Metodología 5S: los 5 principios aplicados a la flota

La metodología 5S está presente hoy en muchas empresas, con el objetivo de mejorar la calidad profesional y obtener resultados más efectivos. Pero ¿qué es? ¿Cómo usarla en su flota?

A través de los principios de utilización, organización, limpieza, salud y estandarización, y disciplina, el ambiente de trabajo tiende a volverse más seguro y productivo. Al ver estos principios, usted puede preguntarse: ¿de dónde viene el nombre “5S”?

Esto se debe a que los términos se acuñaron en Japón, en una metodología creada para la reestructuración económica del país después de la Segunda Guerra Mundial.

En este artículo, usted verá cuáles son estas palabras, su significado y, además:

• Qué es la metodología 5S;
• Cómo aplicarla en la gestión de flotas;
• Cuáles son los beneficios;
• Cómo analizar los resultados.

¿Qué es la metodología 5S?

Su concepto es bastante simple y tiene como objetivo desarrollar el alto desempeño de las organizaciones. Las 5S se enfocan en tres aspectos principales: productividad, calidad y reducción del desperdicio.

Cada uno de los principios busca estimular la importancia de la responsabilidad, a través de la ética y la moral de los empleados y de herramientas de gestión que ayuden en el proceso. Son:

• Seiri: principio de utilización;
• Seiton: principio de organización;
• Seiso: principio de limpieza;
• Seiketsu: principio de salud;
• Shitsuke: principio de disciplina.

¿Cómo aplicar la metodología 5S en la gestión de flotas?

1. Seiri: principio de utilización

Su finalidad es identificar los materiales de trabajo y definir lo que es esencial para el ambiente. Así, permite reorganizarlos y descartar lo que no sea necesario.

En general, este principio está más asociado a una gestión logística completa que exclusivamente a las flotas. Esto se debe a que es un principio crucial para la organización de los almacenes y centros de distribución de las empresas de transporte.

Al fin y al cabo, estos deben ser funcionales y buscar la productividad en el movimiento de cargas y mercancías.

2. Seiton: principio de organización

El objetivo de este principio es definir los lugares adecuados para cada material, con miras a la agilidad en los procesos del día a día y al ahorro de tiempo. En una flota, usted puede pensar en el inventario de neumáticos como ejemplo.

Es necesario identificar cuáles son los neumáticos nuevos, cuáles se retiraron de los vehículos para enviarlos al recauchutado y cuáles deben descartarse. En este caso, apostar por un sistema de gestión de neumáticos es muy beneficioso para la empresa, ya que facilita dar seguimiento a los servicios, mantenimientos y descartes de los neumáticos.

3. Seiso: principio de limpieza

Los colaboradores se comprometen a investigar las fuentes de suciedad en el lugar de trabajo. Cualquier componente físico o visual debe limpiarse y/o eliminarse.

Como la limpieza es responsabilidad de todos, el gestor debe orientar a sus colaboradores sobre buenas prácticas, ya sea en el baño, en la oficina o en los camiones. Pequeños adhesivos sobre el desperdicio de agua y de electricidad, por ejemplo, pueden ser útiles.

Además, refuerce estas prácticas poniendo a disposición los medios adecuados para ellas, como cestos de basura distribuidos en diversas áreas de la operación.

4. Seiketsu: principio de salud (o estandarización)

En este concepto, los procesos de la empresa deben estandarizarse para preservar la salud mental y física de sus empleados.

De esta forma, para aplicar la metodología 5S en su operación, usted necesita que las pautas de conducción se establezcan y se comuniquen a todos los conductores de la flota, respetando los horarios de la jornada laboral de los conductores. Para ello, los sistemas de rastreo y telemetría son muy útiles.

Procesos como el de inspección de los vehículos también deben implementarse y estandarizarse al máximo. Aquí, el checklist digital es una herramienta fundamental.

En general, el gestor de flotas crea un documento que aclara la política de flota de la empresa de transporte.

Es decir, describe todos los protocolos, las tareas y cómo actuar en determinadas situaciones, lo que tiene como consecuencia un mejor desempeño de toda la operación.

5. Shitsuke: principio de disciplina

La disciplina está relacionada con el nuevo patrón de comportamiento y las actitudes de los empleados para que los cambios se consoliden. Son los estándares éticos y morales que deben seguirse.

La capacitación de los empleados, tanto conductores como demás colaboradores, es importante para que estén alineados con la cultura de la empresa.

Cuando todos actúan de acuerdo con las directrices propuestas, hacen que los viajes sean más seguros y evitan problemas como el desgaste prematuro de los activos de la operación.

¿Cuáles son los beneficios de la metodología 5S?

El uso de la metodología 5S, a largo plazo, permite que la empresa reorganice sus espacios físicos, así como los procesos de gestión y también la actitud de sus empleados.

Sus beneficios incluyen:

• Reducción de costos;
• Mejora en la calidad del servicio;
• Aumento de la productividad;
• Reducción de incidentes;
• Satisfacción de los colaboradores.

¿Cómo analizar los resultados de la metodología 5S?

Para evaluar los resultados, es importante recordar que cada empresa desarrolla su propio método de análisis, y la evaluación puede hacerse de distintas maneras.

Una empresa de transporte puede optar, por ejemplo, por la auditoría, que se encarga de hacer una investigación profunda, capaz de identificar si existen irregularidades que pueden corregirse.

Lo importante a la hora de evaluar es tener en cuenta que el éxito de la metodología depende de todas las 5S. Por eso, el programa debe funcionar en cada principio individualmente y en conjunto.

Una alternativa es definir criterios de evaluación individual y después sumar todos los resultados. Esto significa que un principio puede tener mejor desempeño que otro, pero que usted también debe evaluar el resultado final en su conjunto antes de tomar cualquier decisión de mejora.

En general, la mejor forma de medir sus resultados es contar con una gestión de flotas completa y eficiente. Para entender cómo lograrlo, descargue nuestro e-book completo y gratuito (en portugués).