Hoja de cálculo de control de conductores: las 5 pestañas

La gestión de conductores de una flota exige registros de viajes, vehículos, mantenimientos y otra información. Por eso, la hoja de cálculo de control de conductores es una solución para esta etapa de la gestión de la empresa.

Permite controlar las horas trabajadas, ver cuántos viajes hizo cada conductor en el mes e incluso crear una clasificación de conductores para premiar a quienes destacaron positivamente en el período.

Para mantener las pestañas conectadas, la secuencia más práctica empieza por registrar conductores y vehículos. Después, la rutina alimenta el control de viajes e incidencias; estos registros sirven de base para la clasificación y el informe mensual.

Vea a continuación:

• Qué se registra en la hoja de cálculo de control de conductores;
• Cómo crear una hoja de cálculo de control de conductores;
• Por qué utilizar una hoja de cálculo de control de conductores.

Qué se registra en la hoja de cálculo de control de conductores

Registro de conductores y vehículos

Para empezar a utilizar su hoja de cálculo, debe registrar quiénes son los conductores y qué vehículos están disponibles. Así el control resulta más práctico y es posible realizar algunas automatizaciones entre las pestañas del documento.

Para registrar al conductor, incluya el nombre y la categoría, el número y la fecha de vencimiento de la licencia de conducir (CNH en Brasil). También puede añadir información que necesite controlar, como fecha de contratación, modalidad de contratación (autónomo, PJ — persona jurídica, CLT — relación laboral regida por la legislación brasileña, etc.) y exámenes realizados.

Los vehículos deben identificarse por tipo de vehículo, marca y modelo, placa y kilometraje recorrido.

Esta pestaña sirve de base para las demás. Para facilitar consultas y fórmulas, use etiquetas claras en las columnas, mantenga ítems similares en la misma columna y evite filas o columnas vacías dentro del área de datos.

Control de viajes

En la pestaña de control de viajes se ve la fecha del viaje, el conductor, la placa utilizada, el trayecto realizado, el valor del abastecimiento en la ruta y el kilometraje total recorrido.

Esta información ayuda a entender el rendimiento de un vehículo por litro de combustible. Así es posible establecer metas realistas de ahorro y consumo.

En esta etapa también se controlan las rutinas, identificando si el conductor cumplió las actividades asignadas, como el checklist de inspección.

Como los conductores y las placas ya están registrados, estos campos pueden seleccionarse de la base existente. La validación de datos también puede restringir el tipo de información o los valores aceptados en una celda, incluso mediante una lista desplegable, para mantener un registro consistente.

Control de inspección de vehículos e incidencias

Realizar el checklist de inspección es el principal medio para controlar los mantenimientos de la flota, identificar situaciones problemáticas con anticipación y evitar gastos excesivos o pérdida de vehículos.

Así como esta actividad genera puntuaciones positivas para quienes la realizan correctamente, hay incidencias negativas que pueden perjudicar la clasificación de un colaborador. Por ejemplo, si recibe una multa o se retrasa con frecuencia en las rutas.

Además de ayudar con las premiaciones, funcionando como un programa de incentivos para conductores, ofrece una visión completa y resumida del comportamiento de los conductores y de las medidas que deben tomarse.

La finalidad de esta pestaña es registrar y dar seguimiento a las incidencias. Para organizar el historial, mantenga cada tipo de dato en su propia columna y siga el mismo patrón de registro durante todo el mes.

Clasificación de conductores

La clasificación de conductores puede automatizarse en la hoja de cálculo, como en la que desarrollamos en Prolog.

A medida que registra las actividades que quiere puntuar y los valores que suma o penaliza cada una, las clasificaciones cambian al introducir los datos de la rutina de la flota.

Al final de cada mes queda establecido qué conductores tuvieron los mejores desempeños para recibir las bonificaciones.

Recuerde evaluar también según las metas que haya definido para cada conductor individualmente. Si llegó al número 1 de la clasificación, pero no cumplió la meta más importante, debe ajustar algunas puntuaciones de la hoja de cálculo.

