Plano de manutenção: os 3 tipos e como criar o seu

Os planos de manutenção são o que mantém os veículos da frota rodando em boas condições — e o que evita que a operação descubra um problema só quando o caminhão já parou na estrada.

Caminhões com os cuidados em dia atrasam menos entregas e reduzem o risco de acidentes.

Por isso, possuir uma gestão focada em manutenção preventiva pode ser a melhor opção: esperar a falha acontecer para só então corrigir tende a sair mais caro, porque soma peça, mão de obra e o tempo em que o veículo fica parado.

Antes de escolher a melhor forma de conservar a frota, pense no tamanho da sua empresa, no número de veículos que possui e nas diferenças entre eles — modelo, idade, tipo de rota. Serão informações cruciais para criar planos de manutenção mais eficientes.

Mas, primeiro de tudo, é preciso identificar os tipos de manutenção de frota.

Nesse post, confira:

• Quais são os tipos de manutenção da frota?
• Como funciona a manutenção preventiva?
• Como funciona a manutenção corretiva?
• Como funciona a manutenção preditiva?
• Como criar planos de manutenção?
• Por que os planos de manutenção são necessários?

Quais são os tipos de manutenção da frota?

Você pode encontrar algumas explicações mais aprofundadas sobre o que são as manutenções corretiva, preventiva e preditiva, mas, basicamente, você pode entendê-las como três respostas diferentes para momentos diferentes da vida do veículo. Guardar essa distinção é o que impede que o plano vire só uma agenda de consertos.

Manutenção preventiva

O objetivo dela é prevenir as falhas e quebras com intervenções programadas, feitas antes que o problema apareça: trocas de óleo e filtros, revisão de freios, pequenas tarefas e ajustes de rotina.

O responsável por criar um calendário de manutenção da frota é o gestor de frota ou gestor de manutenção.

Para isto, você deve analisar as informações coletadas pelo motorista durante as rotinas de viagem e o histórico de manutenções. Criando, a partir dessas observações, a agenda de revisões.

Os intervalos não saem de uma regra única. Eles partem do manual do fabricante de cada modelo e vão sendo ajustados pelo que a sua operação mostra: tipo de rota, carga transportada, condição das vias e o histórico de quebras daquele veículo.

Manutenção corretiva

Essa manutenção trata o veículo que já apresenta uma falha, e costuma ser a de maior custo à operação. Isto tanto pela necessidade de reposição de peças, quanto pela mão-de-obra, mais trabalhosa que a inspeção — sem contar o custo indireto do veículo parado.

As consequências de negligenciar a prevenção e focar na correção são veículos que quebram com mais frequência, ficando um longo período indisponível, entregas atrasadas e maiores riscos de acidentes.

Vale a ressalva de que a corretiva não desaparece: nenhum plano elimina todas as quebras. O que um plano bem feito muda é a proporção — quanto do orçamento vai para o imprevisto e quanto vai para o que foi programado — e o lugar onde a quebra acontece, na oficina em vez do meio da rota.

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva também busca encontrar falhas de maneira antecipada através do controle de desempenho e condições do veículo. Mas, aqui, você utiliza itens tecnológicos para medir o estado do componente antes de decidir a intervenção.

Como o ultrassom, câmeras termográficas e sensores de vibração.

São instrumentos mais caros e exigem alguém capaz de interpretar a medição. Por isso, ela tende a compensar primeiro nos componentes em que a quebra sai mais cara ou mais perigosa, e não na frota inteira de uma vez.

Outro ponto que evita frustração: a preditiva não substitui a preventiva. Ela ajuda a decidir se uma intervenção que já estava prevista deve ser antecipada, mantida ou adiada.

Como criar planos de manutenção?

Os passos abaixo formam um ciclo, não uma lista para percorrer uma vez só: cada rodada de dados coletados alimenta a próxima versão do plano.

Reunindo todas as informações necessárias

Para isto, é preciso conhecer todos os caminhões da frota e seus dados: marca, modelo, ano, ano de compra, quilometragem rodada, consertos anteriores e histórico de manutenções.

Vale lembrar que, quando descrevemos esses planos de manutenção, estamos nos referindo ao modelo mais acessível e essencial: o de prevenção.

Algumas informações que podem fazer a diferença nos seus planejamentos incluem, por exemplo, quantas vezes uma mesma peça apresenta problemas, quantas vezes o veículo parou de funcionar nas estradas, quais peças mais estragam, etc.

Igualmente, por meio deles, você consegue analisar com que frequência foi necessário levar o caminhão para manutenção e definir uma periodicidade com maior precisão.

Se a frota reúne modelos e idades muito diferentes, vale separar esses dados por grupo de veículos. O que um cavalo mecânico de alta quilometragem pede não é o mesmo que um veículo leve recém-comprado pede.

Levantando custos e fazendo orçamentos

Antes mesmo de iniciar com a inspeção dos veículos, você pode começar a levantar possíveis custos com avarias e gerar orçamentos para entender os custos médios de alguns serviços e compra de peças.

Até porque você precisa planejar o estoque de peças e ativos da frota também, então é um passo que auxilia neste todo da operação.

