Planificación de flotas: qué es y cómo hacerla

Ya sea anual o semestral, la planificación de flotas es un documento necesario para mantener la calidad de los servicios prestados.

A través de ella, la dirección de la empresa establece metas, objetivos y soluciones para los problemas que estuvieron presentes en el período anterior.

Para que todo esto sea posible, se analizan los indicadores de desempeño que muestran los resultados positivos y negativos de cada decisión y acción de los responsables de la flota y de su equipo.

"¿Por qué es importante la planificación?" es una pregunta común entre los gestores de flota.

Y la respuesta es simple: es la clave para observar y evaluar el desempeño de su operación de transporte. Sin ella, pueden ocurrir errores que generan costos altos e innecesarios e incluso, en los casos más graves, la quiebra de la empresa.

Para evitarlo y seguir un camino en el que la rutina de trabajo sea organizada y fluida, entienda:

• Qué es la planificación de flotas;
• Para qué sirve la planificación de flotas;
• Cuál es la importancia de hacer una planificación de flotas;
• Principales desafíos en la planificación de flotas;
• Cómo hacer la planificación de flotas
• Áreas que deben planificarse;
• Cómo hacer un análisis de mejoras para incluir en su planificación de flotas;
• Tendencias actuales de la gestión de flotas.

¿Qué es una planificación de flotas?

La planificación de flotas es un documento estratégico cuyo objetivo principal es organizar las áreas relacionadas con la flota de una empresa, desde la adquisición de los vehículos hasta el control del consumo de combustible, estableciendo metas y acciones de emergencia.

En el día a día, es fundamental evitar vehículos detenidos en el estacionamiento, retrasos en las entregas de las mercancías y gastos inesperados. Son detalles que solo una gestión organizada, a través de la planificación, puede prever.

En un escenario competitivo, estar preparado se traduce en acciones rápidas y correctas, lo que mejora la credibilidad del negocio y garantiza el éxito en el mercado.

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¿Para qué sirve la planificación de flotas?

Objetivos de la planificación de flotas.

De manera general, sirve para enumerar y describir los objetivos y metas de la flota, así como las acciones necesarias para cumplirlos. La planificación de flotas también busca ayudar en las diversas etapas de las operaciones de transporte, como el control de los costos de mantenimiento o de conductores, entre otras.

Vea, con más detalle, cómo puede ser útil en cada área de la flota:

Control de mantenimiento

Es necesario prever los gastos e identificar cuándo los vehículos están pasando por servicios correctivos con mucha frecuencia. Además, la planificación de mantenimientos indica, con antelación, cuál es la rutina de los conductores para inspeccionar los vehículos.

Costos de combustible

El abastecimiento de los vehículos es una parte de la flota difícil de controlar, dada la falta de control sobre los precios inestables de los combustibles.

Aun así, si el abastecimiento se gestiona de forma completa mediante una buena gestión, usted puede prever un valor promedio mensual y planificar la distribución de recursos con inteligencia.

Acciones de reducción de costos

En la planificación también se registran todos los activos de la flota, desde los vehículos hasta los neumáticos, y se describe un presupuesto promedio mensual que la flota puede gastar, entre otros detalles.

Por eso, es más fácil visualizar cuáles son las acciones necesarias para alcanzar los objetivos definidos inicialmente.

Vale mencionar que estos objetivos deben estar alineados con la empresa en su conjunto y complementar lo que esta busca para su crecimiento, la expansión del negocio, etc.

Control de conductores y documentos

Tener un promedio de cuántas contrataciones deben hacerse a lo largo del año y cuáles son las acciones de compromiso y bonificación de los conductores, por ejemplo, es importante para determinar los valores destinados a esta etapa.

Del mismo modo, tener esta noción general contribuye a que la documentación de estos servicios sea más efectiva y ágil.

En cuanto a los demás documentos de la flota, ya puede hacerse una previsión de antemano para decidir cómo se archivarán estos papeles o si todo será digital.

Optimización operativa

En el mismo sentido, todas las herramientas y tecnologías que se adquirirán para el próximo período de la flota ya deben pensarse con antelación y, sobre todo, con base en los datos del último año (o semestre).

A partir de la comprensión de los problemas encontrados y de las soluciones necesarias, usted puede identificar qué plataformas necesita adquirir y buscar el presupuesto para implementar cada una.

¿Cuál es la importancia de hacer una planificación de flotas?

Es con base en los registros de la planificación de flotas y sus indicadores que se trazarán nuevos objetivos y el crecimiento constante podrá darse de forma satisfactoria.