Como depende de los registros de las pestañas anteriores, la clasificación debe comprobarse junto con los viajes y las incidencias antes de cerrar el período. Las actividades puntuadas y los valores que suman o penalizan deben seguir el criterio definido para la operación.

Informes mensuales

Hoy los informes son fundamentales para una gestión más organizada y de alto nivel, pues permiten tomar decisiones acordes con la realidad operativa y que aportan resultados aún más positivos.

Por eso no podían faltar en la hoja de cálculo de control de conductores.

Esta es otra pestaña que se completa automáticamente al introducir información en las demás partes. Aquí se ve la información principal para entender si la flota tiene un buen desempeño.

Entre esos datos: el total de viajes realizados, los gastos de abastecimiento y la distancia total recorrida.

Como etapa de consolidación, el informe debe revisarse después de completar los registros y datos operativos. Así reúne los totales sin sustituir la comprobación de la información de origen.

Cómo crear una hoja de cálculo de control de conductores

Definir qué tipos de control desea realizar

Debe priorizar lo que tenga más sentido para la gestión. Una hoja de cálculo para una empresa transportista puede tener diversas finalidades, desde el control de inventario hasta la gestión de rutas.

Por eso hay que tener un objetivo muy claro al planificar y desarrollar la herramienta.

En el caso del control de conductores, debe pensar en su día a día y su papel en la gestión de flotas. La pregunta que debe responder es: «¿Qué hacen que más contribuye a los resultados positivos de nuestras operaciones?»

La respuesta suele incluir entregar sin retrasos, solicitar reparaciones antes de que el vehículo se averíe o sufra daños irreparables, no recibir multas, etc.

Con estas alternativas, sabe que la hoja de cálculo debe incluir un control de esas actividades.

Defina también quién registra cada dato y en qué momento de la rutina. Este cuidado ayuda a evitar que una misma incidencia se describa de formas distintas o quede sin registrar.

Crear las pestañas necesarias

Al crear la hoja de cálculo de control de conductores, debe incluir cálculos y reglas condicionales para que todas las pestañas funcionen adecuadamente. Una pestaña de control de viajes necesita tomar los datos de conductores y placas registrados, por ejemplo.

Por tanto, quien estructure la hoja de cálculo debe tener nociones básicas para realizar estas automatizaciones. O puede descargar nuestro modelo ya preparado.

Las pestañas principales que deben estar presentes son:

• Registro de conductores y placas;
• Control de viajes;
• Incidencias positivas e incidentes;
• Clasificación de conductores;
• Informe.

Cree primero la pestaña de registro, porque viajes, incidencias, clasificación e informe dependen de los datos registrados durante la rutina. Al estructurar cada área, use etiquetas de columna para identificar los datos y evite espacios vacíos dentro del intervalo completado.

Aplicar los cálculos para ayudar a generar informes y clasificaciones

Todas las hojas de cálculo de Excel, ya sean para transporte u otras áreas de gestión, tienen cálculos auxiliares para realizar las automatizaciones.

Como se ha indicado, debe saber hacerlo o contar con alguien que sepa, para evitar errores en la hoja de cálculo e incluso información incorrecta al final del mes.

Organizar el intervalo como tabla puede facilitar tareas como ordenar, filtrar, totalizar y calcular los datos. Antes de usar la clasificación o el informe, compruebe si las fórmulas abarcan los registros nuevos y si los campos obligatorios están completos.

Por qué utilizar una hoja de cálculo de control de conductores

Porque necesita una herramienta que registre la información y mantenga cierto historial de su control. Así no pierde información a lo largo del mes y siempre la tiene a mano cuando necesita consultar algo.

La hoja de cálculo puede contribuir, por ejemplo, al control de jornada y de las horas que un conductor puede conducir al día.

Además, muestra a los mejores conductores de la flota y los problemas más recurrentes, tanto por conductor como en general. En manos del gestor, esta información es crucial para tomar decisiones efectivas en su flota.

Para que el historial siga siendo útil, mantenga las mismas etiquetas y patrones de registro, anote la información en la pestaña correspondiente y revise la base antes de cerrar el informe mensual.

Aproveche los beneficios de una hoja de cálculo de control de conductores mediante la descarga gratuita del modelo desarrollado por Prolog.