência e quais tendem a piorar em menos tempo. A partir disso, ela ajuda a pôr em ordem as demandas de inspeção e de serviço, define a prioridade entre ordens de serviço abertas no mesmo período ou para o mesmo veículo, torna mais prático decidir o encaminhamento de veículos à oficina, evita a perda antecipada de ativos e reduz a ociosidade da frota.

A matriz GUT resolve os problemas da frota?

Não. Esse é o ponto fraco reconhecido da ferramenta: ela ajuda a descobrir e ordenar os principais problemas, mas não traz as soluções. Depois do ranking, cabe ao gestor planejar as ações — por exemplo, analisar o histórico de manutenção para identificar recorrências, aplicar inspeções diárias nos principais itens dos veículos ou implementar recursos de manutenção preditiva para antecipar falhas.

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