Análisis de checklists para la gestión de flotas

El análisis de checklists de la flota es una manera de conocer mejor sus vehículos e identificar los principales problemas recurrentes de su operación.

El checklist es una herramienta para mantener al día los servicios de mantenimiento y registrar las no conformidades encontradas en las inspecciones. En las herramientas digitales, cuando se indica una no conformidad, puede generar una orden de servicio automáticamente.

Por lo tanto, analizar estos checklists también significa comprender cuántos servicios se solicitaron a partir de esas inspecciones en un período determinado, qué fallas se repiten y con qué frecuencia.

A continuación, verá:

¿Por qué analizar los checklists de la flota?
¿Cuándo hacer un análisis de checklists?
¿Cómo analizar los checklists de la flota?

¿Por qué analizar los checklists de la flota?

Porque este análisis facilita la identificación de problemas en los vehículos de la flota y también su resolución. A partir de ello, puede aplicar mejoras en el proceso de realización del checklist.

El análisis de checklists de la flota también permite reunir información a corto y largo plazo, lo que hace que las decisiones sean más efectivas al basarse en datos.

Algunas de las posibilidades del análisis de checklists de la flota incluyen:

Cantidad de ítems NOK por placa de la flota;
Cantidad de checklists realizados por día;
Tiempo de realización del checklist (exclusivo de herramientas digitales);
Tiempo promedio para reparar un ítem abierto mediante un checklist, desde la apertura de la OS hasta su cierre;
Ítem de mayor incidencia en la flota;
Cantidad de incidentes por conductor;
Tasa de reincidencia del problema (por conductor, vehículo o mecánico responsable);
Nivel de criticidad del problema identificado.

Todo esto se refiere a los resultados de un checklist de la flota.

Por otro lado, también puede analizar el checklist completado. En este caso, verifica si los ítems se completaron correctamente, según el estándar determinado por la empresa, y qué no quedó claro y debe mejorarse.

¿Cuándo hacer este análisis?

Cuando empiece a notar muchos problemas e incoherencias al completar un checklist, puede ser el momento de hacer un análisis e identificar mejoras.

Además, si los costos de mantenimiento están por encima del promedio, puede analizar los checklists para encontrar los principales problemas que pueden estar generando ese aumento.

Algunas herramientas y metodologías que puede usar para complementar y sustentar su análisis en esta segunda situación son el ciclo PDCA y el árbol de fallas.

¿Cómo analizar los checklists de la flota?

Cree un plan de análisis para la gestión de flotas

Su plan de análisis puede ser general o específico de un área, como el del checklist de vehículos. Es importante que su estructura siga un patrón lógico y responda a las principales preguntas que pueda tener la junta directiva de la empresa.

Vea un ejemplo de estructura:

Presentación de la meta y/o el objetivo de la empresa.
Descripción del objetivo de su plan de análisis.
Base de análisis utilizada durante el período determinado en el plan (mes, trimestre o semestre).
Determinación de los medios de recolección y análisis de los datos necesarios.
Responsables de cada etapa: recolección, organización y análisis de datos.
Reglas para crear los informes de análisis de la flota.

Tener un plan de acción facilita pasar de forma más directa a la etapa de recolección y análisis propiamente dicha.

Estas son algunas recomendaciones para analizar los checklists de la flota:

Punto de partida: objetivos y metas de la flota

Los objetivos y las metas de la flota son la guía para tomar cualquier decisión. Lo que debe considerar es cuánto contribuye la decisión a alcanzar esos objetivos o cuánto lo aleja de ellos.

El análisis de checklists parte del mismo principio: ¿para qué hace este análisis? ¿Es coherente con lo que se determinó para la flota en este período?

Por ejemplo, si hay un objetivo de reducir el mantenimiento correctivo realizado durante un mes, conviene analizar los checklists de la flota para comprender cuáles son los principales ítems que llevan al mantenimiento correctivo y qué se puede hacer para evitar que ocurra.

Utilice el historial de mantenimiento

El historial de mantenimiento se construye mediante las órdenes de servicio generadas por los procesos de mantenimiento de la flota, incluidas las abiertas a partir de checklists. En cierto modo, cuando la OS nace de una inspección, ese historial también conserva el contexto del checklist que originó el servicio.

