Control de mantenimiento de flota: 7 herramientas

Las herramientas para la gestión de mantenimiento sirven para optimizar los procesos de trabajo, ya sea ofreciendo resultados más precisos o acelerando tareas que antes tardaban horas o incluso días en completarse.

Actualmente disponemos de equipos digitales y tecnológicos que sustituyen el trabajo manual y ofrecen respuestas inmediatas a los gestores de la flota. Así aumentan la calidad de las operaciones y la vida útil de los camiones y la maquinaria de la empresa.

Pensando en el departamento de gestión de mantenimiento de su negocio, reunimos las herramientas más recientes del mercado logístico que pueden ser útiles en su rutina. Conózcalas:

• Checklist Electrónico
• Sistema de gestión de mantenimiento
• Medidor electrónico de surco
• Indicadores de mantenimiento
• Ciclo PDCA
• Método 5W2H
• Orden de servicio

Herramientas para la gestión de mantenimiento

Checklist Electrónico

A diferencia del checklist en papel, el electrónico se utiliza en un dispositivo móvil que contiene los componentes del vehículo que se deben verificar en la inspección.

Puede incluir la documentación del vehículo, las piezas del camión, los ítems de seguridad, entre otros, para una revisión diaria, semanal o mensual.

Al tratarse de una herramienta digital, sus cuestionarios pueden personalizarse, cambiando las preguntas según las necesidades individuales de cada vehículo de la flota.

También permite añadir y retirar ítems siempre que sea necesario, aportando mucha más practicidad a la rutina de trabajo.

Además, realizar la inspección diaria es una excelente opción para reconocer y prevenir problemas desde las primeras señales, garantizando la seguridad y reduciendo los costos operativos.

La facilidad del checklist electrónico incentiva a los conductores a realizar la tarea como corresponde.

Sistema de gestión de mantenimiento

Un sistema de gestión sirve para reducir el tiempo y el gasto de mantenimiento, aumentar la vida útil de los activos y mejorar la productividad, ya que:

• Genera integración entre los departamentos de la empresa;
• Programa los mantenimientos;
• Crea órdenes de servicio automáticas;
• Gestiona los activos de vehículos y máquinas;
• Proporciona informes finales importantes para mejorar los servicios.

Todas las actividades anteriores pueden realizarse manualmente con una hoja de cálculo de gestión de mantenimiento, pero un sistema aporta mucha más organización y agilidad.

Entre las herramientas para la gestión de mantenimiento, destaca por aportar más agilidad, productividad y seguridad a las operaciones de transporte.

Medidor electrónico de surco

Esta herramienta funciona como un medidor de calibración digital. Con ella se mide la profundidad de los surcos de los neumáticos, proporcionando datos de los neumáticos con hasta un 99% de precisión.

Tiene la apariencia de una pistola que, al introducirse en el surco del neumático o conectarse a su válvula con la manguera adaptada, calcula las medidas necesarias y envía los datos en tiempo real al sistema del dispositivo móvil.

Es ágil, precisa y práctica para incluir en el plan de mantenimiento del vehículo.

Indicadores de mantenimiento

Los indicadores de desempeño, conocidos como KPI (del inglés “key performance indicator”), son métricas para medir el rendimiento y el desempeño de los departamentos de la operación.

En realidad, no se trata de una única herramienta: existen diversos medios para supervisar la eficiencia de los procesos de una empresa mediante fórmulas preestablecidas. Al fin y al cabo, puede usar los indicadores para entender el consumo de combustible de la flota, el desempeño de los conductores y, por supuesto, el mantenimiento de la flota.

Entre los indicadores para este último caso están el cálculo de disponibilidad de los activos, de confiabilidad, del costo de mantenimiento sobre el valor de reposición, entre otros.

Ciclo PDCA

Este es un método cíclico que ayuda en la administración y la distribución de tareas dentro de la empresa. La sigla representa, básicamente, estos pasos en inglés:

1. (P)LAN: fase de planificación, momento de identificar y comprender los problemas;
2. (D)O: momento de poner la planificación en práctica, probando las ideas;
3. (C)HECK: momento de evaluar los resultados de los dos primeros pasos;
4. (A)CT: según la evaluación, ponga en práctica los planes ya revisados dentro de la empresa.

Al ser una de las herramientas para la gestión de mantenimiento con ese carácter cíclico, siempre que se detecte un problema debe reiniciarse el PDCA, hasta que el proceso sea fluido y eficiente.

Método 5W2H

Este método se utiliza mucho en actividades de planificación, control de procedimientos y gestión. En la mayoría de los casos ofrece un resultado muy eficaz.

La metodología gira en torno a 7 preguntas, que en inglés son:

• What: ¿Qué debe hacerse?
• Why: ¿Por qué debe hacerse?
• When: ¿Cuándo debe hacerse?
• Who: ¿Quién será el responsable?
• Where: ¿Dónde debe realizarse?
• How: ¿Cómo debe realizarse?
• How much: ¿Cuánto costará?

De inmediato se percibe que son preguntas esenciales para cualquier acción que se quiera desarrollar, y constituyen los primeros pasos de una planificación más detallada.

Orden de Servicio

La Orden de Servicio (OS) es un documento que describe de forma detallada el tipo de mantenimiento o revisión que debe realizarse, e informa el tipo de servicio, los materiales necesarios, las precauciones, el historial de mantenimiento, las fotos y los archivos adjuntos, cuando sean necesarios, etc.

Los problemas van desde un faro roto hasta frenos con fallas o neumáticos desgastados. Generalmente se encuentran durante el checklist diario del conductor y se derivan a los responsables del control de mantenimiento.

La OS puede realizarse de dos maneras: manual o digitalmente.

En la opción manual, normalmente se crea un documento en la computadora y se imprime para que distintas personas lo completen hasta que llegue al departamento responsable de las Órdenes de Servicio.

Además, después debe almacenarse para controlar el historial del vehículo.

En la opción digital, la orden de servicio se abre automáticamente al detectar un daño durante el checklist del conductor. Así permite el acceso inmediato al mecánico responsable y la programación de los servicios necesarios.

En ese caso, el historial también se guarda de forma automática.

Para empezar a utilizar herramientas de gestión de mantenimiento en su flota, descargue la Hoja de Cálculo de Control de Mantenimiento de Prolog (en portugués).