Planificación de rutas logísticas: qué es y por qué hacerla

La planificación de rutas es un método que consiste en definir trayectos para que la entrega y la recolección de una flota se realicen de forma eficiente. Con una buena planificación, es posible aumentar la previsibilidad y la rentabilidad en la gestión de flotas de una empresa.

Su objetivo central es reducir el impacto de los costos operativos vinculados a las rutas planificadas y utilizadas en la operación, como el tiempo y la distancia recorrida.

En general, preparar las rutas con anticipación ayuda a determinar los mejores caminos, generando más ahorro de combustible y peajes, por ejemplo.

Conviene marcar la diferencia desde el principio, porque los dos términos suelen aparecer juntos: la planificación de rutas es planificación previa: define qué vehículo hace qué paradas, en qué orden y a qué hora. El rastreo es seguimiento y proviene de soluciones específicas ofrecidas por proveedores de ese mercado, que informan dónde está el vehículo. Muchas operaciones usan ambas cosas y una alimenta a la otra, pero la mejora descrita aquí proviene de la planificación.

La planificación de rutas logísticas es una parte fundamental de una gestión de flotas bien aplicada. A continuación, veamos más sobre qué es, su importancia y su impacto en el plazo de entrega de las operaciones de transporte.

¿Qué es la planificación de rutas de entrega?

La planificación de rutas de entrega forma parte de uno de los elementos de la cadena de suministro: la entrega y la recolección de un producto.

Se centra en el plazo de entrega y en la agilidad que puede tener una flota para recorrer un trayecto determinado. Así, afecta directamente a la relación entre proveedor y comprador y aporta confianza y satisfacción al cliente (cuando se hace bien).

Sin embargo, para planificar rutas de forma eficiente, hay que considerar el tamaño de la flota y de los vehículos, así como su capacidad. Además, cuántas entregas y recolecciones pueden hacer los conductores en un intervalo dado.

También se tienen en cuenta tres restricciones que no dependen de la voluntad de quien planifica: la ventana de recepción de cada cliente, las reglas de circulación y de carga y descarga del municipio por el que pasa la ruta, y los límites legales de tiempo de conducción. En Brasil, el Código de Tránsito Brasileño establece que se prohíbe al conductor profesional conducir durante más de 5 horas y media ininterrumpidas vehículos de transporte colectivo de pasajeros por carretera o de transporte de cargas por carretera (art. 67-C, con la redacción de la Ley n.º 13.103/2015). Una ruta que solo funciona en el papel ignorando ese límite no funciona al día siguiente.

Todas estas variables cuentan con un gran aliado para una entrega a tiempo: la ruta.

Si no está bien planificada, puede perjudicar todo el proceso de recolección y entrega de una empresa.

Al planificar las rutas de entrega, los conductores siguen rutas e instrucciones previamente planificadas. Esto reduce el tiempo en congestiones y el tiempo ocioso en semáforos, entre otras ventajas.

Además, el gasto en combustible puede disminuir, ya que es posible planificar rutas más cortas y con estaciones de servicio de precios más atractivos. De ese modo, se generan más beneficios para la empresa.

Si está empezando, conviene entender primero cómo optimizar una ruta antes de comparar sistemas: la lógica de la planificación es la misma, cambie o no la herramienta.

Además de estos factores, ¿qué más hace que la planificación de rutas sea una etapa tan atractiva en la gestión de flotas?

¿Por qué es tan importante planificar rutas?

Son innumerables los beneficios de adoptar un sistema de planificación de rutas de entrega, entre los principales:

1. Evitar el tráfico: Con un sistema integrado de planificación de rutas, es posible reducir la exposición al temido tráfico. La planificación previa permite al gestor dar seguimiento al flujo de tráfico y, en los sistemas que integran información de tráfico de proveedores de ese mercado, trazar una nueva ruta en tiempo real para evitar retrasos en las entregas. Los congestionamientos imprevistos siguen ocurriendo; lo que la planificación reduce es lo previsible: la hora pico conocida, una obra señalizada, una vía que se congestiona todas las tardes.