Você também precisa saber quanto custa para ter uma equipe de mecânicos disponível na frota ou uma parceria com alguma oficina, a fim de agilizar as manutenções necessárias e já estipular os valores mensais previstos.

Vale separar, desde esse levantamento, o que é peça, o que é mão de obra e o que é o tempo em que o veículo fica indisponível. São três contas que se comportam de formas diferentes e que, somadas sem distinção, escondem onde o dinheiro está indo.

Nesse momento, pode-se já analisar as possíveis soluções de checklist para utilizar na frota.

Definindo os checklists de inspeção dos veículos

O checklist consiste em uma lista com todos os itens do caminhão que devem ser verificados antes que o veículo saia para realizar uma entrega. Para uma gestão de manutenção eficaz, ele é indispensável.

Essa lista pode ser feita no computador e impressa, manualmente em um caderno ou com o uso de uma plataforma de checklist eletrônico.

Nela, são incluídos itens estrategicamente, conforme momento da inspeção e modelo do veículo. Geralmente, alguns itens em comum para todas as listas são pneus, faróis e itens de segurança.

Você pode planejar os checklists pensando em:

• Modelos específicos e/ou muito diferente de veículos na frota (por exemplo, frotas que possuem caminhões e motos);
• Verificações rápidas em rotas curtas/diárias da operação, os chamados “checklists de entrada e saída de veículos”;
• Aspectos específicos do veículo, como itens voltados à parte mecânica ou elétrica do transporte.

Uma lista curta que o motorista realmente preenche costuma render mais que uma lista longa preenchida no automático. Se um item nunca reprova em nenhum veículo, ele provavelmente está lá por hábito, e não por risco.

Montando um cronograma

Tão importante quanto definir o meio que a inspeção é feita, é definir a frequência dela. Como você notou, existe um checklist diário, este é voltado para os itens cruciais do veículo que são utilizados todos os dias — normalmente, os que fazem rotas urbanas, mais curtas.

A verificação inclui os faróis, nível de combustível, itens de segurança, danos externos visíveis, entre outros. Inclusive, ele é utilizado na saída e chegada do veículo para ter maior controle sobre os motoristas também, identificando quando teve uma ocorrência e quem foi o responsável por tal.

De maneira geral, o cronograma precisa considerar dois fatores mais importantes:

1. a frequência de utilização do veículo; e
2. a distância da viagem para a qual será utilizado.

Os intervalos a seguir são referência de prática, e não uma norma a cumprir. Um veículo que é usado todos os dias pede o check diário. Um que é utilizado de uma a duas vezes na semana pode passar por uma única inspeção semanal.

Já um que é usado uma vez ao mês para viagens mais longas costuma passar pela revisão completa a cada saída para viagem e retorno à operação — pode ser realizada também a inspeção deste a cada dia de parada para repouso do motorista, tanto na hora que termina sua viagem, quanto no momento em que retorna à rota.

Acompanhando os dados coletados e analisando os KPIs

Tudo o que for registrado em planilha ou no aplicativo de checklist de caminhão fica disponível para revisão do gestor de manutenção para entender se os seus planos de manutenção estão correspondendo à expectativa ou se precisam de melhorias.

O número de manutenções corretivas, os custos de manutenção por veículo e a quantidade de ocorrências por veículo são alguns indicadores úteis para gerar análises e conclusões que ajudem na sua gestão.

Só que indicador depende de registro completo: se metade das ordens de serviço não anota a peça trocada ou a data real da parada, o número que sai da planilha descreve o preenchimento, não a frota. Padronizar como cada ocorrência é registrada costuma render mais que acrescentar indicadores novos.

A comunicação constante com o gestor da frota é importante, visto que este possui uma visão mais ampla do funcionamento da operação como um todo e pode também gerar insights para novas ações nos planos de manutenção, em busca de resultados cada vez melhores.

Por que os planos de manutenção de veículos são necessários?

Para uma operação de transportes funcionar, ela depende dos seus veículos. Sendo assim, é fundamental que todos estejam em bom estado de funcionamento.

A manutenção evita:

• Acidentes;
• Altos custos na compra de peças novas;
• Mão de obra cara;
• Risco de perda de carga em paradas forçadas;
• Atraso de entregas por falha mecânica.

Além disso, os caminhões possuem um alto custo de aquisição, assim como a reposição de suas peças. Por isso, é importante acompanhar sua estrutura e desgaste, a fim de encontrar os meios e providenciar o necessário para que sua vida seja prolongada ao máximo.

Há ainda o lado legal, que costuma passar despercebido no planejamento. O Código de Trânsito Brasileiro classifica como infração conduzir o veículo “em mau estado de conservação, comprometendo a segurança, ou reprovado na avaliação de inspeção de segurança e de emissão de poluentes e ruído” (art. 230, inciso XVIII). Nessa hipótese, o Código prevê infração grave, penalidade de multa e, como medida administrativa, a retenção do veículo para regularização. Um plano de manutenção em dia não é garantia contra autuação, mas é o que dá à operação o registro de que a conservação está sendo acompanhada.

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