Al fin y al cabo, la flota puede incluir camiones de transporte, vehículos de manipulación de carga y autos, entre muchos otros tipos de vehículos.

Además de tener colaboradores en los más diversos departamentos, debe ocuparse de legislaciones, documentaciones, variaciones de carga y muchos otros aspectos que requieren cuidados e inversiones.

Piénselo bien: ¿cree que es posible ocuparse de todo esto sin una planificación?

Son servicios que exigen cuidados y costos que, cuando no se administran, pueden aumentar los riesgos de accidentes y perjudicar el futuro de la empresa.

Principales desafíos en la planificación de flotas

Inclusión de IA en la gestión de flotas

La integración de la Inteligencia Artificial (IA) en la gestión de flotas presenta desafíos como la necesidad de una infraestructura tecnológica adecuada y la adaptación de los equipos a sistemas basados en IA.

Además, la IA puede optimizar rutas, prever mantenimientos y mejorar la seguridad, pero requiere una inversión inicial significativa para implementar las soluciones adecuadas.

Las empresas deben evaluar cuidadosamente cómo la IA se alinea con sus objetivos operativos y estratégicos, y garantizar que su implementación se haga de manera eficaz y con el apoyo necesario.

Adquisición de vehículos eléctricos

La transición a vehículos eléctricos es un desafío que implica consideraciones sobre costos iniciales, infraestructura de recarga y, a veces, capacitación de los conductores.

Aunque ofrecen beneficios ambientales y reducción de costos a largo plazo, los vehículos eléctricos exigen una planificación cuidadosa para su integración en la flota.

Para tener éxito en esta adecuación, la gestión debe planificar la instalación de estaciones de carga y considerar el impacto de la autonomía de los vehículos en las operaciones diarias.

Control de costos operativos

Mantener los costos operativos bajo control es un desafío constante en la planificación de flotas. Esto incluye la gestión de los gastos en combustible, mantenimiento, seguros y licencias.

Las empresas necesitan estrategias eficientes para monitorear y reducir costos, como la implementación de prácticas de conducción económica y el uso de tecnologías para monitorear el consumo de combustible y la eficiencia de los vehículos.

Gestión de datos

La gestión de datos implica recopilar, analizar y usar de forma eficaz grandes volúmenes de información generados por las operaciones de la flota. Esto puede incluir datos de rastreo de vehículos, consumo de combustible y registros de mantenimiento.

Transformar estos datos en información accionable requiere sistemas robustos de análisis de datos y la capacidad de interpretar la información para mejorar la toma de decisiones.

Gestión de mantenimiento y averías de los vehículos

En este caso, el desafío está en equilibrar la necesidad de mantenimientos regulares con la minimización de las interrupciones en las operaciones diarias de la flota.

Para ello, es fundamental tener un programa de mantenimiento de la flota bien estructurado y establecido, ya sea mediante la prevención o el mantenimiento predictivo.

¿Cómo hacer la planificación de flotas?

Paso a paso para planificar el control de flotas.

Generalmente, empieza a crearse en una reunión que involucra a los gestores, administradores y supervisores de la flota. Las etapas básicas de la planificación de flotas son la recopilación de datos, el análisis de la información y el establecimiento de objetivos y metas.

Después, llega el momento de implementar las acciones planificadas y darles seguimiento para verificar los resultados. Y, por supuesto, de hacer los reajustes que sean necesarios.

Análisis del estado actual de la flota

Antes de crear cualquier planificación que apunte a nuevos objetivos y metas, es necesario observar el momento actual de la flota y evaluar los datos que sirven de referencia para los cambios que vendrán.

Solo así es posible reconocer el crecimiento empresarial y la diferencia que genera la organización.

Usted debe estar preguntándose: ¿qué debo observar exactamente?

Primero, necesita hacer un análisis, tanto interno como externo, de cómo fue el año que pasó.

Es decir, del mercado en el que actúa, de los competidores y las oportunidades, pero también de cómo se desempeñó su flota durante el año, cuáles fueron sus altibajos.

Todo debe hacerse con base en datos reales, así que asegúrese de tenerlo todo a mano al armar los planes. Así, usted garantiza que las metas se creen de manera confiable y que sean, de hecho, alcanzables.

Definición de objetivos y metas

A partir del análisis, es posible ver mejor los cambios que la empresa necesita y clasificarlos por nivel de prioridad.

Estos cambios son los primeros pasos para alcanzar los objetivos y metas que se establecerán en esta segunda parte de la planificación de las operaciones de transporte.

