Cómo funciona la tecnología en la gestión de flotas

Ya sea mediante sistemas de telemetría, software de gestión de mantenimiento o soluciones de planificación de rutas, la tecnología en la gestión de flotas evoluciona y se vuelve cada vez más indispensable.

Además de soluciones específicas y completas para cada etapa de los procesos de la flota, cuando se unen, pueden formar una visión unificada y de 360º de las operaciones. Así, pueden permitir una gestión más precisa y alcanzar resultados de eficiencia operativa y reducción de costos.

Sin embargo, para implementar las herramientas tecnológicas, es necesario un enfoque estratégico y una planificación tanto de las necesidades y demandas de la flota como del ROI (retorno de la inversión) a largo plazo.

Conozca a continuación:

• El papel de la tecnología en la gestión de flotas
• Cómo funciona la tecnología en la gestión de flotas
• Ejemplos de nuevas tecnologías en el transporte
• Cómo implementar nuevas tecnologías en la gestión de flotas

El papel de la tecnología en la gestión de flotas

En la gestión de flotas, la tecnología cumple el papel de facilitar y agilizar las rutinas y los procesos ya existentes. Las soluciones basadas en tecnología pueden, por ejemplo, recopilar datos con más detalle y precisión que las herramientas manuales.

Más recientemente, con el crecimiento y la mayor accesibilidad de la inteligencia artificial, diversas herramientas empezaron a utilizar este recurso para optimizar aún más tareas como la optimización de rutas y la gestión de mantenimiento de los vehículos.

Más allá de atender los procesos ya realizados en la flota, la tecnología facilita la implementación de nuevas actividades e incluso permite atender demandas latentes del mercado. Un ejemplo es la adopción de prácticas de sostenibilidad en el transporte.

Uno de los principales desafíos para cumplir con las prácticas sostenibles es controlar y reducir las emisiones de gases contaminantes de los vehículos, algo que la tecnología está resolviendo y haciendo viable con poco esfuerzo humano.

¿Cómo funciona la tecnología en la gestión de flotas?

Esta respuesta puede variar según el tipo de tecnología utilizada.

Los sistemas de gestión de mantenimiento funcionan mediante la recopilación de datos sobre los vehículos; con ello, la solución consigue identificar y alertar sobre las mejores fechas y los servicios que deben realizarse para conservar los vehículos y prolongar su durabilidad, además de evitar interrupciones inesperadas en las operaciones.

Por otro lado, una tecnología de planificación de rutas funciona a partir de datos en tiempo real sobre tránsito, condiciones climáticas y tipo de vehículo utilizado para la ruta, ya que dentro de las ciudades, por ejemplo, la circulación de vehículos pesados puede ser más limitada.

En general, la tecnología en la gestión de flotas funciona mediante la recopilación y el análisis de datos concretos de alta precisión sobre el funcionamiento diario de sus operaciones de transporte.

Además, buena parte de las tecnologías tiene la característica de integrarse fácilmente con las demás soluciones utilizadas, garantizando la comunicación entre actividades y departamentos para una gestión realmente eficiente.

Así, más allá de programar los procesos y actividades de un área de la flota, las decisiones y sugerencias de cada tecnología pasan por adaptaciones específicas a su flota.

Ejemplos de nuevas tecnologías en el transporte

Existe una amplia variedad de sistemas basados en tecnología para la gestión de flotas; entre algunos de los principales, podemos mencionar:

• Software de gestión de flotas: estos sistemas pueden agrupar distintas funcionalidades en módulos como mantenimiento vehicular, monitoreo de vehículos, control de combustible y control de jornada de los conductores.
• Internet de las cosas (IoT): esta tecnología funciona mediante la conexión entre distintas partes de la operación para maximizar la comunicación en tiempo real.
• Sistema de gestión de neumáticos: este tipo de sistema permite dar seguimiento a los datos de los neumáticos y calcular automáticamente la previsión de sustitución de los activos y la relación costo-beneficio de cada modelo utilizado.
• Telemetría: un modelo avanzado de GPS, la tecnología de telemetría rastrea la ubicación, la velocidad, las rutas, las paradas, la duración de cada parada, entre otra información sobre los vehículos en ruta; todo ello en tiempo real.
• Plataforma de Business Intelligence (BI): con la variedad de sistemas implementados en la operación, las plataformas de BI consiguen conectar y centralizar los datos de diversas fuentes, creando un sistema general y pudiendo generar informes y análisis de alta precisión.

¿Cómo implementar nuevas tecnologías en la gestión de flotas?

Evaluar las necesidades de la flota

El primer paso para implementar nuevas tecnologías en la gestión de flotas es evaluar las necesidades operativas específicas de la flota.

Esto implica un análisis detallado de las actividades diarias, la identificación de cuellos de botella en el desempeño, la seguridad de los vehículos, la eficiencia del combustible y cualquier otro aspecto que pueda mejorarse con apoyo tecnológico.

Esta etapa es previa a la contratación y permite comprender cómo se adaptarán las soluciones tecnológicas para responder a los desafíos existentes.

Planificar, investigar y presupuestar

Después de este primer análisis, es necesario elaborar un plan estratégico que incluya investigación de mercado sobre las soluciones tecnológicas disponibles y un presupuesto previsto para esta innovación en la gestión de su flota.

Es importante recordar que deben incluirse no solo los valores de adquisición, sino también los gastos adicionales que puedan surgir, como los costos de integración, actualización o mantenimiento de las plataformas.

Su investigación también debe comparar los distintos proveedores para evaluar la compatibilidad con las necesidades de la flota, el soporte ofrecido y la satisfacción de otros usuarios del sector.

Implementar gradualmente y capacitar

La fase de implementación debe realizarse gradualmente, mediante un “proyecto piloto” o la implementación en una parte de la flota, lo que permite identificar los ajustes necesarios antes de pasar a una implementación completa en toda la flota.

Al mismo tiempo, ya puede empezar a organizar y realizar sesiones de capacitación para los miembros del equipo, incluidos conductores, mecánicos y gestores; para quienes sea necesario y tenga sentido utilizar la tecnología.

De esta forma, todo ocurrirá de manera más fluida y sin grandes problemas en el camino.

Monitorear, evaluar y ajustar

Dar seguimiento a los indicadores de desempeño (KPIs) es fundamental para entender si los resultados son positivos y qué áreas necesitan ajustes. Las métricas más adecuadas deben identificarse según la tecnología adoptada para darle el mejor seguimiento.

Para el sistema de gestión de mantenimiento, tiene sentido dar seguimiento a KPIs como la tasa de disponibilidad de la flota, la cantidad de mantenimientos realizados por tipo (correctivo, preventivo y predictivo, por ejemplo), los costos de mantenimiento, entre otros.

Para una tecnología de monitoreo de flotas, puede evaluar el ahorro en consumo de combustible, el tiempo medio de entrega, y así sucesivamente.

A partir de análisis como estos, es posible reunir la información necesaria para calcular también el ROI generado por la tecnología adoptada en su gestión.

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