2. Aumento de la vida útil de los vehículos: Las malas condiciones de las carreteras suman costos al mantenimiento de los vehículos y, al planificar el trayecto, puede buscar mejores alternativas para reducir los daños.

Como consecuencia, la vida útil del vehículo tiende a aumentar, minimizando los mantenimientos de emergencia.

3. Mayor seguridad para el conductor: Principalmente cuando el transporte involucra productos de alto valor, el gestor puede optar por configurar el sistema para reducir las probabilidades de robo de carga al evitar regiones consideradas peligrosas o, al menos, planificar los horarios de mayor movimiento del día si no puede evitar pasar por el lugar.

Esto también se relaciona con el siguiente beneficio:

4. Programación de horarios de entrega: Algunos sistemas de planificación de rutas ofrecen un recurso para programar el itinerario según ventanas de tiempo. Sirve para delimitar el horario en que los camiones pueden cargarse y descargarse, conforme a las leyes de cada ciudad de Brasil. Estas reglas son municipales y cambian de un lugar a otro, por lo que la configuración debe comprobarse ciudad por ciudad, sin copiarla de una localidad a otra.

5. Previsibilidad: Con los horarios definidos, el gestor tiene mayor control de cuándo se realiza exactamente cada carga y descarga, y puede organizar mejor la rutina de la empresa.

6. Eficiencia: Un servicio planificado, en el que todos los involucrados ya saben qué esperar, tiende a ser más eficiente. La descoordinación disminuye y el tiempo ocioso de vehículos y conductores también se reduce, siempre que el plan se actualice cuando cambie la realidad: un plan antiguo repetido por costumbre vuelve a producir esperas.

7. Ahorro: Con una rutina más organizada, también es posible ahorrar. Los colaboradores deben cumplir sus horarios para permitir el flujo de las demás cargas y descargas programadas para el mismo día.

8. Rentabilidad: Se pueden cargar y descargar más camiones en un mismo período, lo que influye también en la productividad del equipo y las entregas. Combinado con las demás ventajas descritas, esto crea condiciones para la rentabilidad: cuánto se convierte en resultados depende del costo de la operación y del precio aplicado, que la planificación de rutas no determina por sí sola.

Cuando la programación de conductores es el cuello de botella, la mejora aparece cuando el plan de rutas se conecta con la gestión de turnos: una ruta bien diseñada con turnos mal distribuidos solo traslada la espera a otro lugar.

¿Cómo influye la planificación de rutas en el plazo de entrega?

Al ser un sistema que conecta la optimización de rutas, el control de flotas y la reducción de costos mediante la automatización de procesos, influye directamente en el plazo de entrega de mercancías.

Al incorporar la planificación de rutas al plan logístico, se puede aprovechar la capacidad máxima de cada vehículo, realizar entregas en horarios más adecuados y usar rutas más rápidas. Esto también significa:

Entregar más pedidos, en menos tiempo, en un solo viaje.

Además, los conductores se sienten más confiados durante el viaje, sabiendo exactamente por dónde ir y con la tranquilidad de que el gestor, en la central, podrá intervenir e indicar una solución con agilidad si hay problemas en las vías.

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos factores para determinar los plazos de entrega de su operación, como:

• Necesidades de cada cliente;
• Tipos de vehículos que se usarán;
• Tipos de cargas que se transportarán;
• Zona de tráfico.

A estos factores se suma el tiempo legal de descanso del conductor en Brasil: en viajes largos, el plazo prometido al cliente debe contemplar las paradas previstas en la legislación brasileña, y no solo la distancia dividida entre la velocidad media.

También conviene comparar después el plazo planificado con lo que realmente ocurrió. Sin esa información de retorno —hora real de llegada, tiempo detenido en cada punto, entrega que tuvo que reprogramarse—, el plan de la semana siguiente repite los mismos supuestos optimistas.

De nuevo, la planificación se vuelve una etapa crucial, y eso es lo que aporta la planificación de rutas de entrega.

Para seguir leyendo sobre el plazo de entrega, qué otras influencias tiene y cómo controlarlo y optimizarlo, consulte nuestra publicación sobre el tema.