Algunos ejemplos de objetivos incluyen:

• Reducir los costos operativos;
• Implementar un cronograma de mantenimientos;
• Ahorrar combustible;
• Llevar nuevas capacitaciones a los colaboradores;
• Controlar los neumáticos;
• Optimizar las rutas diarias;
• Controlar la entrada y salida de camiones del estacionamiento.

Determinación de las acciones a realizar

Ahora que se dio el segundo paso, es momento de investigar qué se necesita para alcanzar estos objetivos y metas.

Las cuestiones que involucran la contratación de nuevos profesionales, especializaciones y promociones dentro de la empresa y la búsqueda de sistemas y medios tecnológicos para mejorar la rutina de trabajo son fundamentales.

Programación de la rutina de los colaboradores

Usted ya conoce los puntos débiles de la empresa, sabe qué debe mejorar, determinó los objetivos y metas y cuenta con los profesionales y equipos adecuados para los servicios. ¿Y ahora?

¡Es hora de poner todo en práctica!

Metafóricamente hablando, claro. Al fin y al cabo, todavía estamos terminando la planificación de flotas.

Pero el meollo de la cuestión es que esta es la etapa en la que todo sucede. En una rutina de flota, los camiones se cargan, viajan para hacer sus entregas, necesitan rutas planificadas y seguimiento, además de la inspección al volver al estacionamiento de la empresa.

De esta manera, cada profesional debe tener sus responsabilidades y guardar los datos de los trabajos que realiza en el día a día para análisis frecuentes del desempeño de la flota.

Recopilación y análisis de datos

En la última etapa, usted analiza la información que todos los colaboradores que trabajan en la flota almacenaron, para hacer una evaluación y una comparación.

Es a partir de las notas sobre la cantidad de mantenimientos, la seguridad de las rutas, las condiciones de las carreteras y la integridad de los neumáticos, entre otros, que se crean nuevos planes de acción para la mejora constante y el crecimiento de la empresa.

¿Qué áreas de la flota deben planificarse?

Lo que usted debe incluir en la planificación de flotas.

Gestión de mantenimiento

La falta de mantenimiento de la flota es uno de los principales motivos que llevan a accidentes en las carreteras. Además de poner en riesgo la vida de los conductores, puede haber pérdida de los vehículos de la flota y de la mercancía de los clientes.

Para una empresa de transporte, garantizar la seguridad de todos los involucrados mediante el mantenimiento preventivo de los camiones es fundamental.

Por eso, organizar una gestión de mantenimiento es fundamental para manejar correctamente la rutina de:

• Recopilar los datos de la situación de cada camión;
• Crear y monitorear un cronograma de mantenimiento preventivo para cada vehículo;
• Enviar los vehículos a mantenimiento;
• Determinar el presupuesto de los mantenimientos;
• Administrar un historial de revisiones y mantenimientos;
• Crear un checklist para las verificaciones diarias de las piezas del vehículo;
• Dar seguimiento a las actualizaciones diarias de la rutina de los camiones.

Gestión de neumáticos

Por tener un alto costo de adquisición, es importante tener un cuidado específico con estos activos. La gestión de neumáticos surge como una alternativa para abaratar los costos de estos ítems mediante un control basado en inspecciones frecuentes.

El responsable de esta área debe conocer las partes que componen los neumáticos y los principales causantes de daños, para evitar y corregir las irregularidades de la pieza.

Entre las actividades que se realizan en este tipo de gestión, es necesario:

• Conocer los diferentes tipos de neumáticos;
• Hacer pedidos de piezas nuevas;
• Saber usar el neumático adecuado para cada tipo de camión y de suelo específico;
• Mantener la calibración ideal;
• Verificar el desgaste;
• Hacer rotaciones;
• Prolongar la vida útil de las piezas mediante mantenimientos preventivos;
• Enviar los neumáticos a recauchutado o descarte;
• Orientar a los conductores sobre los cuidados básicos.

Gestión de costos

Los costos de una flota se dividen en fijos y variables. Los primeros son los gastos cuyos valores la gestión ya conoce, generalmente mensuales, y los segundos, aquellos que cambian según el uso, como el combustible.

Por eso, la gestión de costos necesita conocer de antemano los gastos fijos y controlar los variables según la demanda de cada camión y entrega.

¡Mucho cuidado en este momento! Es necesario dar seguimiento de cerca a los gastos, comparándolos con el valor de inversión que se programó, procurando no superar lo previsto para que no se convierta en pérdida.

Las acciones que generan ahorro también pueden ser sugeridas por los responsables de esta área dentro de la empresa.

Gestión de combustible

Controlar el abastecimiento de las flotas siempre es un desafío. Los precios cambian constantemente y no es posible tener una previsión exacta de los valores, que también varían entre las diferentes estaciones de servicio.

