Dimensionamiento de flota: el cálculo en 7 pasos

¿Alguna vez ha sentido que su flota está sobrecargada o tiene vehículos parados sin necesidad? ¡Este es uno de los desafíos más comunes en la gestión del transporte: el dimensionamiento de flotas!

En la práctica, esto significa tener vehículos suficientes para atender la demanda sin generar costos innecesarios. Dimensionar correctamente la flota puede marcar la diferencia entre una operación eficiente y rentable o una que pierde dinero diariamente con desperdicios invisibles.

Entonces, ¿cómo encontrar el equilibrio adecuado? Eso es lo que verá ahora:

• ¿Qué es el dimensionamiento de flota?
• ¿Por qué es necesario el dimensionamiento de flota?
• ¿Cómo dimensionar una flota?
• ¿Qué datos se necesitan para dimensionar flotas?
• ¿Cómo realizar el cálculo de dimensionamiento de flota?
• ¿Cómo calcular la disponibilidad de la flota?
• ¿Cómo controlar las flotas?

¿Qué es el dimensionamiento de flota?

El dimensionamiento de flota es la planificación estratégica que define cuántos vehículos y de qué tipos son necesarios para atender las demandas logísticas de una operación de transporte.

Este proceso implica analizar el volumen de transporte, la frecuencia de las entregas, las distancias recorridas y la disponibilidad de los vehículos.

¿Por qué es necesario el dimensionamiento de flota?

El dimensionamiento adecuado de la flota es una cuestión tanto de ahorro como de eficiencia operativa. Cuando la flota está bien dimensionada, los vehículos se utilizan de forma inteligente, hay menos desperdicio de recursos y la empresa puede atender mejor a sus clientes.

Y una flota mal planificada puede generar costos ocultos (también conocidos como “invisibles”).

Si hay demasiados vehículos, el gestor paga mantenimiento, seguro y depreciación de activos innecesarios. Si hay menos vehículos de los necesarios, la empresa puede enfrentar retrasos, sobrecarga de los conductores y fallas en la operación.

Otro factor esencial es la previsibilidad. Con un dimensionamiento bien estructurado, el gestor puede prever costos con más precisión, ampliar la flota de camiones, planificar las sustituciones de vehículos y optimizar la asignación de recursos.

¿Cómo dimensionar flotas?

Para dimensionar flotas es necesario analizar datos reales de la operación, como número de entregas, volumen transportado, rutas recorridas y períodos de mayor demanda. Con esta información y los cálculos correctos, es posible identificar si la flota actual responde a las necesidades o si requiere ajustes.

También es importante considerar el tipo de carga transportada, el tiempo medio de viaje y la frecuencia de las entregas. Algunas operaciones pueden necesitar vehículos más ágiles para distancias cortas, mientras que otras exigen camiones de gran tamaño para viajes largos.

Es decir, el dimensionamiento de la flota depende directamente de la naturaleza del negocio y de la estrategia logística adoptada.

¿Qué datos se necesitan para dimensionar flotas?

El primer paso para dimensionar su flota es recopilar datos precisos sobre los vehículos de la flota, la carga que se transportará y la logística de la operación de transporte.

En el ejemplo que presentamos aquí, consideramos una flota de vehículos pesados, pero con algunos pequeños cambios puede adaptarlo a cualquier tipo de vehículo.

A continuación encontrará todas las variables a las que debe prestar atención:

Datos del vehículo

• Peso del chasis
• Peso del remolque
• Peso bruto total
• Peso de los demás equipos (aquí se incluyen el peso del remolque, los equipos necesarios para carga y descarga, el tanque de combustible y otras variables)

Datos sobre la carga

• Tipo de carga
• Peso de la carga
• Cantidad de carga que se transportará

Datos de la operación de transporte

• Tiempo de descarga – TD
• Tiempo de carga – TC
• Distancia de ida de la ruta del viaje – DIDA
• Distancia de vuelta de la ruta del viaje – DVOL
• Jornada laboral – J
• Días hábiles trabajados (DU)
• Días de parada para mantenimiento (DM)

Utilice tecnologías para ayudar a optimizar el dimensionamiento

El software de gestión de flotas y de telemetría ayuda a dar seguimiento a indicadores como kilometraje recorrido, consumo de combustible y tiempo de inactividad, proporcionando datos precisos para ajustar el dimensionamiento.

Cómo realizar el cálculo de dimensionamiento de flotas en 7 pasos

El cálculo de dimensionamiento de flota no sigue una fórmula única. Para obtener un resultado preciso, es necesario pasar por siete etapas esenciales, considerando desde la tara del vehículo hasta la cantidad de viajes realizados por mes. Cada paso ayuda a encontrar la mejor configuración para su operación. Véalos:

• Calcule la tara del vehículo
• Calcule la capacidad de carga útil transportable
• Calcule el número de viajes mensuales necesarios
• Calcule el tiempo total de viaje
• Calcule el número de viajes de un vehículo por día
• Calcule el número de viajes de un vehículo por mes
• Calcule el número de vehículos necesarios para la operación

¡Pero no se preocupe! En los siguientes apartados detallaremos cada etapa y compartiremos consejos prácticos para garantizar un dimensionamiento eficiente y preciso. ¿Empezamos?

1. Calcule la tara del vehículo

La tara de un camión es el peso del vehículo vacío, sin carga. Este valor incluye la estructura, los equipos fijos y el combustible necesario para la operación. Es fundamental en el cálculo de dimensionamiento de flota, ya que influye directamente en el peso bruto total y en la capacidad de carga útil transportable.

El cálculo es sencillo: basta con sumar el peso del chasis, el del remolque y el del tanque de combustible lleno, además de los demás equipos fijos.

La fórmula es:

Con esta información, puede avanzar a las siguientes etapas del cálculo de dimensionamiento de flota.

