Historial de mantenimiento de vehículos: cómo crear el suyo

El historial de mantenimiento se refiere a la recopilación de todos los datos de los procesos de inspección, reparaciones y arreglos por los que ya han pasado los vehículos de la flota.

Con la información necesaria, resulta más práctico para el gestor y su equipo planificar las acciones diarias y buscar las soluciones adecuadas, teniendo en cuenta las necesidades de cada vehículo.

Pero nada de esto sería posible sin un sistema integrado que responda a las demandas de la empresa. Al fin y al cabo, el objetivo es mejorar los procesos de la flota y optimizar las rutinas del transporte. Conozca más sobre:

• Qué es el historial de mantenimiento de la flota;
• Por qué es importante mantener un historial de mantenimiento;
• Cómo crear un historial de mantenimientos;
• Cómo controlar el historial de mantenimiento de los vehículos de la flota.

¿Qué es el historial de mantenimiento de la flota?

El historial de mantenimiento es como un documento donde consta toda la información de reparaciones y arreglos ya realizados en los vehículos de una flota. Normalmente, estos documentos se elaboran en hojas de cálculo o en un sistema.

Contiene datos específicos sobre el estado del vehículo, como:

• Tipo de mantenimiento;
• Fecha del servicio realizado y/o de la última inspección;
• Qué componentes se sustituyeron;
• Costo de los servicios;
• Tiempo que estuvo parado;
• Kilometraje recorrido hasta el momento.

Mediante esta recopilación, el gestor y su equipo analizan el desempeño de los vehículos y, si es necesario, toman decisiones con el objetivo de aportar mejoras a la flota.

El historial de mantenimiento no sirve solo para eso. De hecho, es un gran pilar para crear un plan de control de mantenimiento, que también detalla toda la rutina de mantenimiento y el cronograma de servicios a lo largo de un período determinado.

¿Por qué es importante mantener un historial de mantenimiento?

Porque mediante el historial de mantenimiento puede orientar y planificar la toma de decisiones sobre los vehículos de la flota.

Y también porque es un recurso para cuando ocurren problemas inesperados en los vehículos.

En esos casos, puede acceder al historial y verificar si se completaron correctamente todos los ítems de una inspección o si se dejó de realizar algún servicio que pudo haber ocasionado la falla, y así sucesivamente.

Además, toda la información que contiene ayuda a programar servicios según su urgencia y la demanda individual de cada caso.

Esto no solo reduce los costos excesivos de mantenimientos correctivos no planificados, sino que también ayuda a prolongar la vida útil del vehículo.

Vea algunas ventajas de mantener y utilizar el historial de mantenimiento:

• Mayor visibilidad de la rutina de mantenimientos de la flota;
• Creación de una base de conocimientos sobre los procesos de mantenimiento;
• Facilidad para acceder a datos y generar informes que sustenten los argumentos del gestor;
• Agilidad para buscar información cuando un vehículo presenta problemas imprevistos.

¿Cómo crear un historial de mantenimiento de su operación?

Cree una rutina de mantenimiento

El mantenimiento preventivo es la mejor alternativa para evitar costos derivados de imprevistos, como las fallas mecánicas.

En la rutina de su operación, debe incluir los checklists de vehículos, que pueden organizarse por tipo o frecuencia de inspección, así como por tipo de vehículo.

Por ejemplo, el checklist de un camión contiene la inspección de la cabina del conductor, mientras que un checklist de motocicleta necesita incluir la revisión de las correas.

Si planifica por frecuencia, una inspección diaria debe considerar ítems básicos, como faros, frenos y cinturón de seguridad. Por su parte, una inspección mensual debe evaluar el balanceo y la alineación del vehículo.

Lo importante que debe recordar aquí es: este paso es esencial para generar información en su flota y poder crear el historial de mantenimientos. También lo es utilizar la herramienta adecuada para recopilar datos en esta rutina de inspecciones.

Utilice las herramientas adecuadas

¿Qué se necesita para tener el historial de mantenimiento?

Primero, una herramienta para realizar las inspecciones de vehículos. Después, un medio para controlar las órdenes de servicio de la flota, registrando los tipos de mantenimiento, los servicios realizados y los costos generados.

Por último, una integración que cruce estos datos y consiga organizarlos en una única vista: ese es el historial.

Aunque es posible elaborar todo esto en una hoja de cálculo de gestión de mantenimiento, esta alternativa exige más trabajo y es más propensa a errores.

Un sistema de gestión de mantenimiento, combinado con el checklist electrónico, aporta todo lo que necesita para organizar y dar seguimiento a los mantenimientos de la flota.

Capacite al equipo

En buena parte de las flotas, los conductores son los responsables de realizar la inspección diaria de los vehículos. Deben estar capacitados para la tarea y conocer su importancia, para realizarla correctamente y contribuir a generar datos confiables en su gestión.

Si el equipo de mecánicos se gestiona internamente en la flota, también es necesario que reciba capacitación y se adapte a los procesos de las plataformas adoptadas en la operación.

Así, los mantenimientos se realizan más rápido, los servicios son eficientes y los datos se registran y actualizan correctamente en el sistema.

¿Cómo controlar el historial de mantenimiento de los vehículos de la flota?

La mejor manera de controlar el historial de mantenimiento es utilizar una plataforma digital, donde los datos se organizan automáticamente a partir del ingreso diario de los registros de inspecciones y servicios realizados.

Para ello, su esfuerzo no se centra en el control del historial en sí, sino en las demás tareas fundamentales para que exista.

Con el avance de la tecnología, es cada vez más frecuente la aparición de nuevos programas para responder a las demandas de quienes operan con flotas de vehículos.

Naturalmente, los trabajos manuales sujetos a errores se sustituyen por recursos digitales. Sin embargo, la elección de un sistema debe basarse en las necesidades de su operación y en la comparación de las funciones que ofrece la tecnología.

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