Como funciona a tecnologia na gestão de frotas

Seja através de sistemas de telemetria, software de gestão de manutenção ou soluções de roteirização, a tecnologia na gestão de frotas está evoluindo e sendo cada vez mais indispensável.

Além de soluções específicas e completas para cada etapa dos processos da frota, quando unidas, podem formar uma visão unificada e 360º das operações. Dessa forma, possibilitando uma gestão mais precisa e alcançando resultados de eficiência operacional e redução de custos.

Porém, para fazer a implementação das ferramentas tecnológicas, é preciso ter uma abordagem estratégia e um planejamento tanto de necessidades e demandas da frota, quanto de ROI (retorno sobre o investimento) a longo prazo.

Confira a seguir:

O papel da tecnologia na gestão de frotas
Como funciona a tecnologia na gestão de frotas
Exemplos de novas tecnologias no transporte
Como implementar novas tecnologias na gestão de frotas

O papel da tecnologia na gestão de frotas

Na gestão de frotas, a tecnologia tem o papel de facilitar e agilizar as rotinas e processos já existentes. Soluções fundamentadas na tecnologia podem, por exemplo, coletar dados com mais detalhes e precisão que as ferramentas manuais.

Mais recentemente, com o crescimento e maior acessibilidade à inteligência artificial, diversas ferramentas passaram a usar desse recurso para otimizar ainda mais tarefas como a otimização de rotas e a gestão de manutenção dos veículos.

Mais do que atender aos processos já realizados na frota, a tecnologia facilita a implementação de novas atividades e até a atender demandas latentes no mercado. Um exemplo disso é a adoção de práticas de sustentabilidade no transporte.

Como um dos principais desafios para atender às práticas sustentáveis está o controle e redução de emissões de gases poluentes dos veículos, algo que a tecnologia está resolvendo e viabilizando com baixos esforços humanos.

Como funciona a tecnologia na gestão de frotas?

Essa resposta pode variar de acordo com o tipo de tecnologia sendo utilizada.

Sistemas de gestão de manutenção irão funcionar por meio da coleta de dados sobre os veículos, com isso, a solução consegue identificar e alertar sobre as melhores datas e serviços a serem realizados visando a conservação e durabilidade dos veículos, além de evitar interrupções inesperadas nas operações.

Por outro lado, uma tecnologia de roteirização funciona a partir de dados em tempo real sobre tráfego, condições climáticas e tipo de veículo utilizado para a rota, já que dentro das cidades, por exemplo, a circulação de veículos pesados pode ser mais limitada.

De maneira geral, a tecnologia na gestão de frotas funciona por meio da coleta e análise de dados concretos com alta precisão do funcionamento diário das suas operações de transporte.

Além disso, boa parte das tecnologias possui a característica de se integrar facilmente às demais soluções utilizadas, garantindo uma comunicação entre atividades e setores para uma gestão realmente eficiente.

Dessa forma, mais do que uma programação sobre os processos e atividades de uma área da frota, as decisões e sugestões dadas por cada tecnologia passam por adaptações específicas à sua frota.

Exemplos de novas tecnologias no transporte

Há uma ampla variedade de sistemas baseados em tecnologia na gestão de frotas, dentre alguns dos principais, podemos mencionar:

Sistema de gestão de frotas: podem agrupar diferentes funcionalidades em módulos como manutenção veicular, monitoramento de veículos, controle de combustível e controle de jornada dos motoristas.
Internet das Coisas (IoT): essa tecnologia funciona através da conexão entre diferentes partes da operação para maximizar a comunicação em tempo real.
Sistema de gestão de pneus: esse tipo de sistema permite acompanhar os dados sobre os pneus e calcular automaticamente a previsão de substituição dos ativos e o custo benefício de cada modelo utilizado.
Telemetria: um modelo avançado de GPS, a tecnologia da telemetria rastreia a localização, velocidade, rotas, paradas, tempo de cada parada, entre outras informações sobre os veículos em rota — tudo isso em tempo real.
Plataforma de Business Intelligence (BI): com a variedade de sistemas implementados na operação, as plataformas de BI conseguem conectar e centralizar os dados de diversas fontes, criando um sistema geral e podendo gerar relatórios e análises de alta precisão.

Como implementar novas tecnologias na gestão de frotas?

Avaliar as necessidades da frota

O primeiro passo na implementação de novas tecnologias na gestão de frotas é realizar uma avaliação das necessidades operacionais específicas da frota.

Isso envolve uma análise detalhada das atividades diárias, identificação de gargalos no desempenho, segurança dos veículos, eficiência de combustível e quaisquer outros aspectos que possam ser melhorados com o apoio tecnológico.

