Hoja de cálculo de gestión de flota: cuándo basta

¿Realmente funciona una hoja de cálculo de gestión de flota? ¿Cuándo conviene tener una y cuándo invertir en un sistema de gestión digital?

Son dudas que encontramos con frecuencia en la gestión de flotas y tienen mucho sentido. Al fin y al cabo, estamos poniendo en cuestión la eficiencia y la productividad de los procesos de las operaciones de transporte.

Hay muchos detalles que registrar y a los que dar seguimiento, desde el plan de mantenimiento hasta la jornada laboral de los conductores. Por lo tanto, la organización es indispensable. Ahora, basta comprender cuál es la mejor alternativa para utilizar en su flota.

Hoja de cálculo de gestión de flota

Aunque disponen de recursos para invertir en una herramienta tecnológica de gestión, algunas grandes empresas utilizan la hoja de cálculo como opción de control. ¿Eso significa que es mejor?

No necesariamente.

Cuando utiliza una hoja de cálculo de gestión completa, con varias hojas que muestran datos de la flota, kilometraje de los vehículos, registro de talleres, documentación y otra información importante, puede que ni siquiera eche de menos un sistema digital.

De hecho, probablemente solo percibirá la diferencia y la facilidad que aporta el sistema después de conocerlo y aplicarlo en su gestión. ¡Puede incluso preguntarse por qué no dio ese paso antes!

Pero antes de comenzar a comparar ambas alternativas, respondamos algunas preguntas:

¿Cuándo usar una hoja de cálculo para gestionar la flota?

Las empresas que todavía están dando el primer paso en la organización y el control de flotas pueden beneficiarse de las hojas de cálculo, ya sea utilizando una para cada proceso o unificando todo en una única hoja de cálculo con varias hojas.

Cabe destacar que centralizar la información en un solo lugar es una ventaja para que el gestor de flota pueda encontrarla toda con facilidad. Así, puede generar informes y análisis con mayor agilidad para planificar y tomar decisiones.

La hoja de cálculo es un buen medio para consolidar la gestión y ayudar a comprender qué tipo de sistema se necesitaría. La variedad de tipos y funcionalidades de software es tan grande que resulta complicado elegir una herramienta antes de tener los procesos en curso y funcionando.

¿Cómo crear una hoja de cálculo?

Aunque puede encontrar plantillas en línea, crear una hoja de cálculo de gestión diseñada específicamente para su flota tiene ventajas. Considere esta alternativa.

En resumen, su hoja de cálculo necesita:

• Registro de conductores;
• Registro de vehículos;
• Control de mantenimiento;
• Costos fijos;
• Consumo de combustible;
• Gestión de neumáticos;
• Control de peajes;
• Control de multas;
• Costos diarios.

La idea es que cada una de estas áreas sea una hoja diferente del mismo archivo.

Cada una debe contener columnas y filas para completar la información necesaria. Por ejemplo, el registro del conductor puede incluir nombre, edad, tiempo de experiencia (trabajo) en la empresa, número de la licencia de conducir de Brasil (CNH), número de viajes realizados, entre otros datos.

Conozca con más detalle cómo crear una hoja de cálculo para flotas.

Sistema digital para gestión de flota

En esencia, el sistema es muy parecido a la hoja de cálculo: ambos buscan agilizar y facilitar el control de flotas. Pero en cuanto a construcción, estructura, implementación y todo lo demás, son muy diferentes.

Las empresas que comprenden la ventaja de la tecnología saben que un costo inicial algo mayor que el de la hoja de cálculo de gestión de flota compensa a largo plazo. Contar con un sistema fácil de actualizar y personalizable facilita mucho las cosas.

Para una comparación general, pasemos a la pregunta:

¿Cuándo usar un sistema digital de gestión?

Después de consolidar la gestión de flotas, puede investigar y comprender cuál es el mejor sistema para implementar en el día a día de sus operaciones.

Además, migrar a un sistema digital resulta más sencillo cuando ya están establecidos los procesos operativos. Aunque algunos empleados puedan resistirse o tener dificultades con el cambio, esto puede resolverse manteniendo una comunicación clara y abierta.

Es decir, debe avisar a todos de que habrá un cambio, cuál será y cómo ocurrirá; un cronograma de implementación puede ayudar.

Tabla comparativa: hoja de cálculo o sistema

En conclusión…

Debe optar por la alternativa que tenga más sentido para el momento de su flota. Si se trata de realizar una “revolución” tecnológica, ¿qué tal considerar llevar Prolog con usted?

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