Modelo de checklist de vehículos: cómo crearlo para la flota

El checklist de vehículos, también llamado “lista de verificación”, sirve para reunir todo lo que debe analizarse en el vehículo antes de que salga a una ruta.

También es una herramienta esencial para el mantenimiento preventivo de la flota y puede tener varios modelos distintos, ideales para diferentes momentos de inspección. Por ejemplo, para una ruta diaria corta, un checklist rápido con los principales ítems ya es suficiente.

Sin embargo, para una operación mayor, que exige un desplazamiento de mayor distancia, es necesario investigar otros componentes del vehículo, muchas veces con la necesidad de inspeccionar partes poco accesibles del camión.

Esto significa que el checklist es más completo y lleva más tiempo realizarlo. De hecho, algunas de las principales dudas incluyen qué tipo utilizar, cuáles son los mejores modelos de checklist y qué ítems son indispensables para garantizar un vehículo en perfecto funcionamiento.

Por eso, vea a continuación:

• Qué es el checklist de vehículos;
• Por qué utilizarlo;
• Cuáles son los modelos de checklist;
• Cómo crear un checklist de vehículos;
• Qué no puede faltar en el checklist de vehículos de la flota;
• Si el checklist contribuye a aumentar la durabilidad de los vehículos;
• Por qué automatizar el checklist de vehículos.

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¿Qué es el checklist de vehículos?

Es una herramienta utilizada para verificar la disponibilidad de los vehículos para realizar las rutas de la operación. En el checklist de vehículos pueden figurar ítems que van desde los faros hasta la limpieza de los filtros del aire acondicionado.

La cantidad de ítems y el detalle de las inspecciones dependen únicamente del objetivo de la inspección.

Cuando se trata solo de un análisis de ruta diaria, los ítems son superficiales; cuando el vehículo se prepara para un viaje de larga distancia o de varios días de duración, el análisis es más detallado y profundo.

¿Por qué utilizar un checklist de vehículos?

Motivos para utilizar el checklist de vehículos en la flota.

Prevenir fallas mecánicas, ahorrar combustible, reducir el tiempo inactivo de los vehículos y mucho más. Todo esto es posible con este sencillo procedimiento: utilizar el checklist de vehículos.

Al evitar las fallas, también previene retrasos en los plazos y garantiza que el viaje tenga la máxima seguridad.

Otros beneficios que muestran la necesidad de tener el checklist en su flota son:

• Controlar la entrada y salida de los vehículos del patio de la operación;
• Generar un historial de información sobre los vehículos de la flota;
• Mejorar el control en la gestión de mantenimiento de la flota;
• Aumentar la cantidad de datos disponibles para crear informes y tomar decisiones;
• Visualizar a los conductores responsables de cada vehículo y checklist, identificando también quién causó daños en algún momento.

¿Cuáles son los modelos de checklist?

Hojas de cálculo

Aunque las hojas de cálculo pueden funcionar como un medio para crear los checklists, se orientan más habitualmente al control de los datos recopilados durante la inspección. Por eso, los gestores que las utilizan suelen combinar la hoja de cálculo de control con el checklist en papel.

De este modo, los conductores completan los papeles y los entregan al gestor, que llena la hoja de cálculo a partir de la información anotada.

Papel

El checklist en papel es una buena herramienta para quienes realizan el mantenimiento de flotas pequeñas, de unos 10 vehículos. Estos modelos suelen hacerse en la computadora, utilizando programas como Word, e imprimirse en hojas de papel.

Así, el conductor recibe los papeles en un portapapeles y debe anotar todo con un bolígrafo.

A medida que aumenta la cantidad de vehículos, resulta más necesario centrarse en soluciones modernas, automatizando y digitalizando el proceso.

Esto se debe a que los papeles pueden perderse fácilmente, las anotaciones resultan confusas y el conductor puede tener una letra difícil de entender, lo que dificulta interpretar información importante.

Los papeles también se ensucian mucho cuando el conductor toca componentes del vehículo y vuelve a anotar lo que encontró.

Digital

El checklist digital es una herramienta más moderna que responde muy bien a las necesidades de flotas medianas y grandes. Ofrece una forma más práctica tanto de crear los modelos de checklist de vehículos como de organizar la información recopilada durante la inspección.

Un sistema digital también permite automatizar muchas funciones, como la creación de informes.

En este caso, puede adquirir un checklist con modelos ya preparados y personalizables o crear los suyos, según los vehículos de su flota.

¿Cómo crear un checklist de vehículos?