Como los costos son difíciles de prever, el control que realiza la gestión tendrá otra función importante: verificar el desempeño del vehículo para detectar posibles problemas y fallas.

El responsable del área también puede ayudar con alternativas que generen más ahorro, como cerrar acuerdos con estaciones de servicio o sugerir rutas más económicas.

Planificación de rutas y seguimiento de rutas

Quien trabaja con transporte de productos conoce los riesgos que presentan las carreteras de Brasil, sobre todo en lo que respecta al robo de carga.

Además, está el estado de las carreteras, precarias o cerradas por obras, que pueden dañar el vehículo o perjudicar el plazo de entrega.

En todo esto, la planificación de rutas puede ayudar. Al crear un trayecto anticipado para el camión, es posible buscar caminos más cortos, con iluminación, señalización y asfalto en mejores condiciones.

El seguimiento de la ruta, a su vez, anticipa accidentes, obras o peligros en las carreteras y permite cambiar el recorrido al instante hacia alternativas más seguras y adecuadas.

Capacitación de conductores y del equipo

La capacitación de los conductores debe basarse en tres pilares:

1. Reglamento interno.
2. Leyes de tránsito.
3. Actualizaciones sobre las operaciones de la empresa y las nuevas tecnologías.

Debe programarse con antelación, para que todos se organicen para estar presentes.

Es interesante hacer de la reunión un momento de interacción entre los colaboradores, que fortalezca los lazos y contribuya a mejorar el trabajo en equipo.

Tecnologías y nuevas herramientas para aplicar en la operación

Surgen nuevas tendencias todo el tiempo en el mercado, con el objetivo de agilizar las tareas del día a día y garantizar una mejor seguridad de los datos.

Además de ser más prácticos, los sistemas reducen la acumulación de papeles y permiten el acceso inmediato a toda la información.

Para saber qué hay de nuevo, es necesario estar atento a las noticias y también participar en eventos del sector: además de mostrar las novedades, pueden dar lugar a excelentes alianzas y precios.

El gestor de la flota suele ser el responsable de esta parte. Del mismo modo, debe saber cómo poner en práctica las herramientas adquiridas, para ayudar en la capacitación de los colaboradores que necesitan usarlas en la rutina.

¿Cómo hacer un análisis de mejoras para incluir en su planificación de flotas?

Hojas de cálculo

Con herramientas como Excel y Hojas de cálculo de Google, usted puede crear las tablas y listas que ayuden a documentar y planificar todo lo que ocurre en la flota.

Las hojas de cálculo de control de flota de vehículos son métodos manuales de control.

Es decir, para que los resultados se acerquen lo más posible a los números reales, el análisis de los datos recopilados debe ser calculado por profesionales del área que entiendan de indicadores de desempeño.

Softwares

Con la enorme diversidad de software que existe hoy, estos asumen diversas etapas dentro de la logística. ¿Recuerda las gestiones de mantenimiento, neumáticos, costos y combustible que mencionamos antes? Son los sistemas más comunes.

También están los sistemas de seguimiento de rutas y de checklist, fundamentales en todos los desplazamientos de la flota. Gran parte de ellos recopila y almacena datos que ayudan en el análisis de mejora operativa.

ERP

El "Enterprise Resource Planning" es el modelo de sistema más completo. Puede abarcar el control de flota, la gestión de almacén y/o inventario, la gestión de colaboradores y proveedores, la integración fiscal y el control de documentación.

Según el proveedor del sistema, puede haber más o menos funciones, y es la opción más indicada para empresas de logística que desean centralizar las funciones sin usar varios softwares diferentes.

En contrapartida, muchos de estos sistemas todavía necesitan softwares complementarios, porque no logran el nivel de detalle que cada área exige para un control eficiente.

Tendencias actuales de la gestión de flotas

Automatización de procesos

Existen sistemas para cubrir diversas tareas de la gestión de flotas, algunos más completos y otros más orientados a temas específicos.

Para explicarlo mejor:

Algunos softwares llegan a ocuparse de presupuestos, control de combustible, control del cronograma de mantenimientos, control del rendimiento por vehículo, etc.

Mientras tanto, algunos sistemas son más exclusivos y se enfocan en tareas únicas. Un ejemplo de ello es el sistema de gestión de neumáticos Prolog App.

Con él, usted tiene el control individual de los neumáticos de la flota, incluidos el desgaste, el recauchutado, el ciclo de vida y el costo por neumático. También es posible apoyar el mantenimiento preventivo por kilometraje o por cronograma y abrir órdenes de servicio automáticamente cuando se identifica una no conformidad.

