Cálculo del flete de camión: paso a paso en 10 etapas

Sin ninguna duda, saber cómo calcular el flete de camión es uno de los principales dolores de cabeza para los gestores de flotas. Por eso, reunimos la información principal para hacer más clara esta tarea y mejorar sus resultados.

Antes que nada, es importante señalar que hacer un cálculo de flete correcto no va a resolver, necesariamente, todos los problemas financieros de la operación. Antes de eso, es necesario mirar el panorama completo y entender los gastos en combustible, neumáticos, mantenimiento, peajes, impuestos y otros costos que aparecen antes, durante y después del viaje.

Con esa base, usted puede planificar mejor, reducir sorpresas y hacer la gestión más eficiente. Es en este contexto donde entra la importancia de hacer un cálculo correcto del flete de camión, con criterios conocidos y datos actualizados.

Como existen muchos detalles en este cálculo, hay, en la misma medida, muchas posibilidades de error en el camino. Así, entender qué abarca el valor de un transporte de carga y qué realmente debe entrar en esa cuenta es el primer paso.

¿Qué considerar para el cálculo?

En Brasil, la ANTT, Agencia Nacional de Transportes Terrestres, mantiene la Política Nacional de Tarifas Mínimas de Flete. Las tarifas mínimas definidas en la norma de la agencia son vinculantes.

Esto no significa que exista un precio único y generalizado para todas las operaciones. Según la legislación vigente, la tarifa mínima considera el tipo, la naturaleza y las especificidades de la carga transportada; la distancia recorrida; y la configuración y el tipo de vehículo, la cantidad de ejes y la capacidad de carga de la composición utilizada.

En la práctica, la tabla de la ANTT debe usarse para consultar la tarifa mínima aplicable a la operación según esos criterios. A partir de ese punto, cada transportadora y cada flota todavía necesita hacer su propio cálculo, sumar sus costos y definir un valor final que cubra el viaje y preserve el margen.

Además, existen muchos otros factores que deben tenerse en cuenta al calcular el flete de camión. Esto incluye tareas generales de la gestión de flota, como mantenimientos preventivos, la alimentación del conductor durante el viaje, peajes, tasas, impuestos, gestión de riesgos (GRIS) y, obviamente, el margen de ganancia.

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Cómo calcular el flete de camión: paso a paso

Ahora, hablando realmente de cómo calcular el valor del flete, en diez pasos usted puede organizar esa cuenta. Sin embargo, vale recordar que cada etapa exige reunir diversas informaciones sobre la carga, la ruta, la flota y los costos de la operación.

En otras palabras, tenga a mano un sistema de gestión completo y actualizado, además de los datos comerciales y operativos que van a sustentar el cobro.

1. Recopilar información sobre la carga

Aquí empieza el cálculo del flete. Es el momento de reunir la información necesaria para llegar al valor correcto al final de la tarea. La información de la carga puede incluir el valor de la factura, el peso, las medidas, el tipo de mercancía, el volumen ocupado y los cuidados especiales de transporte.

2. Anotar información sobre la entrega

En este momento, usted debe tener a mano la planificación de rutas. Al fin y al cabo, es necesario saber cuál será la distancia recorrida en la entrega, cuál es el destino de la carga, si hace falta programar la entrega con antelación, si existen restricciones de circulación y qué costos pueden aparecer a lo largo del trayecto.

3. Descubrir las tasas que se aplicarán a la entrega

Una de las tasas importantes en esta etapa es el ad valorem, que ayuda a cubrir riesgos de la operación de transporte relacionados con la mercancía. El valor puede definirse considerando aspectos como el valor de la carga, el perfil del producto, el riesgo involucrado, el tipo de vehículo y una posible indemnización en caso de siniestro.

Es importante no confundir el ad valorem con el flete por peso. El flete por peso es otro componente del cálculo y está vinculado al peso o al cubicaje de la carga, además de la distancia recorrida. El ad valorem, en cambio, considera el valor y el riesgo de la mercancía transportada.

Recuerde que este número varía según los detalles de cada carga. Por ejemplo, algunas mercancías pueden ser más livianas y recorrer una distancia menor, pero presentar un riesgo mayor de robo. Eso hace que la tasa aumente.

Además, el ad valorem puede tener un valor en la ida y otro en la vuelta, según las mercancías transportadas en cada viaje. Por eso, esta parte del cálculo merece atención especial y no debe tratarse como una tasa fija para todos los casos.

4. Evaluar la necesidad de la tasa GRIS

Aunque la tasa GRIS forma parte de la lógica de gestión de riesgos, es importante evaluarla por separado para determinar si corresponde o no cobrarla. Al fin y al cabo, no todas las mercancías necesitan este adicional.

