Guía del checklist electrónico para flotas
Luiz Felipe 6 min de lectura 
¿Sabría explicar qué es el checklist electrónico y por qué esta herramienta es tan importante para la gestión de flotas?
Si ya conoce este tipo de checklist y solo tiene curiosidad por entender cómo funcionaría en su flota, este artículo es una oportunidad para conocer más al respecto.
A continuación encontrará toda la información que necesita para entender la tecnología de checklist e implementarla de una vez por todas en su operación para aprovechar todos sus beneficios. Vea:
¿Qué es el checklist electrónico?
El checklist electrónico es un mecanismo de control digital de actividades. Llegó para sustituir el llenado manual de formularios de papel que hasta entonces se usaban para controlar la flota.
Con los años, la lista de tareas se modernizó y el papel y el bolígrafo fueron sustituidos por hojas de Excel. Hasta que finalmente llegó el sistema de checklist electrónico.
Entender qué es el checklist electrónico también implica comprender que su objetivo es ser un medio para estructurar la gestión de flotas mediante la estandarización de los procesos operativos.
¿Para qué sirve el checklist electrónico?
Antes que nada, es importante hablar de la lógica del checklist, también conocido como “lista de verificación”.
El checklist es un método de control que enumera tareas, ítems o pautas que deben recordarse o seguirse. En la rutina de las operaciones de transporte, cumple su función para:
- Registrar tareas en las órdenes de servicio que deben entregarse;
- Realizar inspecciones de vehículos o equipos;
- Analizar la ubicación de defectos y sus causas;
- Recopilar datos para planificar soluciones.
En general, facilita la forma en que el gestor y su equipo gestionan las tareas diarias, incluida la toma de decisiones más precisas y con menor pérdida de tiempo.
Ahora que sabe qué es el checklist electrónico y cómo contribuye a la gestión de flotas, conozca también:
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Con el Checklist Electrónico de Prolog tiene el control de la flota en la palma de la mano.
¿Cuándo surgió el checklist electrónico?
Una de las primeras plataformas de checklist electrónico que ofreció una solución centrada en el transporte y la gestión de flotas fue el sistema Prolog. Prolog se fundó en 2016 y ofrece una plataforma SaaS brasileña para gestión de flotas, neumáticos, mantenimiento preventivo y checklist electrónico.
Trabajamos con soluciones que son referentes en gestión de neumáticos y de flotas, en Brasil y también en otros países, como Paraguay, República Dominicana y Sudáfrica.
En total, se atienden más de 1.500 operaciones. Para evitar cifras sin contexto actualizado, lo más importante es entender qué cambia el checklist digital en la rutina: sustituye formularios físicos por registros organizados, hechos desde el celular, con fotos, firma del responsable y apertura de órdenes de servicio cuando se indica una no conformidad.
Saber qué es el checklist electrónico no basta para identificar su verdadera necesidad en la flota. Por eso, también definimos su importancia y sus beneficios:
¿Cuál es la importancia del checklist electrónico?
La importancia del checklist para flotas radica precisamente en recopilar y organizar datos. En ese sentido, puede ser útil para evaluar cómo se ejecutó el servicio.
Por medio de él se identifican errores y fallas, tanto en la operación como en los vehículos. Esto permite mejorar las actividades futuras y obtener resultados más satisfactorios.
¿Cuáles son sus beneficios?
Estandarización de la comunicación
La herramienta de checklist electrónico reduce el tiempo dedicado a comunicarse con los empleados, pues centraliza la información en un entorno digital y facilita el acceso de los responsables de la operación y del mantenimiento.
Seguridad y evidencia
El checklist electrónico mejora la evidencia de la inspección porque registra cuándo y quién la realizó. En Prolog, quien completa el checklist puede firmar electrónicamente como responsable, y las fotos tomadas durante la inspección ayudan a describir las no conformidades señaladas.
Promoción de avances tecnológicos
Utilizar un checklist digital puede ser la puerta de entrada a mejoras continuas en la flota y la gestión de mantenimiento. Es un factor fundamental para obtener cada vez más resultados positivos y fomentar que gestores y colaboradores adopten más las tecnologías logísticas.
