Orden de servicio (OS): qué es y cómo usarla en la flota

Una orden de servicio es esencial para la comunicación entre los colaboradores de la empresa, sobre todo en lo que respecta a los mantenimientos de la flota.

A través de ella, el problema encontrado en el vehículo se informa y se repara sin que se pierda información importante, como podría ocurrir si solo se comunicara de palabra.

El mantenimiento preventivo es esencial para el buen funcionamiento de los vehículos y debe seguir un cronograma planificado, para evitar que los vehículos queden parados o inutilizados, o ambas cosas, durante un largo periodo. De hecho, solo a través de él se puede generar una OS, abreviatura de “Orden de Servicio”.

Hay dos maneras de generar una orden de servicio: en papel y mediante un sistema digital. Pero, antes de entender mejor cuál es la mejor alternativa, vea:

• Qué es una orden de servicio;
• Para qué sirve la orden de servicio;
• Cuál es la importancia de hacer la OS;
• Cuándo emitir una OS;
• Cómo elegir entre la orden de servicio impresa o digital;
• Cómo hacer una OS;
• Qué debe figurar en la OS;
• Cómo hacer el control de la OS.

¿Qué es una orden de servicio?

La orden de servicio es un documento que describe, en detalle, un servicio que hay que hacer. Así, todo lo relacionado con el problema debe estar incluido, como cuál es el problema, qué tipo de servicio se necesita (preventivo o correctivo) y los cuidados que se deben tener durante el servicio.

En el caso de las flotas de camiones, la orden de servicio enumera errores o fallas, o ambos, que se encontraron en el vehículo al realizar el checklist de inspección.

Los problemas informados pueden ser un faro roto, un espejo retrovisor desplazado, un defecto en el freno, entre otros problemas que deben resolverse en un taller profesional o por los mecánicos de la flota.

¿Para qué sirve la orden de servicio en la flota?

Sirve, principalmente, para mejorar la organización de los mantenimientos de la flota. A partir de los registros de problemas y de las correcciones necesarias, el conductor envía la OS a su gestor, que queda a cargo de generar un presupuesto para el servicio.

En los casos en que se usa la OS digital, el taller o los prestadores de servicios reciben el documento en cuanto se finaliza en el sistema, lo que hace que el servicio sea bastante ágil.

¿Cuál es la importancia de hacer y usar la OS?

La orden de servicio es lo que permite que un trabajo, ya sea preventivo o correctivo, se inicie, y con la garantía de que el servicio solicitado será el realizado. Al fin y al cabo, describe exactamente cuál es el problema, e indica dónde está, qué lo causó y qué hay que hacer.

Aunque es un ítem que se abre a partir del checklist de inspección, es tan importante que incluso se considera una de las herramientas para la gestión de mantenimiento de la flota.

Es a partir de este documento que las actividades de mantenimiento pueden realizarse, y también es importante para que el gestor de flotas o de mantenimiento, o ambos, tenga a la vista la cantidad de servicios realizados y sus motivos, y entienda los costos que está teniendo en esta etapa.

¿Cuándo emitir una orden de servicio?

Debe emitirse siempre que se encuentre un problema en el vehículo.

Por ejemplo, si uno de los faros del vehículo está quemado, se abrirá la orden de servicio. En ella, hay que indicar la posición del faro, la fecha del incidente, el motivo, si lo hay, y el responsable del vehículo y de la inspección realizada.

Si usa la orden de servicio manual en su operación, es necesario que el conductor haga el checklist y lo entregue al gestor. Este será el responsable de evaluar el checklist y generar una orden de servicio para entregar a los mecánicos.

Las operaciones que ya se modernizaron y usan el checklist digital también tienen la apertura automática de la OS en el momento en que se realiza la inspección. Ni siquiera necesita pasar por las manos del gestor antes de llegar al taller, ya que todos los usuarios involucrados reciben la orden de servicio en el momento en que se finaliza.

¿Cómo hacer una orden de servicio?

Para hacer una OS, puede optar por dos modelos: manual o digital.

En el modo manual, hablamos de tomar papel y bolígrafo y anotar todo a mano. Con base, claro está, en la información recibida del conductor después de que hizo el checklist de inspección.

Aquí, usted asume una responsabilidad mayor: definir qué información se incluirá en su orden de servicio.

Por otro lado, al utilizar el modelo digital, toda la información está predefinida; basta con que el sistema la complete correctamente al abrir una orden de servicio.

¿Qué debe figurar en la orden de servicio?

Existe cierta variación en la información que debe incluir una orden de servicio, y cada empresa define lo que tiene más sentido para su tipo de operación. En algunas situaciones, puede ser necesario un informe técnico, por ejemplo, o un certificado de garantía.

