SaaS en logística: qué es y cómo elegirlo para la flota

Un SaaS de logística, o “software as a service”, tiene como característica principal ofrecer un sistema como servicio, generalmente accesible por internet y contratado por suscripción, sin necesidad de instalar o mantener el software localmente.

Este tipo de herramienta forma parte de un movimiento para modernizar las operaciones de transporte y logística, generando eficiencia, seguridad y, en muchos casos, ahorro para las empresas.

Algunos ejemplos de uso del SaaS en este contexto incluyen sistemas de optimización de rutas, que pueden ayudar a reducir el uso de combustible y acortar las ventanas de entrega, y soluciones de gestión de mantenimiento de vehículos, que facilitan recordatorios y controles antes de que pequeños problemas se conviertan en reparaciones costosas.

En general, estas aplicaciones funcionan en la nube o en infraestructura mantenida por el proveedor, pero siguen dependiendo de los datos de la operación y de los registros realizados por el equipo para rendir de la mejor manera posible.

Conozca más a continuación:

• ¿Qué es un SaaS?
• ¿Cómo funciona el SaaS en logística?
• ¿Cuáles son los principales beneficios de usar SaaS en la gestión logística?
• ¿Qué funciones puede ofrecer un SaaS de logística?
• ¿Cómo elegir el software SaaS adecuado para las necesidades de su flota?

¿Qué es un SaaS?

Un SaaS es una solución basada en software, utilizada como servicio dentro de una empresa, generalmente desarrollada por una empresa de tecnología para flotas cuando se trata de flotas y logística.

“SaaS” es la sigla de “software as a service”, que significa exactamente eso: un software como servicio.

Esta tecnología ofrece aplicaciones de software basadas en la nube, accesibles por internet, sin necesidad de instalaciones locales o mantenimiento de hardware dedicado por parte de la empresa usuaria.

¿Cómo funciona un SaaS de logística?

Una solución SaaS funciona, básicamente, mediante el acceso en línea a la herramienta con usuario y contraseña, ya sea desde la web, en un navegador, o desde una aplicación en el celular.

En la práctica, funciona mediante una suscripción en la que la empresa usuaria paga una cuota periódica, generalmente anual o mensual, para acceder al software. Esto ofrece flexibilidad para escalar el uso según la necesidad, agregando o quitando usuarios, funciones o niveles de suscripción, de acuerdo con el modelo comercial del proveedor.

¿Cuáles son los principales beneficios de usar SaaS en la gestión logística?

Bajo costo (menor que la implementación interna)

Usar una solución SaaS elimina la necesidad de grandes inversiones iniciales en infraestructura de TI, como servidores y licencias de software instaladas localmente.

Además, al elegir un modelo de suscripción, las empresas pueden reducir los costos operativos y de mantenimiento, pagando por el acceso contratado y, en algunos modelos, ajustando el uso según la necesidad.

Escalabilidad

La escalabilidad es uno de los beneficios más atractivos del SaaS, ya que permite a las empresas ajustar su capacidad de uso según la necesidad, sin la complejidad de modificar la infraestructura física.

Esto es particularmente útil en la gestión logística, donde las demandas pueden variar por temporada o en respuesta a cambios del mercado.

Elimina el mantenimiento manual y ofrece actualizaciones automáticas

Los servicios SaaS se destacan porque el proveedor gestiona la infraestructura, la seguridad, el mantenimiento y las actualizaciones del software, reduciendo la necesidad de equipos internos de TI para esas tareas.

De esta manera, ayudan a mantener a la empresa usando versiones actualizadas de la herramienta, sin que la operación logística tenga que realizar manualmente cada actualización de software y seguridad.

Personalización

En muchos casos, un SaaS de logística puede ofrecer personalización, permitiendo adaptar las soluciones a las necesidades específicas de cada empresa.

