Gestión de mantenimiento de flotas: guía completa
Jade Zart 14 min de lectura 
La gestión de mantenimiento es un área del control de flotas cuyo objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los vehículos.
No se trata solo de realizar reparaciones cuando el activo presenta algún defecto, sino de controlar realmente los mantenimientos preventivos y correctivos, utilizando la información recopilada para optimizar procesos y tener vehículos eficientes, de alta durabilidad y desempeño.
Al asegurar las condiciones ideales de uso de los vehículos, también puede reducir costos operativos y aumentar la seguridad en las operaciones.
Consulte a continuación:
¿Qué es la gestión de mantenimiento?
La gestión de mantenimiento es un área de la gestión de activos directamente vinculada a un conjunto de acciones orientadas a la conservación de los equipos de una empresa. En el caso de empresas de transporte y flotas vehiculares, el mantenimiento se refiere a los vehículos.
El objetivo de esta gestión es garantizar que los vehículos tengan condiciones ideales de circulación, con pocas o ninguna falla, ahorro en el consumo de combustible y mayor seguridad en ruta.
Sin un control que preste atención y ofrezca los cuidados necesarios para mantener el funcionamiento de los vehículos, existe el riesgo de grandes perjuicios en el flujo de trabajo.
En esos casos, la consecuencia no sería solo el retraso en la prestación de servicios, sino el deterioro de la relación con los clientes e incluso con los propios colaboradores.
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¿Cuál es la importancia de la gestión de mantenimiento y cuáles son sus beneficios?
La gestión de mantenimiento tiene la función de hacer que los vehículos funcionen correctamente y con su mejor desempeño. Con ello se observan diversos beneficios, como:
- Menor consumo de combustible: los vehículos bien mantenidos tienden a utilizar el combustible de manera más eficiente.
- Reducción de costos operativos: minimiza los costos de reparaciones inesperadas y sustituciones de piezas, contribuyendo al ahorro general a largo plazo.
- Mayor productividad del equipo: con menos tiempo dedicado a reparaciones y mantenimientos no programados, los equipos pueden concentrarse más en sus actividades principales, aumentando la productividad.
- Mejor desempeño en carretera: el mantenimiento regular garantiza que los vehículos operen con su máximo desempeño, lo que es crucial para cumplir cronogramas y mantener la satisfacción del cliente.
- Reducción del riesgo de accidentes: el mantenimiento preventivo disminuye la probabilidad de fallas mecánicas que pueden provocar accidentes graves.
- Garantía de seguridad en el transporte: mantener los vehículos en condiciones ideales es fundamental para la seguridad de los operadores y de las cargas transportadas.
La gestión de mantenimiento tiene la capacidad de influir en toda la cadena de suministro, ya que afecta el flujo de distribución y los retrasos en los plazos.
Otro punto sobre la importancia de la gestión de mantenimiento es que, sin los cuidados apropiados, los vehículos pierden rápidamente su valor.
En este caso, la gestión de mantenimiento es una forma de no desperdiciar la inversión realizada al adquirir la flota e incluso de garantizar un valor de reventa posterior.
¿Cuáles son los tipos de mantenimiento en una flota?
Los principales tipos de mantenimiento incluyen:
Mantenimiento preventivo
Generalmente se aplica a los vehículos que presentan más fallas y exigen un control más cercano.
Este mantenimiento se realiza de acuerdo con un cronograma preestablecido, con base en intervalos regulares de tiempo o kilometraje, para minimizar la probabilidad de fallas.
Mantenimiento predictivo
Realiza un seguimiento constante del desempeño y las condiciones de los vehículos para anticipar e identificar la fuente de los problemas con la mayor anticipación posible.
Este tipo de mantenimiento funciona bien para vehículos con fallas menos previsibles, utilizando análisis de datos y tecnologías como IoT y sensores para predecir problemas antes de que ocurran.
Mantenimiento correctivo
Emplea prácticas para corregir fallas o defectos identificados en los vehículos. Para evitar costos excesivos, debe realizarse con la mayor planificación posible, frecuentemente como resultado de hallazgos durante el mantenimiento preventivo o predictivo.
Mantenimiento autónomo
Permite que los operadores de vehículos realicen inspecciones regulares e intervenciones sencillas de mantenimiento, como limpieza y lubricación, con base en una capacitación adecuada.
Este tipo de mantenimiento involucra a los equipos que utilizan los vehículos, haciéndolos corresponsables del mantenimiento diario.
Mantenimiento productivo total (TPM)
Un método que busca involucrar en el mantenimiento a todas las áreas de la organización, desde la gestión hasta los empleados operativos. El objetivo es maximizar la eficacia de los equipos y vehículos, reduciendo paradas y aumentando la productividad.
