Guia completo da gestão de manutenção de frotas
Jade Zart 14 min de leitura 
A gestão de manutenção é uma área do controle de frotas que tem o objetivo de garantir o bom funcionamento dos veículos.
Não se trata apenas de realizar consertos quando o ativo apresenta algum defeito, mas de realmente controlar as manutenções preventivas e corretivas, usando as informações coletadas para otimizar processos e ter veículos eficientes, de alta durabilidade e desempenho.
Assegurando as condições ideais de uso dos veículos, você pode também reduzir custos operacionais e aumentar a segurança nas operações.
Confira a seguir:
O que é gestão de manutenção?
A gestão de manutenção é uma área de gerenciamento de ativos que está diretamente ligada a um conjunto de ações voltadas para a conservação dos equipamentos de uma empresa. No caso de transportadoras e frotas veiculares, a manutenção diz respeito aos veículos.
O objetivo dessa gestão é garantir que os veículos tenham as condições ideais de rodagem, apresentando poucas ou nenhuma falha, economia no consumo de combustível e maior segurança em rota.
Sem um controle que se atente e ofereça os cuidados necessários para manter o funcionamento dos veículos, há o risco de grandes prejuízos no fluxo de trabalho.
Nesses casos, a consequência seria não apenas o atraso da prestação de serviços, mas o comprometimento da relação com os clientes e até com os próprios colaboradores.
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Qual a importância e benefícios da gestão de manutenção?
A gestão de manutenção tem a função de fazer os veículos funcionarem corretamente e em seu melhor desempenho. Com isso, diversos benefícios são notados, como:
- Menor consumo de combustível: veículos bem mantidos tendem a usar o combustível de maneira mais eficiente.
- Redução de custos operacionais: minimiza os custos com reparos inesperados e substituições de peças, contribuindo para a economia geral em longo prazo.
- Maior produtividade da equipe: com menos tempo gasto em reparos e manutenções não programadas, as equipes podem se concentrar mais em suas atividades principais, aumentando a produtividade.
- Melhor desempenho na estrada: a manutenção regular garante que os veículos operem em seu pico de desempenho, o que é crucial para cumprir cronogramas e manter a satisfação do cliente.
- Redução de risco de acidentes: a manutenção preventiva diminui a probabilidade de falhas mecânicas que podem levar a acidentes graves.
- Garantia de segurança no transporte: manter os veículos em condições ideais é fundamental para a segurança dos operadores e das cargas transportadas.
A gestão de manutenção tem a capacidade de influenciar toda a cadeia de suprimentos, pois impacta o fluxo de distribuição e atrasos de prazo.
Um outro ponto na importância da gestão de manutenção é que, sem os cuidados apropriados, os veículos perdem rapidamente o seu valor.
Nesse caso, a gestão de manutenção é uma forma de não desperdiçar o investimento feito na aquisição da frota e até uma forma de garantir um valor de revenda posteriormente.
Quais são os tipos de manutenção em uma frota?
Os principais tipos de manutenção incluem:
Manutenção preventiva
Geralmente aplicada aos veículos que apresentam mais falhas e exigem um controle mais próximo.
Essa manutenção é realizada de acordo com um cronograma pré-estabelecido, baseando-se em intervalos regulares de tempo ou quilometragem, para minimizar a probabilidade de falhas.
Manutenção preditiva
Realiza o monitoramento constante do desempenho e das condições dos veículos para antecipar e identificar a fonte dos problemas com o máximo de antecipação possível.
Esse tipo de manutenção funciona bem para veículos que apresentam falhas menos previsíveis, utilizando análise de dados e tecnologias como IoT e sensores para prever problemas antes que eles ocorram.
Manutenção corretiva
Emprega práticas para corrigir falhas ou defeitos identificados nos veículos. Para evitar custos excessivos, deve ser realizada com o máximo de planejamento possível, frequentemente como resultado de descobertas feitas durante a manutenção preventiva ou preditiva.
Manutenção autônoma
Permite que os operadores de veículos realizem inspeções regulares e simples intervenções de manutenção, como limpeza e lubrificação, com base em treinamento adequado.
Esse tipo de manutenção envolve as equipes que usam os veículos, tornando-as co-responsáveis pela manutenção diária.
