Entender o que é checklist eletrônico e como essa ferramenta impacta a gestão de frotas é fundamental para promover operações mais eficientes.
Essa tecnologia permite padronizar processos, otimizar a manutenção dos veículos e aumentar a produtividade da frota.
A seguir, confira:
- O que é checklist eletrônico
- Para que serve
- Quando surgiu
- Qual a sua importância e benefícios
- Por que implantar checklist eletrônico
- Como funciona o checklist eletrônico
- Quais são os tipos de checklist
- Como criar um checklist digital
- Como usar o checklist eletrônico na prática
- Ferramentas que ajudam a simplificar processos, controlar e planejar atividades
- Como o checklist eletrônico otimiza a gestão de manutenção da frota
O que é checklist eletrônico?
O checklist eletrônico é um meio de controlar atividades em um formato de lista digital. Ele veio para substituir o preenchimento manual de formulários em papel que, até então, eram usados como forma de controle da frota.
Passamos do papel e caneta para as planilhas no Excel e, finalmente, chegamos no mais moderno sistema de checklist eletrônico.
Entender o que é checklist eletrônico é perceber que ele visa estruturar a gestão de frotas ao padronizar os processos operacionais.
Para que serve o checklist eletrônico?
Também conhecido como “lista de verificação”, o checklist é um método de controle que relaciona tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou seguidas.
No caso da rotina das operações de transporte, o checklist eletrônico serve para:
- Registrar tarefas nas ordens de serviço que devem ser entregues
- Realizar inspeções em veículos ou equipamentos
- Analisar a localização de defeitos e suas causas
- Coletar dados para o planejamento de soluções
Em geral, ele facilita a forma como o gestor e sua equipe gerenciam as tarefas do dia a dia, incluindo a tomada de decisões mais precisas e com menos desperdício de tempo.
Quando surgiu o checklist eletrônico?
Uma das primeiras plataformas de checklist eletrônico que trouxe uma solução focada no setor do transporte e gestão de frotas foi o sistema Prolog.
Nosso sistema de checklist surgiu há 8 anos, em 2017, com o objetivo de transformar o setor de transportes e logística em um processo eficiente, econômico e produtivo.
Nós trabalhamos com soluções que são referências em gestão de pneus e de frotas — não só no Brasil, mas também em outros países pelo mundo.
Ao todo, são mais de 1000 operações, com 30 mil quilos de papel poupados, 20 mil horas economizadas e 50 mil relatórios gerados.
Qual a importância e benefícios do checklist eletrônico?
A importância do checklist eletrônico para frotas está na coleta e organização de dados, fundamentais para avaliar como os serviços de manutenção foram executados, além de identificar possíveis falhas e problemas causados por determinados motoristas.
Seus principais benefícios são:
Padronização da comunicação
A ferramenta de checklist eletrônico reduz o tempo gasto em comunicação com os funcionários, pois todas as informações são dispostas de maneira digital, em tempo real e à distância.
Isso elimina ambiguidades e garante que todos estejam na mesma página.
Segurança e comprovação
O checklist eletrônico assegura que nenhuma informação falsa seja considerada, armazenando dados de quando e por quem foram feitas as vistorias.
Uma das garantias de confiabilidade do checklist é a inclusão de fotos em tempo real e a assinatura eletrônica ao final de cada inspeção, aumentando a transparência e a responsabilidade.
Promoção de avanços tecnológicos
Utilizar um checklist digital pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas na frota e na gestão de manutenção. Um fator fundamental para trazer cada vez mais resultados positivos e incentivar os gestores e colaboradores a serem mais adeptos das tecnologias logísticas.
Por que implantar checklist eletrônico?
Como você pode ver, implantar um checklist eletrônico na gestão de frotas traz inúmeros benefícios que vão além da simples substituição do papel pelo digital.
Você precisa dessa ferramenta se quiser uma operação mais confiável.
Informações críticas sobre o estado dos veículos, cumprimento de tarefas e execução de procedimentos são registradas de forma mais rápida e confiável, sem os erros comuns do preenchimento manual.
Além disso, você passa a identificar problemas mais rápido, planejando manutenções preventivas e evitando falhas mecânicas que poderiam resultar em paradas inesperadas e altos custos de reparo.
Outro ponto que pode ser importante é que a implantação de um checklist eletrônico também promove a sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e contribuindo para práticas mais ecológicas dentro da empresa.
Como funciona o checklist eletrônico?
O checklist eletrônico do Prolog é uma ferramenta versátil e intuitiva, que funciona, de maneira geral, em quatro etapas principais:
- A criação de formulários personalizados para cada veículo da frota.
- A realização do checklist de inspeção por parte do motorista.
- A abertura automática de Ordens de Serviço para os mecânicos da frota.
- A geração automática de relatórios para análise do gestor da frota.
Uma das grandes vantagens é que o próprio condutor realiza o checklist de maneira descomplicada, identificando e registrando possíveis irregularidades no veículo.
