Análise de frotas para uma gestão de frota baseada em dados

Realizar uma análise da frota é um dos meios de entender a situação atual da operação da empresa, buscando melhorias que funcionem na rotina e recursos existentes da frota.

É um tipo de atividade que também vem se tornando mais comum dado o surgimento e avanço das tecnologias focadas em logística e transporte. Inclusive, é o principal recurso para o gestor da frota conseguir tomar decisões que partem do que realmente acontece no dia a dia da operação.

Confira a seguir:

• Importância da análise da frota;
• As principais decisões do gestor de frotas;
• Como fazer a análise da frota para tomar decisões.

Importância da análise da frota

A importância de fazer a análise da frota é inegável. 

Ela traz benefícios como a otimização dos processos internos da sua operação, a facilidade na elaboração de novos planos de ação para otimizar a sua frota e um controle mais próximo e adequado das rotinas nas diferentes áreas da gestão de frotas.

Principais decisões do gestor de frotas

O gestor da frota precisa tomar diversas decisões no seu dia a dia e deve estar constantemente acompanhando e analisando os dados gerados em suas operações. 

A partir do que é observado e avaliado, o gestor decide quais ações continuam e quais passam, identifica novas oportunidades para melhoria da frota e os riscos que está enfrentando entre muitos outros pareceres.

• Metodologias de gestão

Entender quais os melhores métodos de gestão de frotas para aplicar é um passo inicial para gerar uma rotina mais organizada na frota. Também pode ser um passo corretivo, caso identifique problemas no controle e padronização de atividades.

Algumas metodologias conhecidas incluem: metodologia 5S, ciclo PDCA e a análise SWOT. Mas, você pode conhecer ainda outras metodologias de gestão.

• Contratações de pessoal

O gestor é quem toma as principais decisões sobre quem contratar, também visando atender a solicitações de outros supervisores e colaboradores da frota. 

Ele deve primeiro notar se já atingiu a melhor produtividade que poderia na sua operação e avaliar quais áreas estão negligenciadas e precisando de novas pessoas para suprir as demandas necessárias.

• Tecnologias utilizadas

As tecnologias de logística e transporte de cargas são fundamentais para o trabalho do gestor e de toda a sua equipe. No caso da equipe, elas facilitam e padronizam a realização de tarefas como a inspeção de veículos e pneus. 

Para o gestor, elas reúnem todos os dados coletados diariamente e os organizam na melhor visualização em relatórios automatizados.

Antes de tudo isso, o próprio gestor é quem pesquisa e realiza períodos de testes das tecnologias existentes para saber quais melhor se adequam às necessidades encontradas em sua gestão.

• Novas ações VS. Ações a “abandonar”

O gestor precisa estar sempre avaliando a rotina das operações de transporte para otimizá-la e torná-la mais produtiva, aumentando a eficiência operacional como um todo. Ou seja,  precisa entender cada ação realizada e os impactos que tem no dia a dia da operação.

Dessa forma, identifica as ações que dão certo e devem continuam e as que não trazem resultados dentro do esperado e devem ser cessadas. 

• Renovação da frota

Conhecer a idade dos veículos da frota é fundamental para saber quanto tempo de vida útil ainda tem ou se já estão dentro do prazo de troca. Caso seja necessária essa troca, o gestor é também o responsável por definir quais veículos adquirir.

Nesse momento, é preciso avaliar qual tipo de veículo atende às demandas existentes da frota, considerando características como tamanho, capacidade de carga, etc.

• Compra e descarte de pneus

Da mesma maneira que precisa avaliar e decidir a aquisição de novos veículos, também é o responsável por selecionar os melhores pneus para a frota. 

Através de indicadores de desempenho na gestão de pneus, como o cálculo CPK, o gestor consegue entender quais marcas e modelos possuem um melhor custo benefício para a operação.

Como fazer a análise da frota para tomar decisões

1 – Comece com um planejamento

Esta é uma etapa fundamental para qualquer processo empresarial. Aqui, você define objetivos e metas para onde pretende chegar e quais ações devem ser realizadas para cumprir essas determinações. 

Além disso, definir quais são as métricas que serão acompanhadas e quais são as informações necessárias para acompanhar os resultados.

Para isso, é preciso conhecer os tipos de análises:

Análise preditiva

Esse tipo de análise prevê problemas e ações com base no histórico de dados coletados da frota. A partir dela, é possível detectar alguns padrões e entender quando estão suscetíveis a ocorrer novamente.

Análise prescritiva

Na análise prescritiva, identificam-se os resultados mais prováveis das ações antes que elas aconteçam. Dessa forma, o gestor pode trabalhar em um plano de gestão de riscos e prever soluções para cada situação, caso venham a ocorrer.

Análise descritiva

Tem a intenção de visualizar dados e entender os impactos no momento presente, através de uma descrição que resume toda a realidade do momento da frota.

Em situações que é preciso tomar decisões imediatas, esse tipo de análise é o melhor.

Análise diagnóstica

Como um diagnóstico médico, que busca a causa e consequência de um sintoma, a análise de dados diagnóstica tem o mesmo objetivo. Ela identifica o porquê uma situação ocorre e quais efeitos ela traz às operações de transporte. 

2 – Identifique os meios de coleta de dados e organização

Os dados da sua operação são uma fonte altamente confiável desde que o processo de coleta e organização também seja.

As principais e melhores ferramentas para coletar dados sobre a rotina da sua operação de transporte são as tecnologias. Dentre elas: sistemas de gestão de pneus, de manutenção, de abastecimentos, checklists eletrônicos e assim por diante.

Nesses sistemas, existe a automatização na organização e armazenagem de informações, em muitos casos, gerando também relatórios automáticos. 

Para agilizar o cruzamento de dados com todos esses diferentes sistemas, há alternativas como a central de controle logístico, a construção de uma dashboard logística ou até de um BI para a sua frota. 

Dessa forma, você consegue controlar quais são as informações mais importantes para acompanhar e que dados devem aparecer em destaque ao acessar suas telas.

3 – Gere os relatórios de análise da frota

Com todas as informações em mãos, você pode gerar relatórios focados naquilo que mais interessa no momento. 

Se o seu objetivo for de reduzir o consumo de combustível da frota, por exemplo, você deve esclarecer isso já no início do seu relatório e apresentar apenas dados que contribuam para essa análise, assim como para a hipótese a qual você chegou sobre as melhorias a serem aplicadas.

4 – Tome as suas decisões com embasamento

Nos relatórios, sempre esclareça como os dados apresentados contribuem para a conclusão em que chegou. 

Por exemplo, se está planejando a renovação da frota e precisa decidir entre dois modelos de veículo, busque os dados do histórico da frota para gerar a comparação entre ambos: qual teve melhor CPK, qual passou por menos manutenções, qual teve custos menores de manutenção e abastecimento e assim por diante. 

Lembre-se de considerar aquilo que faz mais sentido para a frota também, dentro dos recursos que tem disponíveis.

Um desses recursos podem ser as soluções para gestão de frotas da Prolog. Agende uma demonstração para entender como contribuímos na coleta e análise da frota nas suas operações de transporte.