Control de multas de la flota: cómo montar la hoja de cálculo

Utilizar una hoja de cálculo de control de multas en su flota puede generar diversos beneficios para su operación.

Algunos objetivos de la gestión de multas incluyen la reducción de esas incidencias, menores costos financieros y, también, una mayor visibilidad del comportamiento de los conductores en ruta.

Y todo eso se obtiene con su hoja de cálculo de multas. Conozca más:

• Por qué utilizar una hoja de cálculo de control de multas;
• Qué información debe incluirse en la hoja de cálculo;
• Cómo montar la hoja de cálculo de control de multas.

¿Por qué utilizar una hoja de cálculo de control de multas?

Reducir los costos financieros

Controlar las multas recibidas en una operación de transporte puede reducir mucho sus costos financieros. Incluso una flota más pequeña, con unas 50 placas, puede llegar a un valor muy alto a lo largo de un año.

En Brasil, si, en promedio, cada vehículo recibe una multa leve por mes, al final de un año la operación tendrá un costo de R$ 1.060,56 (12 x el valor de la multa leve de R$ 88,38).

Ahora, si se considera que algunas infracciones varían entre media, grave y gravísima, los costos empiezan a aumentar. El escenario empeora todavía más cuando contamos la posibilidad de dos a tres multas de tránsito (en portugués) por placa en un mismo mes.

Es decir: hacer la gestión de multas de la flota es fundamental para evitar los costos generados por las infracciones.

Aumentar la seguridad en el tránsito

Otro punto que hace importante el uso de una hoja de cálculo de control de multas es aumentar la seguridad en el tránsito. Al fin y al cabo, menos incidencias representan una conducción más consciente y segura por parte de los conductores.

Entre otras herramientas de gestión de flotas que contribuyen a aumentar la seguridad de las operaciones de transporte, la hoja de cálculo de multas es una opción accesible y efectiva.

Entender el comportamiento de los conductores

Dar seguimiento a las incidencias y al motivo de cada multa recibida permite entender el comportamiento de los conductores en la carretera. Por ejemplo, las multas por exceso de velocidad o por pasarse el semáforo en rojo indican imprudencia al conducir.

En esos casos, es necesario reforzar las capacitaciones sobre conducción defensiva para tener una conducta más responsable en el tránsito.

Evitar recibir una multa NIC

El control de multas de la flota sirve también para evitar la multa por no indicación del conductor, conocida en Brasil como NIC. En Brasil, cuando el vehículo de la empresa recibe una multa y el conductor no fue identificado, la empresa tiene hasta 30 días, contados desde la notificación de la infracción, para presentar al conductor.

De lo contrario, se recibe la NIC, además de la multa por la infracción cometida en la conducción del vehículo.

En esa situación, la hoja de cálculo de control de multas permite identificar con mayor facilidad y rapidez quién era el responsable del vehículo en la fecha de la infracción.

Garantizar la disponibilidad de los vehículos de la flota

Cuando usted hace la gestión de las infracciones de tránsito, también termina incentivando las buenas prácticas al conducir y controlando mejor la conservación de los vehículos.

De esta forma, usted evita la indisponibilidad de los vehículos, ya sea por la incautación del activo al cometer ciertas infracciones o para mantener el buen estado del vehículo por más tiempo.

¿Qué debe estar en su hoja de cálculo de control de multas?

Algunos de los datos más importantes a los que dar seguimiento en su hoja de cálculo de control de multas son la fecha de la infracción, el valor de cada multa, el conductor responsable, la placa de la infracción y la fecha de pago.

Además de esos datos, la hoja de cálculo puede contener automatizaciones que generan rankings, como el de los conductores con más multas y el de las multas más recurrentes en la flota.

¿Cómo montar la hoja de cálculo de control de multas?

Defina su estructura

Para que algunas funciones de su hoja de cálculo funcionen adecuadamente, usted necesita algunas pestañas dedicadas al catálogo de información:

• Pestaña 1: Catálogo de vehículos.
• Pestaña 2: Catálogo de conductores.
• Pestaña 3: Catálogo de multas.

Además de esas, usted necesita un dashboard donde efectivamente hará el control de las multas y una visualización de la información en formato de "informe":

• Pestaña 4: Registro de multas.
• Pestaña 5: Informe de incidencias.
• Pestaña 6: Ranking de multas y conductores.

Identifique la información necesaria

Con la estructura básica definida, usted necesita entender qué información será necesaria en cada etapa. En el catálogo de vehículos, por ejemplo, ¿es importante tener la marca, el modelo y el año de fabricación de cada activo? ¿O basta con registrar la placa?

Identifique qué datos necesita reunir para completar cada catálogo y tenga esa información a mano para ingresarla en su hoja de cálculo.

Además, identifique qué información es más útil visualizar en su registro de multas. Algunas sugerencias que dimos arriba y que reforzamos: fecha de la infracción, valor de cada multa, el conductor responsable, placa de la infracción y fecha de pago.

Aplique los cálculos y automatizaciones

Después de tener todo definido, solo falta programar las automatizaciones necesarias para que su informe y su ranking funcionen correctamente.

Una alternativa simple y rápida es utilizar una plantilla ya lista de hoja de cálculo para el control de multas. Ponemos a su disposición una versión con todas las funcionalidades mencionadas arriba que usted puede descargar gratis.

Descargue ahora nuestra hoja de cálculo de gestión de multas (en portugués).