¿Cómo funciona el checklist electrónico?
El checklist de Prolog es muy versátil y permite crear formularios para cada modelo de vehículo de la flota. Y lo mejor: los checklists se responden sin complicaciones desde cualquier celular con la aplicación de Prolog, para que el conductor identifique posibles irregularidades en el activo.
Si encuentra un problema, este se clasifica según prioridades baja, alta o crítica y se envía a los responsables de mantenimiento. Cuando se indica una no conformidad, las órdenes de servicio pueden generarse automáticamente para continuar su tratamiento.
Nuestro mayor elemento diferenciador es ser especialistas en flotas y operaciones de transporte. Así, ofrecemos funciones y una organización de los datos recopilados pensadas exclusivamente para favorecer a este sector, con dashboards e informes actualizados con cada checklist realizado.
Vea el contenido en video que preparamos sobre cómo utilizar el checklist electrónico en su flota:
(video en portugués)
¿Cuáles son los tipos de checklist?
Verificación de etapas
Este es el tipo más común de checklist. Su objetivo es señalar con exactitud un conjunto de etapas que deben seguirse para realizar una tarea.
Solución de problemas
El checklist se compone de una serie de instrucciones que deben cumplirse en situaciones de riesgo. Es extremadamente eficaz ante imprevistos operativos.
Coordinación
Cuando la gestión de proyectos abarca un equipo de muchas personas, este modelo de checklist actúa como punto central de atención para ejecutar las actividades.
Disciplinas
El checklist de disciplinas garantiza el cumplimiento de todas las tareas semanales, como recopilar y enviar pedidos, completar informes, etc.
Tareas pendientes (to do)
Se refiere a las actividades que aún no se han realizado. La lista “to do” puede desarrollarse en otras áreas de la empresa con equipos y empleados específicos.
Inspección de flotas
Es el principal tipo utilizado en las rutinas de operaciones de transporte y es el que ofrecemos en el sistema Prolog. Incluye todos los ítems que deben evaluarse al verificar el funcionamiento del vehículo.
En cada período definido se realiza un modelo de checklist diferente. En el diario, por ejemplo, están los ítems cruciales para un viaje seguro, como faros y nivel de combustible. En el semanal, la inspección de calibración de los neumáticos. Y así sucesivamente.
¿Cómo crear un checklist electrónico?
Para empezar, defina qué se inspeccionará: ¿montacargas? ¿Camiones? ¿Vehículos utilitarios? La claridad y la precisión al elaborar la lista son de extrema importancia para el negocio.
Supongamos que está creando un checklist de tareas pendientes y el objetivo central es inspeccionar los camiones. ¿Cómo está la dirección del vehículo? ¿Las ruedas? ¿Y los faros? No puede quedar fuera ningún detalle.
El siguiente paso es definir la frecuencia con que debe realizarse cada checklist. Como el objetivo de la empresa es alcanzar metas y no interrumpir el flujo de entregas, se recomienda que el conductor inspeccione antes y después de cada ruta.
Todos los empleados tienen una función, ¿verdad? No sería diferente para aplicar el checklist. Definir al responsable de completar la lista facilita la organización y la autenticidad de los datos.
Por último, hay que comprobar si el checklist se ajusta a los procesos de la empresa. Probar la lista es la forma de validación más eficiente y la manera ideal de hacer mejoras.
¿Quiere conocer aún más sobre el checklist electrónico y cómo utilizarlo en su flota? ¡Vea la Guía de Checklist Electrónico: descargar este material es gratis (en portugués)!
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre checklist en papel, hoja de cálculo y checklist electrónico?
¿Cómo crear desde cero un checklist electrónico para la flota?
¿Qué mirar al elegir un sistema de checklist para la flota?
Mis registros de inspección no son confiables, ¿qué cambia el checklist electrónico?
¿Qué tipos de checklist existen y cuál sirve para la flota?
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