Mantenimiento orientado a datos
Utiliza grandes cantidades de datos recopilados por sistemas de telemetría y otros dispositivos de seguimiento para analizar y mejorar las prácticas de mantenimiento.
Esto incluye identificar tendencias, prever necesidades futuras de mantenimiento y optimizar el cronograma de mantenimiento con base en patrones de uso y desempeño real.
Mantenimiento basado en la condición
Similar al mantenimiento predictivo, pero enfocado específicamente en realizar mantenimiento con base en el estado actual de los vehículos, identificado mediante inspecciones y seguimiento continuo.
Este enfoque busca intervenciones más precisas y menos frecuentes, dependiendo de las condiciones reales de los equipos.
Mantenimiento inteligente
Utiliza tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático para proporcionar un enfoque más preciso y eficiente del mantenimiento.
Puede predecir fallas antes de que ocurran y recomendar acciones de mantenimiento específicas, mejorando así la eficiencia y la vida útil de los vehículos.
¿Cómo implementar una gestión de mantenimiento en la flota?
Para implementar la gestión de mantenimiento en su flota, es necesario crear un plan de mantenimiento (PCM). En él, usted va a:
- Identificar los vehículos de la operación;
- Definir los presupuestos de costos de piezas y servicios de mantenimiento;
- Elaborar el cronograma de rutinas y servicios de mantenimiento;
- Determinar el estado actual de los vehículos y la previsión de renovación de la flota.
Además, para implementar la gestión de mantenimiento, necesitará una política clara que defina los tipos de mantenimiento y las frecuencias recomendadas para cada tipo de vehículo.
Elegir las herramientas y programas de gestión de mantenimiento que se integren bien con otros sistemas utilizados por la empresa y respondan a sus necesidades específicas también debe ser una etapa en la fase de planificación e implementación.
Después, es necesario prestar atención a la capacitación de su equipo en los procesos determinados, en el uso de las plataformas contratadas e incluso sobre la importancia de la gestión de mantenimiento para la flota.
También es importante determinar los indicadores de desempeño para evaluar esta gestión y tener adaptabilidad para ajustar las rutinas y los procesos, buscando siempre los mejores resultados.
¿Quién es responsable de la gestión de mantenimiento?
El principal responsable es el gestor de mantenimiento. Se encargará de las actividades de gestión, organizará la rutina del equipo, tomará decisiones de mejora y analizará indicadores, además de atender al equipo y delegar tareas.
Por su parte, el gestor de flota también participa en el departamento de mantenimiento.
Puede ser el principal responsable, si la empresa aún no tiene un cargo dedicado al área, o desempeñar el papel de “responsable de decisiones”, al que el gestor de mantenimiento lleva los datos, informes y análisis para su aprobación o revalidación.
También está el analista de flota, responsable de recopilar datos sobre el mantenimiento de los vehículos, organizarlos de manera coherente y generar informes para ayudar a los gestores en sus decisiones.
Los conductores, como responsables de conducir los vehículos, tienen su papel en la gestión de mantenimiento. Su responsabilidad es conducir con cautela, siguiendo las mejores prácticas y manteniendo una conducción defensiva.
Así, ayudan a conservar los vehículos por más tiempo y a reducir los costos de servicios correctivos.
Hablando de servicios, están los demás responsables del mantenimiento de la flota: los proveedores de mantenimiento y/o el taller interno de la flota. Ambos realizan diversos servicios en los vehículos, desde inspecciones detalladas y sustitución de piezas hasta reparaciones más difíciles.
Principales desafíos de la gestión de mantenimiento
Los desafíos de la gestión de mantenimiento abarcan desde la organización del departamento hasta el análisis de datos. Es necesario conocer un poco más sobre cada uno para entender cuáles afectan a su operación:
- Falta de organización del departamento
Una gestión de mantenimiento desorganizada puede provocar redundancias en los procesos, retrasos en los mantenimientos necesarios y dificultades para priorizar tareas urgentes, afectando directamente la productividad de la flota.
- Definir un plan de mantenimiento
Establecer un plan de mantenimiento es fundamental para prever y programar intervenciones preventivas y correctivas, garantizando la máxima disponibilidad de los vehículos y minimizando paradas inesperadas.
- Demasiados procesos manuales
La dependencia de procesos manuales aumenta el riesgo de errores e ineficiencias, dificultando el seguimiento de información importante y la optimización de las actividades de mantenimiento.
