12 desafíos de los gestores de flota y cómo afrontarlos

Los desafíos de los gestores de flota afectan todas las fases de la operación de transporte.

Desde la planificación de rutas hasta el mantenimiento de la flota, estos profesionales necesitan afrontar una serie de cuestiones complejas para garantizar el funcionamiento eficiente de la empresa.

Un enfoque para afrontar estos desafíos es comprender las razones detrás de cada situación problemática. Esto permite a los gestores identificar soluciones adecuadas y avanzar en la resolución de los problemas.

Siga leyendo para comprender cada uno de los desafíos de los gestores de flota:

• Variación de los precios de los combustibles;
• Costos elevados de mantenimiento de la flota;
• Disponibilidad de la flota;
• Control de los vehículos en tiempo real;
• Planificar las rutas y optimizar las entregas;
• Identificación del conductor de cada vehículo;
• Controlar el desempeño de los conductores;
• Usar indicadores estratégicos;
• Gestionar los riesgos;
• Implementar acciones sostenibles en la flota;
• Tener una visión completa de la operación;
• Implementar e integrar tecnologías.

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentan los gestores?

Variación de los precios de los combustibles

Uno de los principales desafíos de los gestores de flota es la variación constante de los precios de los combustibles. Es una preocupación significativa, ya que los gestores no tienen control directo sobre la volatilidad de los precios, influida por factores socioeconómicos globales.

Aun así, existe un gran impacto en los costos operativos de la flota.

Por lo tanto, además de observar de cerca estos cambios, es esencial establecer métodos eficientes de control, tanto para el abastecimiento de combustible como para el consumo de combustible de la flota.

Superar este desafío también requiere una comprensión profunda de los factores que pueden aumentar el consumo de combustible y la capacidad de dar seguimiento al consumo de cada vehículo de la flota.

Así, la identificación de los puntos de mejora y la implementación de acciones adecuadas para optimizar la eficiencia del consumo de combustible resultan más precisas.

Costos elevados de mantenimiento de la flota

Uno de los desafíos de los gestores de flota es el costo excesivo relacionado con los mantenimientos de la flota. Esto ocurre con frecuencia por la falta de una rutina eficaz de mantenimiento preventivo.

Muchas veces, los vehículos solo pasan por mantenimientos correctivos, más caros y lentos, que incluso llevan a otro desafío:

Disponibilidad de la flota

Cuando la tasa de indisponibilidad es alta, generalmente significa que los vehículos se averían con demasiada frecuencia y/o que los servicios de mantenimiento no se realizan con la rapidez necesaria.

Para mejorar esta situación, es esencial implementar una gestión eficaz del mantenimiento de la flota y establecer rutinas de prevención que ayuden a minimizar los costos y a aumentar la disponibilidad de los vehículos.

Control de los vehículos en tiempo real

El control de los vehículos no se limita a conocer la ubicación de los activos, sino que también incluye el seguimiento de otros datos esenciales de una ruta.

Esto incluye información como velocidad media, número de paradas, tiempo del motor en ralentí y comparación entre la ruta planificada y la realizada, entre otros datos. Esta información es crucial para que el gestor conozca la situación, la analice y planifique acciones correctivas.

Para superar este desafío y obtener un control integral en tiempo real, es fundamental invertir en sistemas de rastreo y telemetría modernos y avanzados.

En el mismo sentido, otro de los desafíos de los gestores de flota es:

Planificar las rutas y optimizar las entregas

También conocida como planificación de rutas, esta es una tarea compleja que implica identificar los mejores caminos para realizar operaciones de transporte.

Sin embargo, no se limita a elegir el camino más corto, sino que también tiene en cuenta factores como tráfico, semáforos, curvas, accesibilidad a lugares de carga y descarga y restricciones de altura, entre otros detalles.

Debido a la necesidad de considerar una variedad de factores, planificar rutas eficientes y optimizar las entregas se han convertido en grandes desafíos de los gestores de flota.

Una vez más, la tecnología desempeña un papel fundamental, ya que existen soluciones de control de rutas integradas con la planificación que automatizan el seguimiento de las rutas planificadas en comparación con las efectivamente realizadas, proporcionando una gestión más eficiente y económica de las operaciones de transporte.

Identificación del conductor de cada vehículo

La correcta identificación de los conductores responsables de cada vehículo es fundamental no solo para las cuestiones relacionadas con el mantenimiento de los vehículos, sino también para rastrear y atribuir multas e infracciones de tránsito de manera adecuada.