Quando um problema é detectado, ele é classificado de acordo com sua prioridade: baixa, alta ou crítica. Essas informações são automaticamente enviadas aos responsáveis pela manutenção, facilitando a tomada de ações corretivas de maneira rápida e eficiente.
E o maior diferencial da Prolog está na especialização em frotas e operações de transporte.
As funcionalidades do checklist eletrônico são projetadas para atender especificamente às necessidades desse setor, garantindo que os dados coletados sejam organizados e utilizados de forma a contribuir com a sua gestão de frotas.
Além disso, o sistema permite a integração com outras ferramentas de gestão, proporcionando uma visão ainda mais completa e detalhada da operação.
Quais são os tipos de checklist?
Verificação de etapas
Este é o tipo mais comum de checklist. Seu objetivo é apontar, de maneira exata, um conjunto de etapas a serem seguidas para a realização de uma tarefa.
Ele é fundamental para garantir que todas as fases de um processo sejam cumpridas corretamente, evitando esquecimentos e garantindo a padronização.
Solução de problemas
O checklist de solução de problemas é composto por uma série de instruções que devem ser cumpridas em situações de risco.
É um bom recurso diante de imprevistos operacionais, pois fornece uma orientação clara e imediata sobre como proceder para resolver problemas rapidamente e de maneira eficaz.
Coordenação
Quando o gerenciamento de projetos abrange uma equipe de muitas pessoas, este modelo de checklist atua como ponto central de foco para a execução das atividades.
Ele ajuda a garantir que todos os membros da equipe estejam cientes de suas responsabilidades e prazos, facilitando a coordenação e a comunicação entre os membros.
Disciplinas
O checklist de disciplinas garante que todas as tarefas semanais estejam sendo cumpridas, como: coleta e envio de pedidos, preenchimento de relatórios, entre outras.
Ele é essencial para manter a organização e o cumprimento de rotinas administrativas, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.
Afazeres (to do)
Diz respeito às atividades que ainda não foram realizadas. A lista “to do” pode ser desenvolvida em outras áreas da empresa, com equipes e funcionários específicos.
É uma ferramenta útil para organização pessoal e de equipes, ajudando a priorizar tarefas e aumentar a produtividade.
Para inspeção de frotas
A verificação de itens em uma inspeção de veículos da frota é o principal tipo utilizado nas rotinas de operações de transporte, e é o que fornecemos dentro do sistema Prolog. Nele, constam todos os itens que devem ser avaliados na hora de verificar o funcionamento do veículo.
A cada determinado período, um diferente modelo de checklist é realizado. No diário, por exemplo, estão os itens cruciais para uma viagem segura, como faróis e nível de combustível. No semanal, a inspeção de calibragem dos pneus. E assim vai.
Como criar um checklist eletrônico?
Para começar, defina o que vai ser inspecionado. Se for empilhadeiras, caminhões ou utilitários, a clareza e precisão na elaboração da lista são essenciais.
Identifique todos os componentes e aspectos que precisam ser verificados em cada tipo de veículo.
Por exemplo, em um checklist de caminhões, inclua itens como direção, rodas, faróis, freios e níveis de fluidos. Nenhum detalhe pode ser esquecido para garantir uma inspeção completa e eficiente.
O próximo passo é definir a frequência com que cada checklist deve ser realizado.
Para garantir a continuidade das operações e minimizar o impacto nas entregas, recomenda-se que o condutor realize a inspeção antes e depois de cada rota. A frequência pode variar dependendo do uso e das necessidades específicas da frota.
Cada funcionário deve ter uma função específica no processo de checklist. Designar responsáveis pelo preenchimento da lista facilita a organização e garante a autenticidade dos dados.
Atribuir essa responsabilidade a motoristas, mecânicos ou supervisores conforme suas funções e expertise pode ajudar a garantir que todos os itens sejam inspecionados corretamente.
Por fim, é preciso testar o checklist para garantir que ele está alinhado com os processos da empresa e que cobre todas as áreas necessárias.
Implementar um checklist eletrônico não é apenas sobre tecnologia, mas sobre criar um processo que realmente funcione para suas operações. A partir de testes e ajustes, você pode desenvolver um checklist eletrônico que otimiza ao máximo a gestão de frotas.
Como usar o checklist eletrônico na prática?
Usar um checklist eletrônico na prática envolve algumas etapas, como:
Realizar a configuração inicial
Primeiro, configure o sistema de checklist eletrônico de acordo com as necessidades específicas da sua frota. Isso inclui personalizar os formulários de inspeção para cada tipo de veículo ou equipamento, definindo os itens que precisam ser verificados.
Treinar a equipe para utilização da ferramenta
É essencial que todos os envolvidos, desde motoristas até os gestores de frota, sejam treinados para utilizar o sistema. O treinamento deve abordar como acessar o checklist, realizar as inspeções, registrar as informações e interpretar os resultados.