- Gestión de inventario de piezas y sus existencias
Mantener el control del inventario de piezas contribuye a evitar retrasos en los mantenimientos. Los desafíos incluyen prever la demanda y gestionar piezas obsoletas o en exceso.
- Capacitación del equipo
Invertir en capacitación y formación ayuda a mantener la calidad del servicio y las mejores prácticas en el uso de los vehículos. Los desafíos, en este caso, pueden incluir la adaptación a nuevas tecnologías.
- Baja durabilidad de los vehículos
La falta de indicadores claros de mantenimiento o de datos para el análisis termina perjudicando la planificación de revisiones y servicios preventivos.
Esto lleva al vehículo a pasar por más servicios correctivos y afecta su durabilidad, planteando a la gestión de mantenimiento el desafío de encontrar soluciones que prolonguen la vida útil de los activos.
- Mantenimientos no planificados o programados
Las intervenciones no planificadas pueden generar costos elevados, por lo que resulta un desafío mantener el presupuesto bajo control y una buena disponibilidad de los vehículos.
- Altos costos de mantenimiento
Gestionar y reducir los costos de mantenimiento sin comprometer la calidad es un desafío continuo que implica negociar con proveedores y elegir piezas y servicios que ofrezcan el mejor retorno de la inversión.
Junto, por supuesto, con realizar la gestión de mantenimiento e identificar las oportunidades de mejora, ya sea promoviendo la concientización al conducir, renovando la flota o aumentando la frecuencia de las inspecciones preventivas de vehículos.
- Baja calidad de las piezas
El uso de piezas de baja calidad puede provocar fallas recurrentes y más mantenimientos. Seleccionar proveedores confiables y verificar la calidad de las piezas son pasos importantes para afrontar este desafío.
- Adquisición de herramientas de gestión
Elegir las herramientas adecuadas para la gestión de mantenimiento puede resultar difícil, especialmente con la evolución constante de la tecnología.
Por eso, concéntrese en encontrar soluciones específicas para resolver los problemas y las demandas de su operación y asegúrese de que se integren fácilmente con las soluciones ya utilizadas.
- Sostenibilidad y prácticas ESG
Integrar prácticas sostenibles y adherirse a los principios ESG puede ser complejo, especialmente al elegir vehículos, piezas y productos, además de procesos, que reduzcan el impacto ambiental sin comprometer la eficiencia.
- Análisis de datos concretos
Con la creciente disponibilidad de datos, el análisis para mejorar la toma de decisiones y optimizar la gestión de mantenimiento también se convierte en un desafío.
Centralizarlos e interpretarlos exige esfuerzo y dedicación, pero esto puede resolverse aplicando tecnologías que automatizan la tarea.
¿Qué herramientas utilizar para la gestión de mantenimiento?
Hay distintas herramientas que pueden ayudar a su gestión de mantenimiento y, aunque es importante priorizar las tecnologías y la automatización, las metodologías y herramientas manuales también pueden ser útiles.
Ciclo PDCA
El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) es una metodología de gestión de procesos que ayuda a mejorar continuamente las operaciones y resolver problemas.
En la gestión de mantenimiento, puede utilizarse para planificar mantenimientos, ejecutarlos, verificar los resultados y actuar con base en lo aprendido para optimizar futuras intervenciones.
Método 5W2H
El método 5W2H es una herramienta de planificación que responde a siete preguntas fundamentales: What (¿Qué se hará?), Why (¿Por qué se hará?), Where (¿Dónde se hará?), When (¿Cuándo?), Who (¿Quién lo hará?), How (¿Cómo se hará?) y How much (¿Cuánto costará?).
En la gestión de mantenimiento, es útil para definir claramente las acciones de mantenimiento, garantizando que se consideren todos los aspectos antes de actuar.
Hoja de cálculo de control
Las hojas de cálculo son herramientas versátiles para el control de mantenimiento, ya que permiten dar seguimiento a las revisiones, los costos y el estado de cada vehículo de la flota.
Aunque son más básicas, las hojas de cálculo son accesibles y pueden personalizarse para responder a las necesidades específicas de la flota, por lo que son una excelente opción para flotas pequeñas o como apoyo a sistemas más sencillos.
Checklist Electrónico
Se trata de una herramienta digital donde se crean diferentes plantillas de checklist para inspeccionar los vehículos de flota. Es posible personalizar las listas según el vehículo, los ítems inspeccionados o la frecuencia de realización.
También puede tener todos estos tipos disponibles, ya que las plantillas se guardan en la plataforma y los usuarios pueden acceder libremente a ellas.
Lo que necesita hacer es planificar qué checklists deben realizarse y cuándo hacerlo.