Si todavía no tiene un modelo para su operación, puede comenzar enumerando los vehículos de la flota y sus principales características. Así ya tiene el punto de partida para preparar la inspección de su flota.

Después, la creación de su checklist de vehículos se realiza en tres pasos:

1 – Definir el objetivo del checklist

Para crear su modelo, defina el objetivo del checklist: ¿es una verificación diaria o para un viaje largo?

Esto marca la diferencia al enumerar los ítems que deben verificarse. Por ejemplo, aunque el aceite del motor no necesita cambiarse todos los días, debe revisarse con frecuencia para garantizar que no haya fugas o identificar con anticipación cualquier problema.

2 – Identificar el vehículo, la fecha y el conductor

Después, necesita identificar los vehículos.

Es decir, el checklist debe incluir, al principio, la placa del camión y la fecha de inspección. Incluya también los espacios necesarios para registrar el kilometraje actual, las fechas de ida y vuelta del viaje y quién es el conductor responsable.

Hablando del conductor, en esta etapa inicial del checklist también debe verificarse la vigencia de los documentos del vehículo y del conductor.

3 – Listar los ítems necesarios en cada checklist

Antes de comenzar, ya enumeró todos los modelos de vehículo que tiene en su flota, ¿verdad?

Y, después de definir el objetivo de cada checklist, puede organizar y distribuir las piezas y componentes según tenga más sentido en su operación.

Para entenderlo aún mejor, vea estos modelos de checklist:

Modelos de checklist para utilizar en su flota.

¿Qué no puede faltar en el checklist de vehículos?

Considere todos los sistemas y componentes que tiene el vehículo:

• Eléctrico
• Mecánico
• Lubricación
• Filtros
• Frenos
• Neumáticos
• Combustible
• Correas
• Vidrios
• Suspensión
• Cables y bujías
• Correas
• Agua del radiador

Además, sus subítems, como:

• comprobación del funcionamiento de las direccionales;
• luces de emergencia;
• faros;
• luces interiores;
• frenos y freno de mano;
• ajuste de los espejos retrovisores;
• estado y calibración de los neumáticos;
• estado de la carrocería;
• nivel de aceite;
• funcionamiento del motor de arranque;
• funcionamiento del aire acondicionado;
• limpieza de filtros de aire, de combustible y de aceite del motor;
• bomba de agua;
• termostato;
• ventilador;
• bujes de la suspensión;
• resortes y rótulas.

¿El checklist contribuye a aumentar la durabilidad de los vehículos?

Como herramienta del mantenimiento preventivo de la flota, ese es uno de sus objetivos. Los vehículos de la flota, cuando pasan por inspecciones regulares, pueden tener una vida útil más larga.

Para utilizar su checklist de vehículos de la mejor manera posible, primero debe asegurarse de que los conductores lo utilicen siguiendo el cronograma previsto. Al fin y al cabo, solo funciona si se aplica en la rutina de la operación.

Por eso, también es esencial orientar a los conductores y demás empleados sobre las prácticas adoptadas, cronogramas, rutinas, llenado de los checklists, etcétera. Todos deben conocer la importancia de realizar este trabajo y qué estándares seguir.

A medida que aplique nuevos checklists, dé un seguimiento cercano a su uso hasta que todos se familiaricen y el proceso sea realmente eficiente.

Otra acción que puede tomar para mejorar la durabilidad y el desempeño de los vehículos es proporcionar a los conductores un kit de herramientas para pequeñas reparaciones en sus rutas.

Así, si es necesario, evita que el vehículo quede detenido o que tenga costos mayores al enviarlo a un taller de emergencia. En estas situaciones, el checklist realizado debe contemplar el ajuste efectuado.

Mantener siempre un historial de problemas y soluciones para consultar los datos al tomar nuevas decisiones beneficia a su gestión de flotas en conjunto.

¿Por qué automatizar el checklist de vehículos?

Es el mejor medio para recopilar y almacenar datos reales y estandarizados. El checklist digital genera una rutina más productiva, reduce el tiempo utilizado para las inspecciones de flota y actualiza los informes automáticamente después de cada checklist.

Todos los empleados se mantienen informados en todo momento sobre la situación de los vehículos: cuáles necesitan nuevas revisiones, cuáles están disponibles para utilizarse y cuáles tienen ítems críticos y no pueden salir a una nueva ruta.

Aprovechar los beneficios que aporta la tecnología siempre es una elección inteligente.

Aún más con la solución Prolog, con la que recibe un sistema completo y muy práctico. Los modelos de checklist son totalmente personalizables y los problemas registrados en las inspecciones se reportan en tiempo real.

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