Plano de análise para gestão de frotas: 4 etapas

O avanço na geração e coleta de dados nas operações de transporte impulsionou uma revolução logística nas empresas, também conhecida como logística 4.0, onde diversos sistemas e tecnologias passaram a ser utilizados com a intenção de facilitar e agilizar o trabalho de gestores e supervisores das frotas. 

No entanto, surge a complexidade de organizar e analisar a grande quantidade de dados gerados pelas frota, tornando essencial a criação de um plano de análise para uma gestão mais eficaz.

O planejamento é a melhor e mais prática maneira de entender quais dados devem ser coletados e como eles devem ser arranjados para contribuir em uma das etapas mais importantes da sua operação: a tomada de decisões.

Confira a seguir:

• O que é o plano de análise para gestão de frotas?
• Como desenvolver para a sua frota?
• O que deve ser incluído nesse plano de análise?

O que é o plano de análise para gestão de frotas?

Um plano de análise consiste no planejamento que você faz para a coleta, organização e análise dos dados da sua empresa. No contexto da gestão de frotas, esses dados estão relacionados à etapa de transporte, desde a aquisição de um veículo até o controle de abastecimentos, e demais processos importantes de uma operação.

Esse plano ainda determina quais são os tipos de análises a serem realizadas, quais os meios para fazer isso acontecer, qual o período de tempo determinado para a comparação de dados, entre outras informações.

Dessa forma, o plano de análise para gestão de frotas serve para: 

• Organizar as análises necessárias;
• Determinar os dados relevantes para as análises;
• Definir a frequência para a coleta de cada informação;
• Identificar as métricas e indicadores de desempenho mais adequados;
• Avaliar e acompanhar o alcance dos objetivos da frota.

Como desenvolver um plano de análise para a sua frota?

Você precisa passar por 4 etapas para montar o seu plano de análise para gestão de frotas:

1 – Mapear os processos da frota

Identifique todos os processos da rotina da sua frota e determine quais deles devem ser incluídos no seu plano de análise para encontrar os aspectos de melhoria, assim como em quais momentos esses dados devem ser coletados. 

Além de contribuir para saber o que deve entrar no planejamento, também é uma maneira de identificar falhas e momentos de baixa produtividade que podem ser solucionados com a utilização de ferramentas modernas que adequam a sua gestão à cultura de inovação no transporte.

2 – Selecionar os indicadores mais relevantes

Com base nos objetivos determinados para a empresa e para a frota, é preciso pensar quais são os itens nos seus processos que trazem maior contribuição para que sejam atingidos. 

Com isso, você terá um melhor direcionamento para selecionar os indicadores de desempenho que mais fazem sentido na sua gestão.

3 – Identificar o melhor meio de coletar os dados que precisa

Selecionar as ferramentas mais adequadas é fundamental para obter os resultados desejados. Por isso,você deve focar em ter a certeza de que trarão os dados necessários e com alta precisão.

Há diversas ferramentas modernas e sistemas que agilizam as rotinas de operações de transporte, você só precisa identificar quais atendem às necessidades da sua frota.

Na gestão de manutenção, por exemplo, o checklist eletrônico ou o sistema de manutenção são as alternativas que mais fazem sentido.

4 – Implementar a rotina de coleta e análise de dados na frota

Treinar os colaboradores da frota com as ferramentas selecionadas é um primeiro passo para começar uma nova rotina de coleta de dados, caso ainda não a tenha. Além disso, descrever as tarefas e rotinas de cada colaborador também é bem importante.

Certifique-se de ter uma metodologia de gestão que também facilite a distribuição e visualização de tarefas para cada colaborador, como o método kanban.

É preciso que todos estejam cientes da importância de como funciona a análise de dados na gestão de frotas, e de como suas tarefas ajudam a reunir informações importantes para a empresa.

Confira no vídeo:

O que deve ser incluído no plano de análise para gestão de frotas?

Isso depende dos objetivos determinados para a empresa, como um todo e para a frota, individualmente. Esse é o ponto de partida para qualquer decisão acerca dos dados e métricas que devem ser acompanhados e também é a partir deles que o seu plano começa a ganhar forma. 

De maneira geral, o plano de análise para gestão de frotas deve conter:

• Descrição dos objetivos e metas da empresa e da frota;
• Identificação de processos que contribuem para atingir esses objetivos e o porquê disso;
• Indicadores de desempenho de cada um dos processos selecionados;
• Parâmetros de análise e comparação para entender o atingimento da meta;
• Ferramentas utilizadas na coleta e análise das informações;
• Responsáveis por cada etapa;
• Indicações e recomendações para a geração de relatórios para a frota.

Se a sua operação possui uma Política de Frotas, é possível que todas essas questões estejam descritas dentro deste documento, pois são indicações de como realizar essa importante etapa na rotina das suas operações.

Ainda assim, é válido entender como o plano de análise para gestão de frotas, por si só, consegue trazer uma melhor visualização do que é essa atividade e o que é preciso para que tudo ocorra sem problemas e erros.

Principalmente em grandes operações, onde o gestor da frota não é o único responsável pelas análises de dados, um plano mais específico para a área facilita o entendimento de todas as partes envolvidas através da organização e determinações de como o processo acontece.

Quer entender ainda mais sobre como organizar a sua gestão e usar mais dados para tomar decisões? Confira esse post!