Este historial es una herramienta fundamental para su análisis, que reúne datos de los checklists completados y de los servicios realizados. Permite comparar diferentes períodos para comprender, por ejemplo, qué tipos de servicios se realizan en períodos de menor y mayor demanda.

También permite comparar la cantidad de incidentes por vehículo y por conductor responsable, entre otros datos. Puede utilizarlo tanto para analizar un checklist completado como para evaluar los problemas y las soluciones para su gestión de mantenimiento.

Formule hipótesis para los problemas que encuentre

Una etapa fundamental del análisis de procesos de la flota es formular hipótesis sobre los resultados. Generalmente se analizan los resultados negativos para identificar mejoras.

Al formular una hipótesis o solución, es necesario que los datos analizados y disponibles tengan sentido y sustenten su conclusión.

La teoría en su conjunto debe tener sentido, al igual que el enfoque de la solución.

Genere informes completos

Los informes sirven para resumir los datos más importantes y presentar su hipótesis y sus argumentos para mejorar los resultados de la flota. Debe mostrar lo que encontró, lo que concluye de los datos y cuáles son los próximos pasos para avanzar hacia los objetivos y las metas.

Algunas plataformas de recolección y análisis de datos de la flota ya tienen informes automatizados, como el propio sistema de checklist electrónico. Esto facilita el trabajo, pero conviene complementar lo generado con sus conclusiones y observaciones, destacando también la información más importante.

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Preguntas frecuentes

Mi costo de mantenimiento subió y no sé por qué. ¿Ayuda el análisis de checklists?

Puede ayudar. Cuando los costos de mantenimiento superan el promedio esperado, el análisis de checklists sirve para encontrar problemas que pueden estar detrás de ese aumento, especialmente cuando aparecen en las inspecciones y generan órdenes de servicio. Para sustentar la investigación, el árbol de fallas y el ciclo PDCA son metodologías que complementan esta evaluación.

¿Qué se puede medir a partir de los checklists de la flota?

La cantidad de ítems no conformes por placa, la cantidad de checklists realizados por día, el tiempo promedio entre la apertura y el cierre de una orden de servicio iniciada por un checklist, el ítem de mayor incidencia, los incidentes por conductor, la tasa de reincidencia por conductor, vehículo o mecánico responsable y el nivel de criticidad del problema. El tiempo de realización del checklist solo se puede medir con herramientas digitales.

¿Cuál es la diferencia entre analizar el resultado del checklist y analizar el checklist completado?

Son dos evaluaciones con finalidades diferentes. El análisis de resultados observa lo que las inspecciones revelaron sobre los vehículos — ítems no conformes, reincidencias y tiempo de reparación. El análisis del llenado observa el formulario en sí — si los ítems se marcaron correctamente, según el estándar determinado por la empresa, y qué resultó confuso y necesita mejorarse en el propio modelo de checklist.

¿Cómo estructurar un plan de análisis de checklists?

Una estructura posible tiene seis partes — la meta u objetivo de la empresa, el objetivo del propio plan, la base de análisis utilizada en el período elegido (mes, trimestre o semestre), los medios de recolección y análisis de datos, los responsables de cada etapa de recolección, organización y análisis, y las reglas para crear los informes. El plan puede ser general o específico de un área.

¿Cuándo conviene hacer un análisis de checklists en la flota?

Cuando empiecen a aparecer muchos problemas e incoherencias al completar los formularios, es señal de que conviene analizar e identificar mejoras en el proceso. El otro motivo es financiero — los costos de mantenimiento superiores al promedio esperado requieren revisar los checklists en busca de los problemas que generan el aumento. Fuera de esos momentos, el análisis también sirve para reunir información a corto y largo plazo.

¿Qué debe aparecer en el informe de análisis de la flota?

Tres bloques — lo que encontró en los datos, lo que concluye a partir de ellos y los próximos pasos hacia las metas de la flota. El informe resume los datos más importantes y presenta la hipótesis con los argumentos que la sustentan. Algunas plataformas ya generan informes automatizados, lo que facilita el trabajo, pero sigue siendo conveniente añadir sus conclusiones y observaciones.

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