Gestão de frota de veículos pesados: por onde começar

A gestão de frota de caminhões organiza ativos, custos, manutenção, pessoas e informações da operação. Ela ajuda a empresa a enxergar prioridades, mas os resultados dependem de processos consistentes e de decisões adequadas ao contexto de cada atividade.

O ponto de partida é entender quais rotinas precisam ser registradas, quem responde por cada uma e como a equipe transforma registros em ações. Não basta ter uma lista de tarefas: é preciso acompanhar se ela foi executada e o que os dados indicam.

Veja os conceitos e práticas que compõem essa rotina:

• O que é a gestão de frota de caminhões;
• Qual a sua importância;
• Como fazer uma boa gestão de caminhões.

O que é a gestão de frota de caminhões?

É um tipo de gestão voltada exclusivamente às frotas de caminhões. Nela, acontece o controle total dos veículos, desde o planejamento de ações até a parte operacional.

Geralmente, ela é realizada por alguém que já possui ampla experiência no setor e conhece muito de veículos pesados.

Qual a importância da gestão de frota de caminhões?

Os caminhões concentram ativos, componentes e rotinas que exigem atenção contínua. Uma gestão voltada a eles ajuda a organizar os custos e a manutenção; a segurança depende também de inspeções, condições de uso, treinamento e resposta adequada às ocorrências.

Os benefícios que tornam a gestão de frota de caminhões essencial são:

Redução de custos

Quando falamos em custos, são diversos fatores envolvidos, desde os gastos com combustível até a aquisição de novos veículos.

Ter um controle próximo de cada área da frota é essencial para saber exatamente o quanto está sendo gasto e qual a perspectiva de economia que pode ter em cada uma delas.

Além disso, partindo do princípio de ter controle total sobre os processos, a gestão de frota de caminhões auxilia na identificação de possíveis situações que podem gerar problemas maiores, como o desgaste de pneus.

Produtividade e agilidade na rotina da operação

Com processos bem definidos e ferramentas adequadas à rotina, a equipe pode organizar o trabalho em diversas frentes:

• Para os motoristas: têm orientações e ferramentas para registrar inspeções de veículos e pneus conforme o processo definido.
• Para os mecânicos: as ordens de serviço podem concentrar o relato, a prioridade e o histórico necessário para o atendimento.
• Para o gestor de frota: os registros podem apoiar relatórios e análises, desde que sejam conferidos antes da tomada de decisão.

Durabilidade dos veículos

A gestão de frotas de caminhões deve incluir um plano de manutenção preventiva. A intenção é identificar necessidades de serviço antes que se agravem, respeitando as recomendações técnicas e os procedimentos da empresa.

É preciso ter um padrão para realizar a inspeção da frota, sempre verificando os itens cruciais diariamente e tendo uma previsão de serviços de alinhamento de rodas, troca de molas da suspensão, e assim por diante.

Como fazer uma boa gestão de frota de caminhões?

1 – Listagem de ativos

Como qualquer frota, para começar a sua gestão, é preciso listar todos os veículos da operação, estejam disponíveis para uso ou não. Afinal, mesmo os veículos ociosos trazem custos ao seu negócio e devem ser contabilizados para determinar, também, qual o destino deles.

Nesse registro, você poderá identificar também elementos como:

• Modelo e marca;
• Quilometragem rodada de cada caminhão;
• Data da última inspeção;
• Se há ordem de serviço em aberto;
• Ano do veículo;
• Entre outras informações.

2 – Levantamento de gastos

Depois, organize os gastos da operação entre fixos e variáveis, com categorias que façam sentido para a empresa. A comparação entre períodos só é útil quando os critérios de registro permanecem claros.

Por exemplo, registre as premissas usadas para planejar aquisição de veículos, combustível, pneus, manutenção e outras despesas. Uma média histórica pode orientar a análise, mas não substitui a investigação de variações relevantes.

3 – Determinação de ações diárias na operação

O que cada colaborador deve fazer para ajudar na sua gestão? Os motoristas, por exemplo, devem realizar o checklist de inspeção dos caminhões todos os dias, solicitando serviços preventivos sempre que necessário.

Dessa forma, contribuem à sua gestão evitando que os veículos deem problemas e gerem custos maiores no seu orçamento.

