7 dicas para uma operação de transporte de cargas eficiente

Tudo que você precisa para tornar uma operação de transporte de cargas mais eficiente está aqui. Confira!

São muitas as demandas em uma empresa de transporte de cargas. Atividades rotineiras a cumprir, imprevistos com a frota, gestão das equipes de motoristas, manutenção e apoio, e outras tantas tarefas que surgem ao longo do dia.

Cada tipo de operação tem suas particularidades, mas, um dos maiores desafios diante de tudo isso é se manter eficiente. Neste texto, trazemos algumas importantes dicas de como atuar proativamente para manter a eficiência.

Gerencie os custos

Salários, combustível, pneus, documentos e licenças são apenas alguns exemplos dos diversos custos do transporte de cargas.

O primeiro passo para conseguir gerenciá-los é identificar todos os geradores de custo dentro da operação e classificá-los entre custos fixos e variáveis, mantendo registros de toda despesa ou investimento da empresa.

Assim, é possível estabelecer e analisar a relação entre custo e resultado obtido com cada veículo, departamento ou peça, também de acordo com a estratégia desejada.

Algumas tecnologias podem ser aliadas na hora de otimizar processos e reduzir custos indesejados que ao fim do dia pesam no orçamento da empresa.

A AgileProcess, por exemplo, possui uma ferramenta de roteirização capaz de reduzir os quilômetros percorridos entre uma entrega e outra, aumentar a produtividade dos motoristas e ainda reduzir a ociosidade da frota.

Gerencie as tarefas

Pode ser um quadro, um gerenciador de tarefas, um fluxo de atividades definido em documento por escrito divulgado para a equipe, ou, no melhor dos cenários, um software de gestão de frotas.

O mais importante é ter um processo bem estruturado. Uma boa metodologia para se embasar a criação desse processo é o 5W2H. Esse método considera que, para a realização de uma tarefa ou projeto, devem ser definidos 7 itens básicos.

São eles:

What (o que?)
Why (por que?)
Where (onde?)
When (quando?)
Who (por quem?)
How (como?)
How much (quanto vai custar?)

Após a definição, todos devem seguir o processo, e é importante ter registros de tudo o que foi feito.

Estabeleça um cronograma de manutenções preventivas

Certamente um dos fatores que mais prejudicam o planejamento são os imprevistos.

Manter a periodicidade das manutenções dos veículos da frota é uma prática importante para minimizar os acontecimentos indesejados.

Igualmente, é importante fazê-las de forma estratégica e sistemática. Ou seja, as equipes e gestores devem poder definir um cronograma que organize e priorize as ordens de serviços da área de manutenção. Assim, garantindo que itens mais críticos tenham prioridade, mas também que todos os veículos estejam sempre em ordem.

Além destas dicas de ações, o mais importante sempre será a visão geral que os gestores têm da operação, a análise cuidadosa de dados, informações e do contexto em que estão inseridos no momento da tomada de decisões.

Faça o checklist dos veículos

Quebras, falhas mecânicas e outras indisponibilidades da frota, mesmo que por curtos períodos, atrapalham a fluidez da operação.

O checklist é uma boa maneira de acompanhar de perto a situação da frota. Ao definir uma relação de itens essenciais para a circulação dos veículos e estabelecer uma rotina de verificação da sua condição, você garante segurança para empresa e colaboradores.

Além de minimizar imprevistos e evitar possíveis conflitos e responsabilizações indevidas por danos nos veículos.

Padronize os processos da frota

Padronizar significa ensinar todos os colaboradores a seguirem as mesmas práticas para realizar uma determinada tarefa. Um sistema de gestão é facilitador para esse tipo de ação, mas o uso de planilhas também pode ser uma alternativa.

Outro facilitador da padronização é a política de frotas. Com ela, todos estarão cientes de como agir em todas as situações e quais são os devidos cuidados com veículos e cronogramas de manutenção.

Entenda os indicadores de eficiência

Quando falamos em eficiência, estamos falando diretamente da produtividade da operação de transporte. O quanto a sua equipe consegue realizar em X tempo, o quanto a sua frota pode transportar com X veículos, entre outras informações.

Usar os KPIs para acompanhar o desenvolvimento e providenciar novas metas e ações na frota é essencial. Nesse caso, para medir a eficiência das suas operações, você pode ficar de olho em métricas como:

tempo médio de conclusão do trabalho;
tempo de desembarque de mercadorias;
quantidade de viagens em X semanas;
entre outros.

Automatize os processos

Embora você possa utilizar planilhas e outros recursos para controlar a frota e o que acontece em cada operação de transporte de cargas, o ideal é ter um sistema que automatize os seus processos.

Ao invés de realizar o checklist manualmente no papel, depois preenchê-lo em uma planilha para no final do mês verificar e analisar por conta própria todos os dados, você pode investir em um checklist eletrônico que irá ser preenchido durante a verificação e atualizado em tempo real para todos os colaboradores.

Então, automatizar é a melhor maneira de aumentar e manter a sua operação de transporte de cargas eficiente.

Quer saber como o Prolog pode te ajudar mais? Confira nossa solução de gestão de pneus!

Perguntas frequentes

Como tornar uma operação de transporte de cargas mais eficiente?

Sete frentes ajudam: identificar todos os geradores de custo e classificá-los entre fixos e variáveis; estruturar a gestão de tarefas (um quadro, um gerenciador ou, no melhor cenário, um software de gestão de frotas); manter cronograma de manutenções preventivas; fazer checklist dos veículos; padronizar processos, com apoio de uma política de frotas; acompanhar KPIs de eficiência; e automatizar, substituindo o checklist em papel por um eletrônico.

O que é o método 5W2H na gestão de tarefas da frota?

É uma metodologia para embasar a criação de um processo de tarefas. Ela considera que, para realizar uma tarefa ou projeto, sete itens básicos precisam ser definidos: o que será feito (What), por que (Why), onde (Where), quando (When), por quem (Who), como (How) e quanto vai custar (How much). Depois de definir os sete, a equipe inteira segue o processo e mantém registro de tudo o que foi feito.

Quais indicadores medem a eficiência de uma operação de transporte?

Eficiência, aqui, é a produtividade da operação: quanto a equipe realiza em determinado tempo e quanto a frota transporta com determinado número de veículos. Para acompanhar isso, é possível observar métricas como o tempo médio de conclusão do trabalho, o tempo de desembarque de mercadorias e a quantidade de viagens em um período de semanas, entre outras. Os KPIs servem para acompanhar a evolução e definir novas metas e ações.

Por que fazer checklist dos veículos da frota?

Porque quebras, falhas mecânicas e outras indisponibilidades, mesmo curtas, atrapalham a fluidez da operação. Quando a empresa define quais itens são essenciais para o veículo circular e cria uma rotina para verificar a condição deles, ganha segurança para si e para os colaboradores, reduz imprevistos e evita conflitos e cobranças indevidas de responsabilidade por danos nos veículos.

Vale a pena automatizar os processos da operação de transporte?

Planilhas e outros recursos podem controlar a frota, mas o ideal é um sistema que automatize os processos. Em vez de preencher o checklist no papel, digitar em planilha e só analisar tudo no fim do mês, um checklist eletrônico é preenchido durante a verificação e fica atualizado para todos os colaboradores. Por isso, automatizar é apontado como o melhor caminho para elevar a eficiência da operação e mantê-la.

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