Control de entrada y salida de vehículos: qué registrar

Llevar el control de entrada y salida de vehículos de los garajes es una manera de hacer más eficiente la gestión de flota.

Tanto porque da más visibilidad sobre quién es responsable de cada vehículo, por ejemplo, como porque organiza las rutinas y aumenta la seguridad de los colaboradores.

Al fin y al cabo, al iniciar este control, se espera que los checklists de inspección de vehículos se hagan también en los dos momentos: salida y regreso a la operación. La verificación antes del viaje ayuda a confirmar si el vehículo está en condiciones seguras para circular.

De esta forma, se favorece la eficiencia del flujo de la operación, lo que permite controlar variables como el desgaste natural de las piezas, los servicios de mantenimiento programados y los pendientes identificados antes de que se conviertan en un problema mayor.

Si este procedimiento se hace de manera incorrecta, afecta la productividad y los costos de la operación. Por lo tanto, usted necesita prestar atención y entender a fondo cómo funciona cada etapa de los procesos de la flota y cómo puede contribuir a implementar mejoras.

Pero…

¿Para qué sirve el control de entrada y salida de vehículos?

El control de entrada y salida de vehículos sirve para registrar los desplazamientos diarios de la operación. Sin embargo, tiene un papel complementario que se está volviendo cada vez más importante:

Dar seguimiento a la salud de los vehículos de la flota.

Esta área es responsable del buen funcionamiento de los camiones y garantiza que estén en perfecto estado para salir de viaje, sea de corta o de larga distancia.

Es a través del control de vehículos que los responsables de la gestión pueden trazar un historial de las operaciones de la flota, lo que ofrece una serie de datos a la empresa, como el número de accidentes y multas durante el trayecto.

Además, aporta información sobre los ítems del checklist de inspección que más se repiten, qué conductor tiene más incidentes y genera problemas repetidamente, entre otros datos.

Estas cuestiones se registran para que el gestor sepa lo que ocurre con la flota de vehículos y obtenga resultados cualitativos. Ahí es donde entran las hojas de cálculo o los sistemas digitales.

El proceso de control de flota garantiza:

• Una gestión eficaz del movimiento de entrada y salida de vehículos;
• Más seguridad;
• Reducción de costos y burocracia;
• Acceso organizado a los datos registrados sobre el movimiento de los vehículos;
• Un mayor nivel de satisfacción de los conductores y clientes.

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¿Cómo controlar la entrada y salida de vehículos de la flota?

El control de entrada y salida debe hacerlo a diario un gestor de flota que será responsable de recopilar la información. Entre esos datos:

• Período de muestreo: Sirve para monitorear los datos estadísticos de la flota mediante hojas de cálculo. Todo depende del número de vehículos que tenga su flota y del ritmo de entradas y salidas. Si el flujo es pequeño, una hoja de cálculo por mes debería ser suficiente; si es grande, puede ser necesaria una hoja de cálculo por semana.
• Información sobre el vehículo: Datos como el modelo, el color, la placa o cualquier otro método de identificación que la empresa utilice para diferenciar la flota.
• Información sobre el conductor: Pueden recopilarse datos como el nombre, la edad y la antigüedad en la empresa.
• Fecha y hora de retiro y entrada del vehículo: Cuándo salió el vehículo de la empresa y cuándo volvió son datos fundamentales para mantener el control de los vehículos de la flota, así como del tiempo utilizado para el viaje en cuestión.
• Kilometraje de salida y final: El kilometraje implica varios gastos, como el combustible y el desgaste de las piezas, y ayuda a prever los costos operativos.

El informe puede hacerse manualmente. Sin embargo, como abarca una gran cantidad de datos, es posible que termine con algunos errores.

Para resolverlo, el software de gestión de flotas automatizado es una solución.

¿Existe un sistema para el control de entrada y salida de vehículos?

No necesariamente una tecnología específica para esta función, pero, sin duda, hay sistemas que cubren esta necesidad.

Un software de gestión de mantenimiento, por ejemplo, necesita tener este tipo de control para monitorear los vehículos en funcionamiento o en reparación. Como ya mencionamos, el propio checklist de inspección es un medio para dar un seguimiento más cercano a la entrada y salida de vehículos.

Además de estos recursos, existen en el mercado sistemas de monitoreo y/o rastreo de vehículos.

Estos sistemas pertenecen a otra categoría: con el rastreo, es posible saber la ubicación del camión y dar seguimiento a información operativa como el tiempo detenido, la velocidad promedio y el recorrido. Esto no sustituye el control hecho por checklist; son datos diferentes, con finalidades diferentes.

Algunas ventajas de organizar el control con sistemas adecuados son:

Monitoreo confiable

Con registros estandarizados, es posible controlar el flujo de vehículos de forma más confiable y con menos errores de registro.

Con estos datos, es más fácil conocer la duración del recorrido y el tiempo de espera, inspeccionar la entrada y la salida y verificar si la información fue registrada por quien estaba a cargo de la operación.

Gestión eficiente

Con el control de entrada y salida de vehículos, la gestión de los mantenimientos, los gastos de combustible y las rutas se hace con bastante precisión.

Más aún si usted opta por incluir el checklist en su rutina: da seguimiento a los vehículos con órdenes de servicio abiertas y a la gravedad del ítem, moderada o crítica. Una estrategia de mantenimiento integral también ayuda a gestores y conductores a mantener los vehículos funcionando con eficiencia.

Identificación de fallas operativas

Mediante el control total de la flota, el sistema puede identificar fallas en el proceso de la operación, como paradas que pueden optimizarse, registros incompletos y patrones de incidentes que indican dónde debe mejorar el proceso.

Reducción de costos

Dar un seguimiento cercano a los gastos de los vehículos y de los conductores ayuda a reducir costos.

Al cruzar los vehículos que están en operación, el kilometraje registrado, las rutas realizadas y los registros de mantenimiento, usted puede definir valores promedio para cada desplazamiento.

Así, identifica cuándo un costo se vuelve excesivo y puede identificar con más facilidad qué problema generó ese aumento. La planificación de rutas también puede contribuir a la eficiencia al reducir las millas recorridas, las paradas y el tiempo en tránsito.

¿Cómo usar el checklist en el control de entrada y salida de vehículos?

Uno de los beneficios de utilizar una plataforma de checklist para el control de entrada y salida de la flota es la posibilidad de incluir, sustituir y modificar cualquier ítem de la lista.

También es posible solicitar fotos con señalización.

Si se produce alguna avería en el camión, el gestor puede recibir fotos del daño registrado por la persona que hizo la inspección, con la indicación de dónde está ubicado.

Incluso, el checklist digital permite dar seguimiento a distancia a la entrega y la devolución de los vehículos, sin exigir que el gestor esté presente en la empresa para revisar cada registro. En Prolog, la inspección se hace desde el celular y puede abrir automáticamente una orden de servicio cuando hay una incidencia.

El checklist de vehículos es una forma de agilizar tareas y automatizar el control de la información; por eso, lo invitamos a conocer la solución que ofrecemos en Prolog: haga clic aquí para acceder a nuestra página.