Esa flexibilidad puede ayudar a acercar las funciones a los procesos de logística y gestión de flotas ya existentes, siempre que la solución elegida tenga opciones de configuración, implementación y soporte compatibles con la realidad de la operación.

Fácil integración con otros sistemas

Las operaciones logísticas y de transporte tienen muchas etapas y pueden utilizarse distintos sistemas en cada una. Por eso, es importante evaluar si el SaaS se integra de forma sencilla y práctica con las soluciones tecnológicas que la empresa ya utiliza.

Esta integración entre distintas plataformas puede facilitar la comunicación y el flujo de datos, como los de sistemas de gestión financiera, CRM y ERP, creando una gestión de datos y operaciones más eficiente y completa. En el caso de Prolog, la API puede compartir información con un ERP o una torre de control logístico, según la solución contratada.

Acceso remoto y movilidad

El SaaS puede ofrecer acceso remoto a las soluciones desde cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que haya conexión a internet; en algunos casos, incluso puede ofrecer algunas funciones sin conexión.

Esta característica agiliza la gestión y permite que tanto los conductores como otros colaboradores y los gestores realicen acciones incluso fuera del centro de operaciones.

Reducción del tiempo de implementación

La implementación de un SaaS de logística ya desarrollado tiende a ser más rápida que la de un software creado internamente. La mayoría de las empresas desarrolladoras ya tienen capacitaciones y procesos de incorporación preparados para agilizar la implementación.

En cambio, si se realiza internamente, será necesario más tiempo para entender todos los pasos necesarios, crear las capacitaciones específicas, entre otros detalles, para que todo funcione sin problemas y sin interrumpir las operaciones.

¿Qué funciones puede ofrecer un SaaS de logística?

Existen distintas alternativas de soluciones SaaS, dirigidas a las diferentes áreas de la gestión de flotas y la logística. Por eso, las funciones serán diversas y seguirán el contexto de aplicación de la herramienta.

Algunas de las principales soluciones incluyen plataformas de gestión del transporte, que pueden tener funciones como planificación de actividades, programación de tareas y seguimiento de indicadores operativos.

Otro SaaS muy utilizado es el de planificación de rutas, donde la plataforma puede usar datos del tipo de vehículo, distancia recorrida, cantidad de paradas, tráfico y condiciones climáticas para ayudar a definir rutas más eficientes, según los recursos disponibles en la solución.

También hay software de logística específicamente dirigido al transporte con un enfoque muy concreto, como los sistemas de gestión de mantenimiento y de gestión de neumáticos.

Estos cuentan con funciones para revisar el estado y el desempeño de los neumáticos y vehículos en cada inspección, programar mantenimientos preventivos, registrar historiales de mantenimiento y reparaciones, además de gestionar los costos asociados a esos procesos.

Otras posibilidades incluyen soluciones para generar análisis e informes, gestionar inventarios y existencias, administrar almacenes, entre otras.

¿Cómo elegir el software SaaS adecuado para las necesidades de su flota?

Para elegir una solución SaaS de logística que responda a las necesidades de su flota, hay que empezar por lo básico: entender y definir las necesidades específicas de sus operaciones y cuáles tienen mayor prioridad.

Esto puede ser, por ejemplo, mejorar la eficiencia en el consumo de combustible, reducir la inactividad de la flota y aumentar la disponibilidad de los vehículos.

Con esa información, debe buscar las soluciones que mejor respondan a lo que necesita y evaluar presupuestos, facilidad de uso y compatibilidad con los sistemas que ya se utilizan en la gestión de la flota.

También debe considerar aspectos como los estándares de seguridad para proteger los datos de su empresa, el soporte y las capacitaciones ofrecidos, y el ROI (retorno de la inversión) promedio que puede ofrecer la solución; esta información generalmente se proporciona en reuniones de demostración y solicitudes de propuestas.

En Prolog, nuestras soluciones SaaS están dirigidas a la gestión de flotas, con recursos para neumáticos, mantenimiento preventivo y checklist electrónico.
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