4 – Aplicação de ferramentas que contribuam com a gestão

Descobrir quais são as principais ferramentas que coletam os dados que você precisa para a sua gestão, e participar das demonstrações de produto, pode ser um trabalho um pouco demorado, mas que traz a recompensa rapidamente.

Dê foco total naquilo que realmente resolve um problema da rotina da sua operação.

5 – Análise dos indicadores de desempenho

As rotinas diárias podem gerar dados úteis para a análise:

• As inspeções registram condições observadas e pendências que precisam de avaliação técnica; elas não comprovam, sozinhas, a causa de um dano.
• Recursos de monitoramento contratados no mercado podem apoiar o controle de quilometragem e a análise do tempo de vida útil de um veículo.
• As inspeções de pneus podem alimentar o cálculo de custo por quilômetro quando a empresa define o método, registra os dados necessários e confere sua consistência.

Portanto, é essencial ter na sua lista de tarefas o acompanhamento e análise dos indicadores, sempre entendendo o desempenho da frota e onde pode melhorar ainda mais.

Dica de ouro para uma gestão econômica e de alta performance

Para conseguir os melhores resultados em uma gestão de frota de caminhões, você deve dar muita atenção à área de manutenção preventiva dos veículos. 

Afinal, eles são fundamentais para a frota. Seu bom funcionamento permite gerar economia nas demais áreas, como combustível e pneus.

Por isso, tenha um processo completo de gestão de manutenção na sua rotina e até traga alguém para ficar responsável e dar toda a atenção que essa área precisa.

Por exemplo, para criar diferentes modelos de checklist de inspeção para desempenhar a manutenção da frota — algo que talvez você, cuidando de todas as demais questões burocráticas e administrativas da frota, não consiga fazer.

O que é manutenção preventiva?

A manutenção preventiva reúne serviços planejados para reduzir a chance de falhas e identificar necessidades antes que elas se agravem. A frequência e os itens de cada atividade devem seguir as recomendações técnicas, a condição de uso e o plano da empresa.

O motorista pode executar verificações previstas no procedimento quando estiver orientado para isso. Inspeções ou serviços que exigem competência técnica devem ser encaminhados à equipe responsável.

Através de um checklist de veículos, diversos itens são listados e devem ser inspecionados a fim de determinar se estão danificados ou desgastados. Outros fatores, como o óleo do motor e a calibragem dos pneus, são essenciais para o bom funcionamento de um veículo e devem, igualmente, constar na lista de inspeção.

Esse processo de manutenção na gestão de frota de caminhões é o que ajuda a manter uma alta performance e produtividade nas operações.

Como fazer uma manutenção preventiva na gestão de frota de caminhões?

Como mencionamos, o checklist para manutenção é essencial. Ajuda a tornar a tarefa mais rápida e prática, otimizando a operação de transporte da empresa. 

Nos últimos anos, muitas soluções surgiram para facilitar o trabalho dos gestores. Dentre as alternativas, o checklist digital (também chamado de “eletrônico”) ajuda a tornar a manutenção preventiva mais rápida. 

Depois, para fazer a manutenção preventiva de forma correta, é preciso ter uma equipe capacitada.

Em adição, é preciso ter uma rotina de manutenção e um cronograma com a previsão das próximas datas de inspeção dos caminhões.

O próximo passo é executar o checklist definido para aquela atividade e registrar o resultado.

Nos checklists diários, inclua os itens essenciais para a rota, como faróis, freios e cinto de segurança, conforme o procedimento interno e as exigências aplicáveis. Itens com irregularidade devem ter um encaminhamento claro.

Quando for realizar viagens de longa distância, ou para inspeções de menor frequência, como as semestrais, precisa de um checklist completo. 

Deve-se conferir os componentes internos, a injeção eletrônica, o compartimento do motor, os componentes inferiores, a geometria, os freios e o escapamento.

É importante notar que esses são os “grandes grupos” do checklist. Dentro de cada um deles, há vários detalhes inclusos.

Por exemplo, quando falamos em motor, é preciso conferir o óleo, se há algum vazamento, ver o nível do reservatório do líquido do arrefecimento, etc.

Ainda mais, os pneus devem entrar no checklist. Apesar de serem uma gestão quase à parte da geral, eles precisam ser conferidos antes da viagem — tanto para analisar as condições de uso quanto para fazer a calibragem correta.

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