Planejamento de frota: do diagnóstico à economia

O planejamento de custos para frota é trabalhoso, mas recompensador. Ao saber como planejar e cumprir suas metas, a frota cumpre também com a economia e redução de gastos.

No geral, não tem nada de especial em realizar um planejamento de custos. Na verdade, parece o tal “bicho de sete cabeças”, mas o mais difícil é a parte de execução mesmo. Com preços exorbitantes e constantes reajustes (para cima) do combustível, por exemplo, é difícil mensurar com precisão os gastos que terá nessa área.

Contudo, seguindo os princípios de organização dos custos e controle rígido dos gastos, por meio de ferramentas que promovem economia e ajudam na construção e análise de relatórios, a sua transportadora pode ter um plano bem-sucedido.

Fazendo o seu planejamento de custos para frota

O princípio de qualquer bom planejamento é saber o que está fazendo e começar do começo. Portanto, antes de iniciar os seus cálculos, você precisa primeiro buscar um diagnóstico atual da sua frota. Isso significa, em outras palavras, fazer o levantamento de custos atuais.

O mais importante nessa hora, inclusive, é entender que tudo é um gasto, até mesmo a ociosidade dos veículos e dos motoristas da frota.

Outros fatores que geram custos excessivos (e sem necessidade) são a depreciação de veículos, estilo de condução inadequado e o peso de carga por veículo. Inclusive, sabia que até um veículo com pouca carga pode ser um desperdício?

Embora não seja prejudicial ao veículo, um caminhão com pouca carga está gastando mais combustível para fazer menos entregas. Logo, não faz sentido, né?

Principais custos de uma operação de transportes

Os custos, assim como diversos outros negócios tem uma diferença entre custos variáveis e fixos que devem ser considerados.

Porém, os principais custos de uma frota normalmente são os variáveis, que incluem combustível, manutenção e investimento em segurança. O pagamento de seguro veicular, impostos e taxas, e mesmo a contratação e treinamento de funcionários também devem ser considerados com importância. Afinal, são inerentes à frota.

Agora, o planejamento de custos a longo prazo deve ainda levar em conta ainda o ciclo de vida dos veículos (para calcular o tempo e valor de uma aquisição de frota).

Dicas para uma gestão de frotas econômica

Algumas coisas que você pode fazer para economizar mais na sua gestão de frotas é ter uma rotina de acompanhamento. Todos os dias terá custos com alguma coisa, certo? Ou seja, todos os dias você deve verificar se está conforme esperado ou se há algo fugindo do planejamento.

Outra dica que já é de praxe é o treinamento dos motoristas. Todos devem ser instruídos a dirigir de maneira defensiva e econômica, assim como devem ser ensinados a importância de realizar o checklist de maneira correta e informar problemas sempre que aparecerem.

Falando em combustível, o convênio com postos de abastecimento pode ser bem interessante como fonte de economizar nesse sentido.

Você também pode investir em uma solução centralizadora de recebimentos e gastos, solução centralizadora de pagamentos, recebimentos e gastos que permite a você ter uma visualização maior do orçamento e para onde ele está indo.

E, claro, aqueles que estamos sempre colocando em dicas de gestão: os dados. Certifique-se de ter ferramentas que coletam e analisem dados a fim de entender todos os processos da sua frota realmente a fundo.

Assim, verá onde estão as falhas e como solucionar os seus problemas!

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Perguntas frequentes

Como fazer o planejamento de custos para a frota?

Começando pelo diagnóstico da frota, isto é, pelo levantamento dos custos atuais, antes de qualquer cálculo. O ponto mais importante nessa hora é entender que tudo é gasto, inclusive a ociosidade dos veículos e dos motoristas. Em seguida vêm a organização dos custos e o controle rígido dos gastos, com apoio de ferramentas que promovam economia e ajudem a construir e a analisar relatórios.

Quais são os principais custos de uma operação de transportes?

Normalmente os variáveis: combustível, manutenção e investimento em segurança, entre outros. Também devem ser considerados com importância o seguro veicular, os impostos e taxas e a contratação e o treinamento de funcionários, porque são inerentes à frota. Já o planejamento de longo prazo precisa levar em conta o ciclo de vida dos veículos, usado para calcular o tempo e o valor de uma aquisição de frota.

Rodar com pouca carga é desperdício para a frota?

Pode ser. Mesmo sem prejudicar o veículo, o caminhão que roda com pouca carga gasta mais combustível para fazer menos entregas. Ele entra na conta dos fatores que geram custo excessivo e sem necessidade, ao lado da depreciação de veículos, do estilo de condução inadequado e do peso de carga por veículo. Por isso o diagnóstico dos gastos atuais vem antes dos cálculos do plano.

Que dicas ajudam a economizar na gestão de frotas?

Ter uma rotina de acompanhamento diário, verificando se os gastos do dia estão conforme o esperado ou se algo fugiu do planejamento. Treinar os motoristas para dirigir de maneira defensiva e econômica e para fazer o checklist corretamente, informando problemas sempre que aparecerem. Fechar convênio com postos de abastecimento pode ser interessante para economizar no combustível. E manter ferramentas que coletem e analisem dados para entender os processos a fundo, entre outras medidas.

O que considerar no planejamento de custos a longo prazo?

O ciclo de vida dos veículos, que serve para calcular o tempo e o valor de uma aquisição de frota. Antes disso, o plano se apoia no diagnóstico dos custos atuais e na diferença entre custos fixos e variáveis, com atenção aos variáveis, normalmente os principais da frota. Ferramentas que coletam e analisam dados ajudam a enxergar onde estão as falhas e como resolvê-las.

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