Manutenção produtiva total (TPM)
Um método que visa envolver todos os aspectos da organização na manutenção, desde a gestão até os funcionários operacionais. O objetivo é maximizar a eficácia dos equipamentos e veículos, reduzindo paradas e aumentando a produtividade.
Manutenção orientada a dados
Utiliza grandes quantidades de dados coletados por sistemas de telemetria e outros dispositivos de monitoramento para analisar e melhorar as práticas de manutenção.
Isso inclui identificar tendências, prever necessidades futuras de manutenção e otimizar o cronograma de manutenção com base em padrões de uso e desempenho real.
Manutenção baseada na condição
Similar à manutenção preditiva, mas focada especificamente em realizar manutenção com base no estado atual dos veículos, identificado através de inspeções e monitoramento contínuo.
Essa abordagem busca intervenções mais precisas e menos frequentes, dependendo das condições reais dos equipamentos.
Manutenção inteligente
Utiliza tecnologias avançadas como a inteligência artificial (AI) e a aprendizagem de máquinas para proporcionar uma abordagem mais precisa e eficiente à manutenção.
Pode prever falhas antes que elas ocorram e recomendar ações de manutenção específicas, melhorando assim a eficiência e a vida útil dos veículos.
Como implementar uma gestão de manutenção na frota?
Para implementar a gestão de manutenção na sua frota, é necessário criar um plano de manutenção (PCM). Nele, você vai:
- Identificar os veículos da operação;
- Definir os orçamentos de custos de peças e serviços de manutenção;
- Montar o cronograma para rotinas e serviços de manutenção;
- Determinar a condição atual dos veículos e a previsão de renovação da frota.
Além disso, para implementar a gestão de manutenção, você vai precisar de uma política clara que defina os tipos de manutenção e as frequências recomendadas para cada tipo de veículo.
Escolher as ferramentas e softwares de gestão de manutenção que se integrem bem com outros sistemas usados pela empresa e que atendam às suas necessidades específicas também precisa ser uma etapa na fase de planejamento e implementação.
Depois, é preciso ter algumas preocupações para treinar a sua equipe nos processos determinados, no uso das plataformas contratadas e até sobre a importância da gestão de manutenção para a frota.
É importante ainda determinar os indicadores de desempenho para avaliar essa gestão e ter adaptabilidade para ajustar as rotinas e processos, sempre buscando os melhores resultados.
Quem é o responsável pela gestão de manutenção?
O maior responsável é o gestor de manutenção. Ele terá as atividades de gerenciamento, organizando a rotina da equipe, tomando decisões de melhorias e analisando indicadores, além de cuidar da equipe e delegar tarefas.
Enquanto isso, o gestor de frota também tem sua participação no setor de manutenção.
Ele pode tanto ser o principal responsável, caso a empresa ainda não tenha um cargo dedicado para a área, ou ele pode ter o papel de “tomador de decisões”, onde o gestor de manutenção leva os dados, relatórios e análises até ele para serem aprovadas ou revalidadas.
Também há o analista de frota, responsável por cuidar da coleta de dados sobre a manutenção dos veículos, organizando de maneira coerente e gerando relatórios para auxiliar os gestores em suas decisões.
Os motoristas, sendo responsáveis pela direção dos veículos, têm o seu papel na gestão de manutenção. A responsabilidade deles é dirigir de maneira cautelosa, seguindo as melhores práticas e mantendo um comportamento de direção defensiva.
Assim, ajudam a conservar os veículos por mais tempo e reduzir os custos de serviços corretivos.
Falando em serviços, estão os demais responsáveis pela manutenção da frota: os fornecedores de manutenção e/ou a oficina interna da frota. Ambos realizam serviços diversos nos veículos, desde inspeções aprofundadas e troca de peças até consertos mais difíceis.
Principais desafios da gestão de manutenção
Os desafios da gestão de manutenção incluem da organização do setor à análise de dados. É preciso conhecer um pouco mais sobre cada um deles para você entender quais afetam a sua operação:
- Falta de organização do setor
Uma gestão de manutenção desorganizada pode levar a redundâncias nos processos, atrasos nas manutenções necessárias e dificuldades em priorizar tarefas urgentes, impactando diretamente a produtividade da frota.
