¿Cómo elegir un sistema de mantenimiento de flotas?

El sistema de mantenimiento de flotas dejó de ser una tecnología innovadora desde que su necesidad se volvió fundamental en las flotas de vehículos.

Es el tipo de herramienta que hace que los procesos de mantenimiento sean mucho más rápidos y eficientes, aportando practicidad al servicio y seguridad al transporte.

Esto ocurre porque el sistema se compone de etapas que garantizan el paso del vehículo por el taller y la inspección regular de los componentes, que se reparan o sustituyen según sea necesario.

Además, el sistema proporciona almacenamiento de datos con acceso instantáneo en cualquier momento y lugar.

Conozca más sobre esta herramienta:

• ¿Qué hace un sistema de mantenimiento de flotas?
• ¿Cómo funciona este sistema?
• ¿Cuál es el objetivo de utilizar un sistema de mantenimiento para flotas?
• ¿Por qué tener un sistema orientado a esta función?
• ¿Cómo elegir el mejor sistema de mantenimiento?

¿Qué hace un sistema de mantenimiento de flotas?

Un sistema de mantenimiento almacena datos de los camiones, como documentos, fechas de las últimas y próximas revisiones, historial de reparaciones y cambios de piezas, lo que hace que el acceso a la información de los vehículos sea rápido e inmediato.

También funciona como centralizador de información, facilitando la operación de mantenimiento de los vehículos al reunir las órdenes de servicio abiertas y el control del inventario de piezas disponibles para la flota.

En algunos casos, los sistemas se proponen controlar ciertos indicadores de desempeño que colaboran en la creación del cronograma de mantenimiento, así como en la planificación del cambio y la compra de nuevos vehículos para la flota.

¿Cómo funciona el sistema de mantenimiento para flotas?

No hay mucho misterio: el sistema de mantenimiento funciona controlando las actividades esenciales en las operaciones de transporte. Incluye:

• Control de inspecciones de los vehículos;
• Apertura y cierre de órdenes de servicio;
• Gastos de servicios preventivos y correctivos;
• Gestión de piezas en inventario;
• Almacenamiento y organización de datos sobre los vehículos;
• Generación de informes automatizados.

Entre otras funcionalidades posibles, estas son algunas de las más importantes que no pueden faltar en su flota.

A partir del registro en el sistema de información sobre cada una de estas etapas, empieza a comprender mejor su operación. Así se facilita el análisis de los activos y sus componentes para tomar mejores decisiones en el día a día de la flota.

En general, el sistema de mantenimiento es simplemente una herramienta facilitadora para el gestor de la flota.

¿Cuál es el objetivo del sistema de mantenimiento?

El sistema tiene como objetivo principal el control del mantenimiento de flotas.

Como consecuencia de este objetivo aparecen todos los demás objetivos secundarios, que incluso pueden ser más importantes, como hacer más seguros los vehículos para realizar las rutas, reduciendo las posibilidades de accidentes, cumpliendo los plazos de entrega y aumentando la vida útil de los vehículos.

Por otro lado, el sistema de mantenimiento también proporciona datos para la planificación y la creación de metas de la empresa, aumentando las posibilidades de expandir el negocio y adelantarse a la competencia.

¿Por qué tener un sistema de mantenimiento en la flota?

Es importante pensar que la buena gestión de mantenimiento implica considerar los sistemas administrativo y financiero de la empresa. Esto se debe a que un camión con un defecto y parado no realizará entregas y tendrá altos costos de reparación.

Con el uso de un sistema de mantenimiento de flotas, es posible ingresar datos y acceder a ellos en computadoras y celulares con pocos clics, haciendo la rutina de trabajo más fluida y segura y reduciendo las posibilidades de errores.

También conviene destacar la reducción de costos. Se alcanza mediante una planificación basada en los gráficos que ofrece el sistema, que da una visión clara y detallada del desempeño y los resultados de la flota.

¿Cómo elegir el mejor sistema de mantenimiento?

Elegir un sistema de flota compatible con las necesidades de la empresa y el presupuesto disponible es esencial. Para saber qué software del mercado es el más adecuado para su operación, conozca tres consejos que pueden ayudarle a decidir:

1 Investigue los sistemas disponibles en el mercado

Antes de adquirir una solución, identifique los diferentes desarrolladores de sistemas de mantenimiento disponibles en el mercado.

Con una lista completa y la identificación de todas las funcionalidades de cada uno, puede realizar una comparación y negociar con las principales opciones que atienden las necesidades de su flota.

2 Solicite una demostración

El siguiente paso es solicitar una demostración de las plataformas que mejor encajan con el perfil que busca para su empresa. Además, evaluar el precio del sistema y cómo se adapta a la rutina de su operación son pasos muy importantes.

En este momento, debe aclarar todas sus dudas y visualizar el desempeño del software, identificando cómo puede contribuir a los resultados de su flota.

3 Evalúe las automatizaciones y los resultados del sistema

En la tercera etapa, tenga en cuenta qué debe aportar realmente el sistema a su empresa, evaluando la funcionalidad de cada una de las opciones consultadas.

Pida conocer qué tareas se automatizan y atienden las dificultades de su flota, qué gráficos de resultados genera la herramienta para analizar y si son suficientes para los análisis y decisiones que pretende evaluar.

Entienda también cómo se organizan los datos en la plataforma, si la aplicación y/o el sistema son intuitivos y fáciles de usar, entre otros factores. Necesita entender con facilidad cómo funciona y si a los colaboradores de la flota también les resultará fácil usar la herramienta.

Todos estos factores combinados ayudan a medir si la solución realmente vale la pena.

Si cumplen lo que su operación necesita, ¡excelente! De lo contrario, ya sabe que necesita buscar otra solución más adecuada a su realidad.

Con foco en ahorro, seguridad y productividad, ofrecemos soluciones orientadas a optimizar la gestión de flotas en sus operaciones de transporte. Entre ellas, el sistema de gestión de mantenimiento de flotas.

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