Para evitar la pérdida de información sobre el conductor responsable, una solución eficaz es adoptar el checklist electrónico. En este proceso, el conductor realiza una inspección del vehículo y su firma electrónica se vuelve obligatoria al finalizar la actividad.

Con este enfoque, ante cualquier incidencia, es fácil acceder al historial de checklists e identificar quién era responsable del vehículo en la fecha en cuestión. Esto simplifica la gestión de información y ayuda a atribuir responsabilidades de forma eficiente.

Controlar el desempeño del conductor

Gestionar y mejorar el desempeño de los conductores abarca desde el control del comportamiento al volante hasta la evaluación de la inspección de los checklists vehiculares. Esta tarea compleja es posible mediante la integración de diversos sistemas e información.

La telemetría, por ejemplo, permite controlar el estilo de conducción, evaluando aceleraciones, frenadas, paradas y otros indicadores relevantes. Además, implementar checklists electrónicos a la salida y al regreso de las operaciones contribuye a verificar la conservación de los vehículos e identificar posibles necesidades de reparación en cada ruta.

Controlar la apertura de Órdenes de Servicio y gestionar los servicios de mantenimiento es esencial para cuantificar las pérdidas causadas por los vehículos y determinar la influencia del desempeño de los conductores en este escenario.

Usar indicadores estratégicos en la gestión

Estos indicadores pueden incluir métricas de eficiencia operativa, costos de mantenimiento, consumo de combustible y mucho más. La selección de los indicadores de desempeño más adecuados para su flota depende de los objetivos determinados para el período.

Un ejemplo es el objetivo de reducir los costos de mantenimiento. En este caso, es necesario dar seguimiento a los indicadores de costo por tipo de mantenimiento, a la cantidad de mantenimientos realizados, a la disponibilidad de la flota y a la confiabilidad de los vehículos, entre otros.

Es necesario evaluar cada objetivo y comprender cada área de la operación para identificar los indicadores más estratégicos y relevantes en cada caso.

Gestionar los riesgos

La gestión de riesgos es complicada porque son muchos los riesgos asociados a las operaciones de transporte. El primer paso es identificarlos y separarlos en categorías como financieras, operativas y administrativas.

Después de enumerar los riesgos, es esencial priorizarlos, evaluando su probabilidad e impacto, para determinar las soluciones más adecuadas a cada situación.

A continuación, se implementan las medidas de seguridad correspondientes, que pueden incluir capacitaciones, protocolos operativos u otras acciones específicas.

Implementar acciones sostenibles en la flota

Incorporar acciones sostenibles y alineadas con los principios ESG (Ambiental, Social y Gobernanza) a la gestión de la flota es un desafío de relevancia creciente.

Medidas como reducir las emisiones de carbono, adoptar vehículos más eficientes en el consumo de combustible e implementar procesos de gestión de residuos son ejemplos de acciones que deben aplicarse en su operación para responder a las demandas de sostenibilidad del sector de transporte.

Buscar la sostenibilidad no solo contribuye a preservar el medioambiente, sino que también puede ahorrar recursos y fortalecer la imagen de la empresa ante clientes y socios comerciales. Por lo tanto, es un desafío que debe asumirse con compromiso y estrategia.

Tener una visión completa de la operación

Lograr una visión completa de la operación de la flota es un requisito previo para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Esto implica recopilar y analizar datos en tiempo real, así como integrar sistemas y tecnologías que permitan controlar todos los aspectos de la operación de manera integral.

Hoy pueden establecerse en la flota soluciones como torres de control logístico o centros de control operativo, que sirven para integrar información y proporcionar un control más cercano y actualizado de todas las actividades.

Esta visibilidad es fundamental para identificar oportunidades de mejora, optimizar procesos y garantizar la eficiencia operativa.

Implementar e integrar tecnologías en la rutina de la flota

Adoptar sistemas de gestión de flotas, telemetría, IoT y otras soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones se está convirtiendo en uno de los desafíos más recientes de los gestores de flota.

Para superar este tipo de cuestión, es necesario mantenerse al día con las tendencias de la gestión de flotas y comprender qué tecnologías realmente sirven y serán relevantes para cubrir las necesidades de su flota.

Por eso, antes de tomar cualquier decisión, debe evaluar la realidad de su operación.

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