- Definir um plano de manutenção
Estabelecer um plano de manutenção é fundamental para prever e agendar intervenções preventivas e corretivas, garantindo a máxima disponibilidade dos veículos e minimizando paradas inesperadas.
- Muitos processos manuais
A dependência de processos manuais aumenta o risco de erros e ineficiências, tornando mais difícil rastrear informações importantes e otimizar as atividades de manutenção.
- Gestão de estoque e inventário de peças
Manter o controle sobre o estoque de peças contribui para evitar atrasos nas manutenções. Desafios incluem a previsão de demanda e a gestão de peças obsoletas ou em excesso.
- Capacitação da equipe
Investir em treinamentos e capacitações ajuda a manter a qualidade no serviço e as melhores práticas no uso dos veículos. Desafios, nesse caso, podem incluir a adaptação a novas tecnologias.
- Baixa durabilidade dos veículos
A falta de indicadores claros de manutenção ou a falta de dados para análise acabam prejudicando o planejamento de revisões e serviços preventivos.
Isso leva o veículo a passar por mais serviços corretivos e impactam em sua durabilidade, desafiando a gestão de manutenção a encontrar soluções que prolonguem a vida útil dos ativos.
- Manutenções não planejadas ou programadas
Intervenções não planejadas podem resultar em custos elevados, sendo um desafio manter o orçamento sob controle e uma boa disponibilidade dos veículos.
- Altos custos de manutenção
Gerenciar e reduzir os custos de manutenção sem comprometer a qualidade é um desafio contínuo, que envolve negociar com fornecedores e escolher peças e serviços que ofereçam o melhor retorno sobre o investimento.
Junto, claro, de realizar a gestão de manutenção e identificar as oportunidades de melhoria, seja promovendo a conscientização na direção, renovando a frota ou aumentando a frequência das inspeções preventivas de veículos.
- Baixa qualidade de peças
A utilização de peças de baixa qualidade pode resultar em falhas recorrentes e mais manutenções. Selecionar fornecedores confiáveis e verificar a qualidade das peças são passos importantes para enfrentar esse desafio.
- Aquisição de ferramentas de gestão
Escolher as ferramentas certas para a gestão de manutenção pode ser desafiador, especialmente com a evolução constante da tecnologia.
Por isso, foque em encontrar soluções específicas para resolver os problemas e demandas da sua operação e certifique-se de que sejam facilmente integradas às soluções já utilizadas.
- Sustentabilidade e práticas ESG
Integrar práticas sustentáveis e aderir aos princípios de ESG pode ser complexo, especialmente na escolha de veículos, peças e produtos, além de processos, que reduzam o impacto ambiental sem comprometer a eficiência.
- Análise de dados concretos
Com a crescente disponibilidade de dados, a análise para melhorar a tomada de decisões e otimizar a gestão de manutenção também se torna um desafio.
Centralizar e interpretar exige um esforço e dedicação, mas que pode ser resolvido com a aplicação de tecnologias que automatizam essa tarefa.
Quais ferramentas utilizar para a gestão de manutenção?
Há diferentes ferramentas que podem ser usadas para auxiliar a sua gestão de manutenção e, embora seja importante priorizar tecnologias e automações, metodologias e ferramentas manuais também podem ser úteis.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma metodologia de gestão de processos que ajuda a melhorar continuamente as operações e resolver problemas.
Na gestão de manutenção, pode ser usado para planejar manutenções, executá-las, verificar os resultados e agir com base nas aprendizagens para otimizar futuras intervenções.
Método 5W2H
O método 5W2H é uma ferramenta de planejamento que responde a sete perguntas fundamentais: What (O que será feito?), Why (Por que será feito?), Where (Onde será feito?), When (Quando?), Who (Por quem?), How (Como será feito?) e How much (Quanto custará?).
Na gestão de manutenção, é útil para definir claramente as ações de manutenção, garantindo que todos os aspectos sejam considerados antes de colocar em ação.
Planilha de controle
As planilhas são ferramentas versáteis para o controle de manutenção, permitindo o rastreamento de revisões, custos, e o status de cada veículo da frota.
Embora mais básicas, as planilhas são acessíveis e podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas da frota, sendo uma ótima opção para frotas menores ou como suporte a sistemas mais simples.