Para explicarlo mejor, GRIS es una abreviatura brasileña de Gestión de Riesgos (Gerenciamento de Riscos). Entonces, si el transporte de la carga implica riesgos altos, como robo, accidentes o explosiones, como en el transporte de combustible, la tasa debe agregarse. Si los riesgos son muy bajos o inexistentes, puede no cobrarse.

Según la NTC (Asociación Nacional del Transporte de Cargas de Brasil), el GRIS sugerido es del 0,3% del valor de la carga. Aun así, la transportadora debe evaluar si esta referencia tiene sentido para el perfil de la operación, de la ruta y de la mercancía.

5. Evaluar cuál es el tipo de carga

Aquí, el cubicaje de la carga debe considerarse como base para determinar esta parte del precio del flete. Pero ¿qué es eso? Después de tomar las medidas de la mercancía, usted puede calcular el volumen de la carga y entender el espacio que va a ocupar en el camión de transporte.

Según la cantidad de carga que quepa en cada camión, el valor del flete será diferente. Si el vehículo lleva una sola mercancía o si tiene capacidad para llevar veinte unidades, lógicamente, los valores de esos viajes serán diferentes para garantizar un precio justo para ambas partes.

6. Estimar el flete por peso con una tabla de cobro

Aunque es muy común usar el peso de la entrega, también puede usarse el valor del cubicaje para hacer este cálculo. De cualquier manera, será el peso o el cubicaje, junto con la distancia recorrida, lo que ayudará a determinar el resultado del flete por peso.

Esta etapa es diferente del análisis del ad valorem. Mientras el ad valorem considera el valor y el riesgo de la mercancía, el flete por peso ayuda a remunerar el transporte según el espacio, el peso y el recorrido involucrados en la operación.

7. Evaluar la tasa de despacho y el flete por valor

La tasa de despacho es un valor fijo que su empresa transportadora define para cubrir actividades administrativas y operativas de las operaciones logísticas. El flete por valor, a su vez, se calcula a partir del valor de la carga y del porcentaje de flete por valor sugerido por la NTC.

8. Calcular el flete base

Aquí es donde usted junta los valores reunidos hasta el momento, es decir, suma:

• el flete por peso;
• la tasa de despacho;
• el flete por valor;
• el GRIS.

Esta suma forma una base importante, pero todavía no cierra el cálculo. Después de ella, entran las tasas adicionales aplicables a la operación y el margen de ganancia de la transportadora.

9. Hacer el cálculo de las tasas adicionales

Algunas tasas deben calcularse por separado, como la tasa de restricción de tránsito. Por ese motivo, retome la lista de tasas reunida en el paso 3 y haga todas las cuentas necesarias antes de llegar al último paso del cálculo del flete de camión.

También vale revisar los costos de peaje, las exigencias de programación de la entrega, las restricciones urbanas, los gastos específicos de la ruta y cualquier condición que cambie el costo real de la entrega. El objetivo es evitar que un valor pequeño, olvidado al armar la propuesta, se coma el margen de la operación.

10. Sumar todos los valores

Por último, junte todos los valores para determinar el precio final de este flete. Recuerde agregar el margen de ganancia y verificar si el valor calculado respeta la tarifa mínima aplicable a la operación, cuando esta encuadre en la política de la ANTT.

Alternativa tecnológica

Para facilitar este proceso y hacerlo más rápido, ya existen diversas herramientas en las que usted completa los valores y la cuenta se organiza con más facilidad. Basta con buscar y encontrar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades.

Incluso con herramientas de apoyo, el cuidado de la calidad de los datos sigue siendo esencial. Si el peso, el cubicaje, la distancia, las tasas o los costos de la flota están desactualizados, el resultado también saldrá equivocado desde el inicio.

Importancia de hacer un cálculo correcto

Considerar todos los costos de transporte y además tener ganancia para no terminar con pérdidas es esencial. Eso ni hace falta decirlo, ¿verdad?

Entonces, para establecer un precio justo para la empresa transportadora y para el cliente, usted necesita conocer todos los detalles que entran en la cuenta, como mencionamos antes. El cálculo no debe mirar solo lo que el mercado está cobrando, sino también lo que su operación realmente gasta.

Otra cosa: a veces usted puede sentir la necesidad de bajar o subir su precio solo para competir y ajustarse a los competidores, pero ese no es el camino recomendado. Si la transportadora cobra sin conocer sus propios costos, puede operar con pérdidas incluso cuando el viaje parece lleno.

El mejor camino es organizar los datos de la carga, de la ruta, de la flota y de las tasas, verificar la tarifa mínima aplicable y formar un precio que cubra la operación con margen. Así, el cálculo del flete de camión deja de ser una apuesta comercial y pasa a ser una decisión de gestión.