Metodologia 5S: os 5 sensos aplicados na frota

A metodologia 5s está presente em muitas empresas atualmente, visando melhorar a qualidade profissional e obter resultados mais efetivos. Mas, o que é ela? Como usar na sua frota?

Através dos sensos de: utilização, organização, limpeza, saúde e padronização, e disciplina, o ambiente de trabalho tende a se tornar mais seguro e produtivo. Você pode se perguntar, vendo estes sensos, de onde vem o nome “5s”?

Isto se dá porque os termos foram cunhados no Japão, sendo uma metodologia criada para a reestruturação econômica do país após a Segunda Guerra Mundial.

Neste post, você vai ver quais são estas palavras, seu significado e, ainda:

• O que é metodologia 5s;
• Como aplicar na gestão de frotas;
• Quais são os benefícios;
• Como analisar os resultados.

O que é a metodologia 5s?

Seu conceito é bastante simples e tem como objetivo desenvolver a alta performance das organizações. Os 5s focam em três principais aspectos: produtividade, qualidade e diminuição de desperdício.

Cada um deles procura estimular a importância da responsabilidade, através da ética e moral dos funcionários e ferramentas de gestão que auxiliem no processo. Eles são:

• Seiri: senso de utilização;
• Seiton: senso de organização;
• Seiso: senso de limpeza;
• Seiketsu: senso de saúde;
• Shitsuke: senso de disciplina.

Como aplicar a metodologia 5s na gestão de frotas?

1. Seiri: senso de utilização

Determinado para identificar os materiais de trabalho e definir o que é essencial ao ambiente. Assim, permitindo a sua reorganização e descarte daquilo que não for necessário.

Geralmente, este senso está mais associado à uma gestão logística completa do que exclusivamente às frotas. Isto pois é um senso crucial para a organização dos armazéns e centros de distribuição das transportadoras. 

Afinal, estes precisam ser funcionais, buscando a produtividade de movimentações de cargas e mercadorias.

2. Seiton: senso de organização

O objetivo deste senso é definir os locais adequados para cada material, visando a agilidade no processo do dia a dia e economia de tempo. Em uma frota, você pode pensar no estoque de pneus como um exemplo.

É preciso ter a identificação de quais são os pneus novos, quais foram retirados dos veículos para serem enviados à recapagem e quais devem ser descartados. Neste caso, apostar em um sistema de gestão de pneus é muito benéfico para a empresa, facilitando o acompanhamento de serviços, manutenções e descartes destes.

3. Seiso: senso de limpeza

Os colaboradores se comprometem com a investigação de fontes de sujeira no local de trabalho. Qualquer componente físico ou visual deve ser limpo e/ou eliminado.

Como a limpeza é responsabilidade de todos, o gestor deve orientar seus colaboradores a respeito de boas práticas, seja no banheiro, no escritório ou nos caminhões. Pequenos adesivos sobre o desperdício de água e luz, por exemplo, podem ser úteis.

Além disso, reforce as práticas disponibilizando os meios adequados para estas, como organizando lixeiras em diversas áreas da operação.

4. Seiketsu: senso de saúde (ou padronização)

Neste conceito, os processos da empresa devem ser padronizados para preservar a saúde mental e física dos funcionários da empresa.

Desta forma, para aplicar a metodologia 5s na sua operação, você precisa que as condutas de direção sejam estabelecidas e comunicadas a todos os motoristas da frota, respeitando os horários da jornada de trabalho deles. Para isso, os sistemas de rastreamento e telemetria são bastante úteis.

Processos com o de inspeção dos veículos também devem ser implementados e padronizados ao máximo. Aqui, o checklist digital é uma ferramenta fundamental.

Geralmente, o gestor de frotas cria um documento esclarecendo a política de frotas da transportadora. 

Ou seja, descrevendo todos os protocolos, tarefas e como agir em determinadas situações, tendo como consequência um melhor desempenho de toda a operação.

5. Shitsuke: senso de disciplina

A disciplina está relacionada ao novo padrão de comportamento e atitudes dos funcionários para que as mudanças sejam consolidadas. São os padrões éticos e morais a serem seguidos.

O treinamento dos funcionários, tanto motoristas quanto demais colaboradores, é importante para que eles estejam alinhados à cultura da empresa. 

Quando todos agem de acordo com as determinações propostas, tornam as viagens mais seguras e evitam problemas como o desgaste prematuro dos ativos da operação.

Quais são os benefícios da metodologia 5s?

O uso da metodologia 5s, a longo prazo, permite que a empresa reorganize seus espaços físicos, bem como os processos de gestão e também a atitude de seus funcionários.

Seus benefícios incluem:

• Redução de custos;
• Melhoria na qualidade do serviço;
• Aumento de produtividade;
• Redução de incidentes;
• Satisfação dos colaboradores.

Como analisar os resultados da metodologia 5s?

Para a avaliação de resultados, é importante lembrar que cada empresa desenvolve seu próprio método de análise, podendo ser feita de formas diferentes.

Uma transportadora pode optar, por exemplo, pelo uso da auditoria, responsável por fazer uma profunda investigação, capaz de identificar se existem irregularidades que podem ser corrigidas.

O importante a considerar na hora da avaliação é que o sucesso da metodologia depende de todos os 5s. Por isso, o programa deve funcionar em cada senso individual e em conjunto.

Uma alternativa é definir os critérios de avaliação individual e depois fazer a somatória de todos os resultados. Isso significa que um senso pode apresentar melhor desempenho que outro, mas que você deve também avaliar o resultado final como um todo antes de tomar alguma decisão de melhorias. 

De maneira geral, a melhor forma de medir seus resultados é tendo uma gestão de frotas completa e eficiente. Para entender como fazer isso, baixe o nosso e-book completo e gratuito.