Essa é uma etapa prévia à contratação e permite que você compreenda como as soluções tecnológicas serão adequadas para oferecer respostas aos desafios enfrentados.

Planejar, pesquisar e orçar

Depois dessa primeira análise, é preciso elaborar um plano estratégico que inclua pesquisa de mercado para as soluções tecnológicas disponíveis e um orçamento previsto para essa inovação na gestão da sua frota.

É importante lembrar de incluir valores não apenas de aquisição, mas também gastos adicionais que podem surgir, como custo com integração, atualização ou manutenção das plataformas.

A sua pesquisa deve ainda comparar os diferentes fornecedores para avaliar a compatibilidade com as necessidades da frota, o suporte oferecido e qual a satisfação de outros usuários do setor.

Implementar gradualmente e realizar treinamentos

A fase de implementação em si deve acontecer gradualmente, promovendo um “projeto piloto” ou implementando em uma parte da frota, permitindo identificar os ajustes necessários antes de partir para uma implementação completa e a nível de toda a frota.

Ao mesmo tempo, você já pode começar a organizar e executar sessões de treinamento para os membros da equipe, incluindo motoristas, mecânicos e gestores — a quem for necessário e fizer sentido estar em contato com a tecnologia.

Dessa forma, tudo ocorrerá de maneira mais linear e sem enfrentar grandes problemas no caminho.

Monitorar, avaliar e ajustar

Acompanhar indicadores de desempenho (KPIs) é fundamental para entender se os resultados são positivos e quais áreas necessitam de ajustes. As métricas mais adequadas devem ser identificadas conforme tecnologia adotada para o seu melhor acompanhamento.

Para o sistema de gestão de manutenção, faz sentido acompanhar KPIs como a taxa de disponibilidade da frota, quantidade de manutenções por tipo realizadas (corretiva, preventiva e preditiva, por exemplo), custos com manutenção, entre outros.

Já para uma tecnologia de monitoramento de frota, você pode avaliar a economia no consumo de combustível, tempo médio de entrega, e assim por diante.

Com base em análises como essas, é possível reunir as informações necessárias para calcular também o ROI gerado pela tecnologia adotada na sua gestão.

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Perguntas frequentes

O que devo avaliar ao comparar diferentes sistemas de gestão de frotas?

A comparação começa pela compatibilidade de cada fornecedor com as necessidades da frota, passa pelo suporte oferecido e chega à satisfação de outros usuários do setor. No orçamento entram não só os valores de aquisição, mas também gastos que aparecem depois: integração, atualização e manutenção das plataformas. Antes de tudo isso, vale ter mapeado os gargalos da operação, para saber que problema a ferramenta precisa resolver.

Por onde começar a implantar tecnologia na frota sem parar a operação?

O primeiro passo é avaliar as necessidades operacionais específicas, com análise das atividades do dia a dia e identificação de gargalos em desempenho, segurança dos veículos e eficiência de combustível. Depois vêm o plano, a pesquisa de mercado e o orçamento. A implantação em si acontece de forma gradual, por projeto piloto ou em parte da frota, o que permite corrigir o rumo antes de estender a todos. O treinamento corre em paralelo.

Qual a diferença entre um sistema de gestão de manutenção e um de roteirização?

Eles partem de dados diferentes. O de manutenção se alimenta das informações dos veículos e passa a indicar datas e serviços recomendados para conservar a frota e evitar interrupções inesperadas na operação. O de roteirização trabalha com condições de trânsito, clima e tipo de veículo empregado no trajeto, porque dentro das cidades a circulação dos pesados costuma ter mais restrição. Um cuida do ativo; o outro, do caminho.

Como saber se a tecnologia contratada está dando retorno?

Pelos indicadores ligados ao que foi contratado. No caso de um sistema de gestão de manutenção, vale acompanhar a taxa de disponibilidade da frota, quantas manutenções foram feitas de cada tipo — corretiva, preventiva, preditiva — e os custos com manutenção. Para soluções voltadas ao acompanhamento da frota, entram a economia no consumo de combustível e o tempo médio de entrega. Com esses números é possível calcular o ROI da adoção.

Que tipos de sistema existem hoje para a gestão de frotas?

Há sistemas que agrupam funcionalidades em módulos, como manutenção veicular, controle da jornada dos motoristas e acompanhamento do consumo de combustível. Existem soluções específicas de gestão de pneus, que acompanham os dados de cada ativo e calculam a previsão de substituição e o custo-benefício por modelo. A internet das coisas conecta partes distintas da operação, e as plataformas de business intelligence reúnem dados de várias fontes para gerar relatórios de precisão alta.

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