2. Calcule la capacidad de carga útil transportable

En el cálculo de dimensionamiento de flota, utilizar solo la capacidad de carga total como referencia puede ser un error. Esto puede llevar al exceso de peso, causando desgaste prematuro de los neumáticos y aumentando el riesgo de fallas mecánicas.

Lo que realmente importa es la carga útil, es decir, la cantidad de peso que el vehículo puede transportar sin superar los límites legales ni desperdiciar capacidad. El cálculo es sencillo: basta con restar la tara del camión del peso bruto total.

La fórmula es:

3. Calcule el número de viajes mensuales necesarios

Determinar el número de viajes mensuales necesarios es esencial para atender la demanda sin causar inactividad ni sobrecarga en la operación. Este equilibrio garantiza un uso más eficiente de la flota y reduce costos innecesarios.

Para calcularlo, basta con dividir la cantidad total de carga que se transportará (D) entre la capacidad de carga útil del vehículo (L), que ya determinamos antes.

La fórmula es:

Con este cálculo es posible planificar la operación de forma estratégica, garantizando productividad y evitando desperdicios.

4. Calcule el tiempo total de viaje

En el cálculo de dimensionamiento de flota, es fundamental determinar el tiempo total de viaje. Para ello, primero debemos calcular el tiempo de ida y el de vuelta.

El proceso es sencillo: divida la distancia del viaje de ida o vuelta entre la velocidad operativa del camión y multiplique el resultado por 60 para convertirlo en minutos.

Las fórmulas son:

Después de obtener estos valores, basta con sumarlos e incluir el tiempo de carga y descarga para llegar al tiempo total del viaje:

Consejo: trabaje siempre con el tiempo en minutos para evitar números fraccionarios y facilitar los cálculos.

5. Calcule el número de viajes de un vehículo por día

¡Ya casi terminamos! Ahora que tiene el tiempo total de viaje, el siguiente paso del cálculo de dimensionamiento de flota es descubrir cuántos viajes puede realizar un vehículo en un día.

El cálculo es sencillo: divida el tiempo diario de operación (jornada laboral) entre el tiempo total de viaje.

La fórmula es:

¡Atención! Si el resultado es un número fraccionario, no se preocupe. Haremos el ajuste final en la siguiente etapa.

6. Calcule el número de viajes de un vehículo por mes

Para concluir esta etapa del cálculo de dimensionamiento de flota, primero es necesario determinar cuántos días opera un vehículo por mes. El cálculo es sencillo: basta con restar los días de mantenimiento de los días hábiles de trabajo.

Con este valor, solo queda multiplicarlo por el número de viajes por día, que calculamos en la etapa anterior:

Número de viajes del vehículo por mes = días de operación × número de viajes del vehículo por día

¡Importante! Si el resultado es un número fraccionario, no se preocupe. El redondeo se realizará solo en la siguiente etapa.

7. Cálculo del número de vehículos necesarios para la operación

Llegamos a la última etapa del cálculo de dimensionamiento de flota: definir el número ideal de vehículos para su operación. El proceso es sencillo: basta con dividir el número de viajes mensuales necesarios (calculado en el paso 3) entre el número de viajes que cada vehículo puede realizar por mes.

La fórmula es:

Si el resultado es un número fraccionario, redondee hacia arriba. Al fin y al cabo, un vehículo menos puede comprometer la eficiencia de la operación, y nadie quiere correr ese riesgo, ¿verdad?

¡Listo! Ahora tiene el número ideal de vehículos y ha concluido el cálculo de dimensionamiento de flota con precisión.

¿Cómo calcular la disponibilidad de la flota?

Además de dimensionar correctamente la flota, también es importante disponer del dato real de la disponibilidad de la flota, porque permite saber cuántos vehículos están efectivamente disponibles para la operación en un período determinado.

¿Sabía que una flota con baja disponibilidad puede indicar un exceso de vehículos en mantenimiento o fallas en la gestión? Este tipo de información proporciona las bases para realizar ajustes precisos en la planificación.

Dicho esto, la fórmula para calcular la disponibilidad de la flota es:

Disponibilidad (%) = (Número de vehículos disponibles / Total de vehículos de la flota) × 100

Por ejemplo, si una flota tiene 50 vehículos en total y 45 están en operación, la disponibilidad será:

(45 ÷ 50) × 100 = 90%

¿Cómo controlar las flotas?

El dimensionamiento es una parte esencial de una buena gestión de flotas, pero no es el único factor que garantiza la eficiencia. Para mantener un control eficiente, otras prácticas son fundamentales, incluido el seguimiento de los KPI de la flota. Por ejemplo, indicadores como:

• Costo por kilómetro recorrido;
• Consumo de combustible;
• Tasa de ocupación de los vehículos.

Ayudan a identificar cuellos de botella y optimizar el uso de la flota.

Otro aspecto importante es el mantenimiento preventivo. Un plan de mantenimiento regular evita fallas mecánicas inesperadas, aumenta la vida útil de los vehículos y reduce costos.

Del mismo modo, planificar rutas más cortas y económicas puede contribuir a reducir los servicios correctivos, además de ser fundamental para optimizar el consumo de combustible y cumplir los plazos de entrega.

Por último, la tecnología se ha vuelto indispensable en la gestión de flotas. Los sistemas de telemetría, rastreo e inteligencia artificial permiten un seguimiento detallado de la operación y ayudan a los gestores a tomar decisiones más rápidas y estratégicas.

Estas son algunas de las innumerables opciones de herramientas digitales y sistemas disponibles y específicos para la gestión de flotas.

Ahora que sabe cómo dimensionar flotas y mantener una operación eficiente, ¿qué le parece dar un paso más para llevar su gestión a otro nivel?

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