Aun así, hay datos que deben figurar en toda OS, sin excepción:

• Nombre de la empresa;
• Dirección e información de contacto;
• Nombre del prestador de servicios;
• Fecha de la solicitud;
• Descripción del problema;
• Actividades a realizar;
• Observaciones;
• Fecha de ejecución de los servicios;
• Firma del prestador de servicios y de la empresa cliente.

Ejemplo de orden de servicio

Ejemplo de orden de servicio.

¿Cómo elegir entre la orden de servicio impresa o digital?

Recuerde que cada una de las alternativas está vinculada al checklist de mantenimiento. Es decir, si usa un checklist impreso, la OS será impresa; si usa el electrónico, la OS será digital.

Entonces, ¿cuál es la principal diferencia entre ellas?

Creación de la orden de servicio digital y manual.

La orden de servicio en papel tiene que crearse en un documento en la computadora e imprimirse para poder usarse. También exige que la información pase “de mano en mano” hasta que se corrija el problema.

Si la flota tiene la etapa de generar un historial de mantenimientos, también es necesario que el servicio quede registrado para poder analizar los datos después. En ese caso, probablemente tendrá que pasar la información a una hoja de cálculo, lo que implica un proceso manual más de anotación y propenso a errores.

Por otro lado, la OS digital no necesita todo ese esfuerzo adicional. En cuanto se finaliza la inspección en el vehículo, la OS se abre automáticamente y el mecánico responsable ya tiene acceso inmediato a ella, sin necesidad de contactar a otros colaboradores.

El historial también queda disponible de forma automatizada; basta con entrar en el sistema y seleccionar el filtro deseado para encontrar la orden de servicio que busca.

¿Qué considerar para elegir entre los tipos de OS?

En la orden de servicio impresa, hay un gasto mayor en papel e incluso en tinta de impresión. El tiempo que se usa para completar y detallar los servicios es mayor que con un sistema digital.

En muchos casos, existe la necesidad de pasar la información a un sistema en la computadora de todos modos. Entonces, ¿por qué no invertir en un sistema de checklist electrónico que genere una orden de servicio digital?

Por su agilidad y objetividad, trae además otros beneficios:

• Reducción de gastos en la prestación de servicios;
• Eliminación de libretas y portapapeles;
• Facilidad para agregar, quitar o modificar información en el sistema;
• Sostenibilidad;
• Acceso fácil y rápido a cualquier información dentro del sistema;
• Aumento de la productividad;
• Reducción del índice de errores;
• Seguridad en la información proporcionada;
• Datos y actualizaciones en tiempo real, registrados con cada inspección y orden de servicio;
• Datos para el análisis de vehículos, conductores, mantenimientos y servicios realizados.

¿Cómo hacer el control de las órdenes de servicio?

Para tener mayor productividad y organización en el control de órdenes de servicio, no hay otro camino: hay que contar con la ayuda de la tecnología logística. Un sistema de checklist, como ya comentamos, incluye tanto la gestión de las inspecciones como la de las OS realizadas.

En las flotas donde todavía predomina el papel, algunos consejos de organización parten de archivar los documentos por categorías, como la criticidad del problema y el gasto involucrado. En las órdenes finalizadas, lo mejor es tener una visualización por fecha de cierre del servicio.

Sistema de checklist electrónico Prolog App

El sistema de Prolog App existe desde 2016 y se ha ido desarrollando y perfeccionando desde entonces. Ya somos más de 1.500 operaciones y, solo en 2022, se realizaron más de 2 millones de checklists en nuestra plataforma.

De ellos, puede estar seguro, ¡muchos generaron órdenes de servicio!

Cuando el conductor que está haciendo la inspección del vehículo encuentra algún problema, lo informa dentro de nuestro sistema y abre una orden de servicio. En ella, indica cuál es el problema encontrado y adjunta una foto del defecto.

Incluso pueden agregarse hasta 10 archivos, si es necesario, como presupuestos, rendiciones de cuentas, etc.

Una vez que todo está configurado, confirma y firma electrónicamente, lo que identifica al conductor responsable del checklist y de la apertura de la orden de servicio, y entonces la orden queda abierta en el sistema hasta que el responsable de la corrección haga su trabajo.

Incluso después de finalizado el servicio, la orden queda guardada en el sistema, pero ya clasificada como cerrada.

De esta manera, usted genera productividad, eficiencia y ahorro en la gestión de flotas. ¿Quiere conocer nuestro sistema? Agende una conversación con nuestros especialistas.