Después, informe a los conductores para que realicen el checklist y carguen en el sistema la información necesaria.
Con el uso constante del checklist, se generarán automáticamente informes y gráficos para que pueda identificar qué vehículos presentan más problemas, cuál es el principal problema, qué conductor genera más incidencias, y así sucesivamente.
Además, el sistema de checklist electrónico cuenta con la función de visualizar el estado de los vehículos, marcando como “críticos” e impidiendo la salida a viaje de aquellos que tienen órdenes de servicio abiertas.
Sistema de gestión de mantenimiento
El sistema de gestión de mantenimiento, además de contar con el propio checklist como uno de sus complementos, ofrece visibilidad del mantenimiento en su conjunto. Incluye en sus pantallas el control del inventario de piezas de la flota y los costos de servicios en el taller.
En muchos casos, este tipo de sistema también tiene acuerdos con proveedores y talleres, ofreciendo a través de la plataforma la comparación de presupuestos para que contrate servicios en su empresa.
Para quien busca un control eficiente y preciso, es un sistema imprescindible para incorporar a la flota.
Indicadores de mantenimiento
Los indicadores de mantenimiento se utilizan para medir información que ayuda a identificar problemas y determinar soluciones precisas. El MTBF, Tiempo Medio Entre Fallas, ayuda a identificar cuánto tiempo circula un vehículo hasta necesitar otro servicio correctivo.
La tasa de indisponibilidad muestra cuánto tiempo estuvo inactivo el vehículo en las operaciones, sin estar disponible para circular debido a un problema de mantenimiento más grave.
Otros indicadores muy utilizados en la gestión de mantenimiento son: MTTR (Tiempo Medio de Reparación), confiabilidad de los activos y costo de mantenimiento sobre el valor de reposición (CPMV).
¿Cómo evaluar los resultados de una gestión de mantenimiento?
La evaluación de resultados de la gestión de mantenimiento se realiza mediante métricas e indicadores de desempeño, como los costos de mantenimiento y la disponibilidad de los activos.
Sin embargo, puede ir más allá e invertir en un enfoque aún más completo. Por ejemplo, puede medir el tiempo que transcurre desde que se solicita un mantenimiento hasta su conclusión, como indicio de eficiencia operativa.
Analizar el costo de mantenimiento por kilómetro recorrido ayuda a entender mejor la eficacia de las prácticas de mantenimiento desde una perspectiva de costo-beneficio.
Otra idea es recopilar comentarios de los conductores, que pueden proporcionar datos importantes sobre cómo los mantenimientos afectan el uso diario de los vehículos. Si la satisfacción es alta, el mantenimiento (probablemente) está al día.
El papel de la tecnología en la gestión de mantenimiento
La tecnología en la gestión de mantenimiento ofrece herramientas que aumentan la eficiencia, la precisión y la confiabilidad de los procesos de mantenimiento. Así, facilitan la identificación temprana de problemas y reducen los mantenimientos correctivos y el tiempo de inactividad de los vehículos.
La tecnología también ayuda a automatizar tareas repetitivas, organizar información de mantenimiento y mejorar la toma de decisiones basada en datos, lo que resulta en una reducción de los costos operativos y un aumento de la vida útil de los vehículos.
Tendencias para la gestión de mantenimiento de vehículos de flota
Las tendencias para la gestión de mantenimiento de vehículos de flota destacan el creciente papel de la digitalización y la automatización, que simplifican los procesos al integrar sistemas de gestión con otras plataformas.
La adopción de tecnologías de Internet de las Cosas (IoT) y telemetría se está expandiendo, permitiendo el seguimiento en tiempo real de los vehículos y la recopilación de datos precisos sobre su desempeño y sus condiciones operativas.
Esto facilita la implementación de mantenimiento predictivo, que utiliza algoritmos y análisis de datos para predecir fallas antes de que ocurran, optimizando el tiempo de operación de los vehículos y reduciendo los costos de mantenimientos correctivos inesperados.
La sostenibilidad también cobra cada vez más fuerza, con una creciente necesidad de adoptar prácticas que respondan a las demandas globales de reducción de impactos ambientales.
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Preguntas frecuentes
Mi taller solo repara lo que se avería. ¿Cómo salir de ese ciclo?
¿Cuál es la diferencia entre mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo?
¿Qué otros tipos de mantenimiento existen en una flota, además del preventivo, predictivo y correctivo?
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de mantenimiento de la flota?
¿Quién responde por el mantenimiento cuando la empresa no tiene un gestor de mantenimiento?
¿Cómo saber si la gestión de mantenimiento está dando resultados?
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