Custos de manutenção da frota: o que entra na conta

Os custos com manutenção incluem diversos fatores. Por exemplo, mão de obra, reposição de equipamentos, compra de peças, pneus, taxas, seguros, combustível e até prejuízos causados pela interrupção das atividades.

Dessa forma, e por envolverem custos fixos e variáveis, torna-se complexo ter um controle preciso e eficiente desses valores, que podem crescer rapidamente quando a frota trabalha com pouca previsibilidade.

A gestão de manutenção é um setor da frota que surge como um meio de ter maior visibilidade do funcionamento dos veículos e, também, dos custos nesse setor. Ou seja, é uma etapa responsável por planejar, registrar e aplicar soluções que melhoram o desempenho da frota.

Será que, por meio dessa gestão, é possível reduzir os custos de manutenção também?

A seguir, entenda:

• • Qual a média de custos com manutenção da frota;
• • Como controlar os custos com manutenção da frota.

A média de custos com manutenção da frota

Para determinar a média desses custos, você primeiro precisa ter um controle dos processos e serviços realizados com os veículos da operação. É preciso saber todos os valores utilizados em inspeções, compras de peças, reposições, consertos, pneus, óleos, taxas, seguros e outros itens ligados ao uso do veículo.

Assim, todos os valores relevantes para a manutenção de frotas são contabilizados e incluídos no cálculo de custo médio de manutenção. Esse controle também ajuda a separar o que é rotina prevista, como peças e mão de obra de serviços programados, do que é reparo emergencial.

Muitos pensam que a manutenção preventiva da frota é uma despesa desnecessária, mas é aí que se enganam.

Para atuar no transporte de cargas, as empresas dependem da manutenção, porque ela é uma atividade fundamental no planejamento e organização da empresa. Além de promover melhor produtividade e eficiência aos processos logísticos como um todo.

Então, como calcular o custo médio de manutenção de veículos?

Devemos considerar dois tipos de manutenção:

• • Corretiva: relacionada a reparos não previstos, como a quebra de uma peça.
• • Preventiva: visa serviços pré-agendados para prevenir falhas.

Para analisar os custos com manutenção, vamos considerar os seguintes fatores:

1- A manutenção deve ser acompanhada por veículo, por período e por tipo de serviço. Em vez de depender de uma porcentagem antiga sem origem clara, use o histórico da operação para comparar preventiva, corretiva, peças, mão de obra e demais despesas que aparecem em cada veículo.

2- A partir daí, compare a evolução dos gastos ao longo do tempo. Peças e mão de obra de rotina entram nessa conta, mas também devem aparecer os reparos, pneus, óleo, seguro, registros, licenças, depreciação e demais despesas que afetam o custo total de manter o veículo disponível.

Vale lembrar que a manutenção regular pode favorecer uma operação mais eficiente e ajudar a evitar reparos caros no futuro. Por outro lado, problemas não tratados no veículo podem reduzir a eficiência, aumentar outros custos operacionais e levar a consertos mais caros depois.

Se os custos com serviços de manutenção de um veículo da frota passam a consumir uma parte relevante do valor do ativo antes do fim da vida útil prevista, está na hora de rever seus processos e avaliar a renovação da frota, pois esse veículo pode estar aumentando os custos da sua operação em vez de sustentá-la.

Planilha de Controle de Manutenções

Facilite e organize as manutenções da sua frota de forma prática.

Use a planilha como apoio para organizar registros de manutenção, visualizar gastos recorrentes e deixar claro quais veículos concentram reparos, trocas e paradas não planejadas.

O que está incluso nos custos com manutenção da frota

Os custos relacionados à manutenção incluem mão de obra, ferramentas, peças de reposição, pneus, reparos, óleo e prejuízos causados pela interrupção de atividades da empresa.

Além desses, os principais custos fixos e variáveis para incluir no valor total da manutenção são:

• • Depreciação: diferença entre o preço de compra do veículo e o valor estimado de revenda ou troca;
• • Seguro: despesa que deve ser acompanhada junto aos demais custos de posse e operação do veículo;
• • IPVA, registros, licenças e taxas: valores definidos conforme as regras aplicáveis ao veículo e ao local em que ele está cadastrado;
• • Combustível: valor que depende da quilometragem percorrida, do consumo do veículo e do preço pago por litro.

Caso os custos não sejam controlados, podem se tornar excessivos. Por isso, o gestor e sua equipe devem sempre acompanhar os processos e atividades da manutenção com muita cautela.

Além do mais, a manutenção de veículos é uma das responsáveis por preservar a produtividade da frota. É ela que mantém os veículos em pleno funcionamento, mantendo um fluxo regular das entregas e prazos.

Mais um motivo para cuidar dos veículos a fim de evitar possíveis falhas mecânicas e quebras de componentes, que poderiam gerar maior gasto com consertos não agendados e veículos ociosos. Itens simples também podem afetar a conta: desalinhamento aumenta a resistência ao rolamento e faz o motor trabalhar mais, enquanto componentes com maior capacidade, como filtros adequados à aplicação, podem aumentar a vida útil do item e reduzir trocas.

Como controlar os custos com manutenção da frota

Os softwares estão cada vez mais atualizados para auxiliar nos processos de gestão de manutenção.

Com esse tipo de tecnologia, é mais fácil centralizar informações como inspeções realizadas, problemas encontrados, ordens de serviço abertas e fechadas e custos de cada serviço. Quando esses registros ficam organizados, a equipe deixa de depender de anotações soltas e passa a consultar o histórico de cada veículo com mais segurança.

A partir disso, é possível acompanhar os indicadores de desempenho (KPIs) para saber onde está tendo bons resultados e exatamente onde melhorar.

O acompanhamento diário dos veículos ajuda a manter os custos de manutenção em dia e dentro do esperado ou planejado. Assim, a redução de custos é possibilitada, com uma melhor previsibilidade dos serviços preventivos e corretivos.

Como saber se os custos estão acima do normal?

Caso você ainda não tenha noção do quanto deveria estar gastando ou economizando todos os meses quando se fala em manutenção dos veículos, existem alguns sinais indicativos de problemas:

• • A rotina de prevenção, com a inspeção diária dos veículos, não está sendo realizada e os serviços corretivos estão sendo a principal atividade de manutenção da frota;
• • Os veículos estão apresentando falhas constantemente, passando mais tempo na oficina que em operação;
• • As infrações de trânsito são muito frequentes, indicando que os motoristas estão tendo uma conduta inadequada e prejudicando os veículos.

Embora não sejam diretamente relacionados aos custos com manutenção, são fatores que influenciam no aumento de danos aos veículos e, por consequência, nos valores gastos. Portanto, devem ser pontos de atenção na gestão da frota.

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