Checklist Eletrônico
Trata-se de uma ferramenta digital, onde são criados diferentes modelos de checklist para a inspeção dos veículos de frota. É possível personalizar as listas conforme veículo, itens inspecionados ou frequência de realização.
Você pode ainda ter todos esses tipos disponíveis, pois os modelos ficam salvos na plataforma e a livre acesso para os usuários.
O que você precisa fazer é planejar quais checklists devem ser realizados e quando fazê-lo.
Depois, informe aos motoristas, para que realizem o checklist e o sistema seja alimentado com as informações necessárias.
Com o uso constante do checklist, relatórios e gráficos serão gerados automaticamente para você conseguir identificar os veículos que mais veículos apresentam problemas, qual o principal problema que ocorre, qual motorista gera mais ocorrências, e assim por diante.
Além disso, o sistema de checklist eletrônico conta com a funcionalidade de visualizar a saúde dos veículos, marcando como “críticos” e impedindo que saiam para viagem aqueles que estão com ordens de serviço abertas.
Sistema de gestão de manutenção
O sistema de gestão de manutenção, além de contar com o próprio checklist como um de seus complementos, possui a visibilidade da manutenção como um todo. Incluindo, em suas telas, o controle de estoque de peças da frota e custos com serviços na oficina.
Em muitos casos, esse tipo de sistema também possui parceria com fornecedores e oficinas, disponibilizando, através da plataforma, a comparação de orçamentos para que você contrate na sua empresa.
Para quem busca um controle eficiente e preciso, é um sistema obrigatório para adquirir na frota.
Indicadores de manutenção
Os indicadores de manutenção são utilizados para medir algumas informações que ajudam a identificar problemas e determinar soluções precisas. O MTBF, Tempo Médio Entre Falhas, ajuda a identificar o tempo que um veículo roda até necessitar de mais um serviço corretivo.
Já a taxa de indisponibilidade mostra quanto tempo o veículo ficou inativo nas operações, não estando disponível para rodar por conta de um problema de manutenção mais grave.
Outros indicadores muito utilizados na gestão de manutenção são: MTTR (Tempo Médio para Reparo), confiabilidade dos ativos e custo de manutenção sobre valor de reposição (CPMV).
Como avaliar os resultados de uma gestão de manutenção?
A avaliação de resultados da gestão de manutenção acontece por meio de métricas e indicadores de desempenho, como os custos com manutenção e disponibilidade dos ativos.
Porém, você pode ir além e investir em uma abordagem ainda mais completa. Por exemplo, você pode medir o tempo que leva desde o momento em que uma manutenção é solicitada até a sua conclusão, como um indicativo de eficiência operacional.
Analisar o custo de manutenção por quilômetro rodado ajuda a entender melhor a eficácia das práticas de manutenção em relação a uma visão de custo-benefício.
Outra ideia é coletar feedback dos motoristas, que podem fornecer dados importantes sobre como as manutenções estão impactando o uso diário dos veículos. Se a satisfação está alta, a manutenção (provavelmente) está em dia.
O papel da tecnologia na gestão de manutenção
A tecnologia na gestão de manutenção oferece ferramentas que aumentam a eficiência, a precisão e a confiabilidade dos processos de manutenção. Assim, facilitam a identificação precoce de problemas, reduzem as manutenções corretivas e o tempo de inatividade dos veículos.
A tecnologia ajuda ainda a automatizar tarefas repetitivas, organizar informações de manutenção e melhorar a tomada de decisões com base em dados, resultando em uma redução dos custos operacionais e aumento da vida útil dos veículos.
Tendências para a gestão manutenção de veículos da frota
As tendências para a gestão de manutenção de veículos de frota destacam o crescente papel da digitalização e automação, que simplificam os processos ao integrar sistemas de gestão com outras plataformas.
A adoção de tecnologias de Internet das Coisas (IoT) e telemetria está se expandindo, permitindo monitoramento em tempo real dos veículos e coleta de dados precisos sobre seu desempenho e condições operacionais.
Isso facilita a implementação de manutenção preditiva, que usa algoritmos e análise de dados para prever falhas antes que elas ocorram, otimizando o tempo de operação dos veículos e reduzindo custos com manutenções corretivas inesperadas.
A sustentabilidade também está cada vez mais forte, com uma crescente necessidade de adotar práticas que atendam às demandas globais de redução de impactos ambientais.
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