Realizar as inspeções seguindo a frequência determinada
No dia a dia, o checklist eletrônico deve ser utilizado para realizar inspeções regulares. Os motoristas podem acessar o sistema pelo celular ou tablet, preenchendo os dados de inspeção de maneira rápida e eficiente.
A tecnologia facilita a identificação e o registro de qualquer irregularidade encontrada.
Conferir a realização de serviços abertos
Após a identificação de irregularidades durante as inspeções, o checklist eletrônico permite a abertura automática de ordens de serviço. É importante acompanhar e conferir a execução desses serviços para garantir que os problemas sejam resolvidos em tempo hábil.
O sistema pode notificar os responsáveis pela manutenção e atualizar o status das ordens de serviço em tempo real.
Fazer ajustes conforme necessário
A utilização do checklist eletrônico deve ser um processo dinâmico e adaptável. Com base nos dados coletados e nas análises realizadas, ajuste os formulários e procedimentos conforme necessário.
Isso garante que o checklist esteja sempre alinhado com as necessidades operacionais e as melhores práticas da sua frota. Feedbacks da equipe e revisões periódicas ajudam a manter o sistema eficiente e eficaz.
Integrar o checklist eletrônico com demais ferramentas utilizadas
Para uma gestão ainda mais integrada, é essencial que o checklist eletrônico seja compatível com outras ferramentas de gestão de frotas.
A integração com sistemas de rastreamento de veículos, controle de combustível e gestão de manutenção proporciona uma visão completa e unificada das operações.
Quais são as ferramentas que ajudam a simplificar processos, controlar e planejar atividades?
Implementar ferramentas adequadas é essencial para otimizar a gestão de frotas, e além do checklist eletrônico, que é fundamental, você ainda pode utilizar ferramentas agregadas com o objetivo de simplificar processos e controlar e planejar outras atividades. Por exemplo:
Sistema de gestão de manutenção
Um sistema de gestão de manutenção garante que todos os veículos da frota estejam em excelentes condições operacionais.
Essa ferramenta permite agendar e monitorar atividades de manutenção preventiva e corretiva, registrar históricos de serviços realizados e planejar futuras intervenções.
Com ele, você pode identificar padrões de desgaste, antecipar problemas e reduzir o tempo de inatividade dos veículos, além de manter um registro detalhado de todas as manutenções realizadas, facilitando as auditorias da frota.
Sistema de gestão de frotas
Um sistema de gestão de frotas oferece uma visão abrangente de todos os aspectos da operação da frota.
Pode ter funcionalidades como monitorar a localização dos veículos em tempo real, gerenciar rotas, acompanhar o comportamento dos motoristas e controlar o consumo de combustível.
Dessa forma, você consegue otimizar as rotas, reduzir custos operacionais e melhorar a segurança nas estradas.
Plataforma de análise de dados
Plataformas de análise de dados, como Power BI, Tableau e Metabase, são fundamentais para transformar dados brutos em insights. Essas ferramentas permitem coletar, processar e visualizar dados operacionais, facilitando a identificação de padrões e tendências.
Com elas, você pode criar dashboards personalizados, monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e gerar relatórios detalhados.
Plataforma de gestão de documentos
Uma plataforma de gestão de documentos é essencial para organizar e acessar documentos importantes de forma eficiente. Ela permite armazenar digitalmente licenças, certificados, manuais de operação e outros documentos críticos.
Com esta ferramenta, você pode garantir que todos os documentos estejam atualizados, facilmente acessíveis e em conformidade com as regulamentações.
Como o checklist eletrônico otimiza a gestão de manutenção da frota?
O checklist eletrônico padroniza as inspeções e tarefas de manutenção, garantindo que todos os procedimentos sejam realizados de maneira uniforme. Isso elimina variações e falhas humanas comuns nos processos manuais.
Mais que isso, os dados de inspeção são registrados e transmitidos em tempo real, permitindo que os gestores de frota monitorem a condição dos veículos de maneira contínua, identificando problemas imediatamente e tomando ações corretivas.
Um checklist eletrônico mantém um registro detalhado de todas as inspeções e manutenções realizadas, algo que ajuda a acompanhar o desempenho dos veículos ao longo do tempo e para a análise de tendências.
A digitalização dos checklists reduz o tempo gasto na realização e processamento das inspeções. Isso libera os motoristas e técnicos de manutenção para se concentrarem em outras tarefas importantes.
Ainda mais, a utilização de um checklist eletrônico garante que todas as inspeções sejam realizadas de acordo com os padrões estabelecidos, aumentando a confiabilidade das operações.
De maneira geral, implementar um checklist eletrônico na gestão de manutenção da frota não só otimiza os processos operacionais, mas também proporciona uma visão mais clara e detalhada da condição dos veículos.
Quer saber mais sobre como essa ferramenta pode impactar a manutenção e gestão da sua frota como um todo? Agende uma demonstração gratuita de sistema com a nossa equipe.