Business Intelligence (BI)

La "inteligencia de negocios", como puede llamarse en una traducción libre, es tendencia por un motivo simple:

El uso de datos para tomar decisiones conscientes y acertadas.

Toda la información sobre la salud de la flota puede reunirse en una plataforma de BI.

De esta forma, usted puede identificar cuáles son las ventajas de sus operaciones de transporte, así como las fallas que tienen actualmente, sobre todo en relación con la falta de productividad y los gastos excesivos. Para que esta lectura sea confiable, la preparación de los datos debe hacerse bien, porque la calidad de la información afecta directamente la confiabilidad del análisis.

Uso de Inteligencia Artificial

El uso de la Inteligencia Artificial (IA) está cada vez más presente en algunos sistemas. Con el uso de datos compilados incorporados a un sistema, hoy la IA es una de las principales responsables de la creación de rutas.

La IA también puede aparecer en tareas administrativas y en análisis predictivos, que usan datos históricos y patrones anteriores para estimar resultados futuros, como la necesidad de mantenimiento de un vehículo de reparto.

Sostenibilidad

La sostenibilidad en las flotas está en la agenda del universo logístico desde hace algún tiempo, pero sigue ganando fuerza cuando la gestión necesita reducir desperdicios, consumo y emisiones sin perder eficiencia operativa.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo usa datos históricos y patrones de uso para estimar cuándo un vehículo puede necesitar mantenimiento, lo que ayuda a planificar intervenciones antes de que la operación se interrumpa.

Este enfoque depende de la calidad de los datos recopilados y de una buena lectura de los indicadores de mantenimiento, consumo, fallas recurrentes e historial de uso de los vehículos.

Bien aplicado, ayuda a reducir las paradas inesperadas, mejora la planificación de los talleres y da más previsibilidad a los costos operativos.

Por eso, sigue siendo una tendencia importante para las flotas que quieren salir de una rutina solo correctiva y avanzar hacia una gestión más preventiva y orientada por datos.

Crecimiento de la automatización

La automatización sigue creciendo en la gestión de flotas porque puede digitalizar, simplificar y centralizar tareas manuales que antes quedaban dispersas en papeles, hojas de cálculo y conversaciones informales.

Este movimiento puede abarcar desde la automatización de rutinas administrativas hasta sistemas para organizar mantenimientos, registrar inspecciones, estandarizar procesos y mejorar la toma de decisiones con base en datos confiables y actualizados.

Inteligencia de datos

La inteligencia de datos sigue siendo central en la gestión de flotas, con énfasis en la recopilación, el análisis y el uso eficaz de grandes volúmenes de información.

Las herramientas de BI y de análisis de datos ayudan a organizar indicadores de eficiencia operativa, patrones de consumo, productividad, costos y comportamiento de conducción, lo que apoya mejoras continuas en la operación.

Análisis de tendencias

El análisis de tendencias se vuelve más relevante cuando los gestores de flotas necesitan anticipar cambios en el mercado y ajustar sus estrategias en consecuencia.

Por ejemplo, mediante la evaluación de tendencias en el consumo de combustible, patrones de mantenimiento e innovaciones tecnológicas.

Una comprensión clara de las tendencias ayuda a las empresas a mantenerse competitivas y adaptables, sobre todo cuando la planificación combina visión estratégica, operación diaria y ejecución táctica.

Conexión 5G

La conexión 5G sigue siendo una tecnología relevante para el sector porque permite una transferencia más rápida y confiable de grandes cantidades de datos.

Esto puede facilitar mejoras en la logística, el monitoreo en tiempo real y avances significativos en los sistemas de vehículos autónomos y en otras tecnologías que dependen de una conexión de alta velocidad.

Movilidad como servicio

La Movilidad como Servicio (MaaS) gana espacio con una mayor integración entre diferentes medios de transporte.

Es una alternativa que ofrece soluciones más flexibles y eficientes para el transporte de carga y de pasajeros, combinando diferentes servicios de movilidad para optimizar rutas, reducir costos y mejorar la experiencia del usuario.

Sostenibilidad y ESG

La sostenibilidad y la adopción de prácticas ESG (Environmental, Social, and Governance) siguen en el radar de las empresas de flotas.

Las empresas de flotas pueden buscar no solo reducir su huella de carbono, sino también integrar prácticas sociales y de gobernanza responsables en sus operaciones.

Esto puede incluir la adopción de vehículos eléctricos, estrategias de reducción de emisiones, un uso más eficiente del combustible y programas orientados al bienestar de los empleados y a un impacto social positivo.

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