Por qué Avilan Transportes usa Prolog desde hace más de 10 años

Cuando una empresa transportista con más de 350 vehículos, 850 colaboradores y 70 mil entregas mensuales opera desde hace más de 10 años con la misma plataforma de gestión (en portugués), eso dice algo sobre el resultado que la herramienta entrega en el día a día.

Avilan Transportes es una de las alianzas más largas de Prolog. La relación comenzó en 2015, incluso antes de que Prolog tuviera las soluciones que tiene hoy, y evolucionó junto con la operación.

Vea a continuación:

• Quién es Avilan Transportes
• Cómo era la gestión antes de Prolog
• Qué cambió con la tecnología en la operación
• Los resultados concretos de la alianza
• Lo que la trayectoria de Avilan enseña a otras operaciones

Quién es Avilan Transportes

Avilan es una empresa transportista con más de 30 años de actividad en el transporte de carga por carretera, especializada en distribución urbana y logística de almacén. La operación abarca 7 sucursales, más de 350 vehículos activos y un equipo de más de 850 colaboradores, y realiza más de 70 mil entregas al mes.

Entre sus clientes hay empresas como Ambev, Leroy Merlin y Portobello, en segmentos como bebidas, materiales de construcción y cerámica.

Es el tipo de operación en la que la flota necesita circular todos los días y cualquier parada no planificada impacta directamente en el nivel de servicio.

Para una operación de ese tamaño, la gestión de flotas necesita visibilidad, estandarización y datos confiables. Al fin y al cabo, hay que sustentar decisiones que afectan a cientos de vehículos y miles de neumáticos al mismo tiempo.

Cómo era la gestión antes de Prolog

Como ocurre en muchas empresas transportistas, Avilan operaba con procesos manuales. El control de neumáticos se hacía en papel, las inspecciones dependían de anotaciones en cuaderno y la información circulaba de forma fragmentada entre el taller de neumáticos, el taller mecánico y la gestión.

En palabras de un colaborador, gerente corporativo de Avilan: “Hace bastante tiempo, sufríamos mucho con esta gestión de neumáticos. Era algo muy manual, mucho papel.”

Este escenario les resulta familiar a muchos gestores de flota. La operación funciona, las entregas salen, pero sin visibilidad real sobre el estado de los activos, sobre los costos acumulados ni sobre dónde están las pérdidas.

Las decisiones terminan tomándose por urgencia o por experiencia individual en lugar de aprovechar la enorme cantidad de datos generados todos los días.

La alianza con Prolog comenzó en 2015, inicialmente con una funcionalidad de control de pagos a conductores, una solución que ya fue descontinuada. Sin embargo, fue a partir de ese primer contacto que la tecnología empezó a expandirse dentro de la operación. Y, a lo largo de los años siguientes, fue incorporando la gestión de neumáticos y el checklist electrónico.

Qué cambió con la tecnología en la operación

La llegada de Prolog a Avilan no fue una implementación puntual, fue una transición progresiva de una operación basada en papel a una operación basada en datos.

En la gestión de neumáticos, el kit de inspección electrónica de neumáticos y el sistema de control permitieron llevar un registro individual de cada neumático: presión, profundidad del surco, posición en el vehículo, historial de movimientos, recauchutados y descartes.

Con el checklist electrónico, las inspecciones de vehículos dejaron de ser fichas de papel que se acumulaban en el escritorio del gestor.

El conductor pasó a hacer la inspección en la aplicación, y cualquier ítem fuera del estándar genera una orden de servicio automáticamente, lo que conecta la identificación del problema con la acción correctiva sin pasos manuales de por medio.

Este cambio no fue solo de herramienta. Fue de proceso.

La estandarización que trajo el sistema hizo que todos los colaboradores, de cualquier sucursal y en cualquier turno, siguieran el mismo flujo de trabajo. Así, la información pasó a recopilarse de la misma forma, analizarse con los mismos criterios y transformarse en decisiones con base en los mismos indicadores.

El impacto de este cambio se refleja en las propias palabras de la dirección. El gerente corporativo lo resume: “Desde que conocimos la herramienta Prolog, migramos a este modelo de gestión. Nuestra gestión se volvió mucho más eficiente, mucho más precisa, con mucha más velocidad en la toma de decisiones, y hoy ya no nos vemos sin usar esta herramienta.”

Los resultados concretos de la alianza

A lo largo de más de 10 años de uso, los resultados de Avilan con Prolog se tradujeron en mejoras medibles en tres frentes:

136% más productividad en la gestión de neumáticos

Con el kit de inspección electrónica de neumáticos y el sistema integrado, el proceso de inspección y control de neumáticos se volvió significativamente más rápido y preciso que el modelo manual anterior.

Más inspecciones de neumáticos hechas en el mismo tiempo, con datos que entran directamente en el sistema, sin volver a transcribirlos y sin pérdida de información.

Eliminación de más de 2 toneladas de papel al mes

La digitalización del checklist y de la gestión de neumáticos eliminó de la operación un volumen considerable de fichas, formularios e informes impresos.

Además de la mejora ambiental, esto representó agilidad: la información que antes tardaba días en llegar al gestor pasó a estar disponible en tiempo real, a medida que se hace cada registro en la aplicación.

Reducción significativa en los costos de neumáticos

Con un registro individual de cada neumático, control del CPK por marca y modelo, y decisiones de compra y recauchutado orientadas por datos, la operación logró reducir de forma significativa lo que el colaborador de la empresa llama la “cuenta de neumáticos”:

“La herramienta llegó para revolucionar nuestra empresa, y eso hizo que tuviéramos una reducción considerable de gastos en la cuenta de neumáticos.”

Lo que la trayectoria de Avilan enseña a otras operaciones

(video en portugués)

La experiencia de Avilan con Prolog no es un caso aislado, sino un camino que muchas empresas transportistas pueden recorrer.

Algunos puntos de esta trayectoria se aplican a cualquier operación que esté considerando estructurar mejor la gestión de mantenimiento y el control de activos.

El primer punto es que la transformación no necesita ocurrir de una sola vez. En realidad, Avilan empezó con una funcionalidad simple y fue incorporando soluciones a medida que la operación maduraba. Lo importante es dar el primer paso y asegurarse de que cada etapa prepare la siguiente.

El segundo es que la tecnología sin proceso no genera resultados. En la práctica, Prolog aportó la herramienta, pero el resultado llegó porque Avilan estructuró procesos en torno a ella. Para eso, estandarizó rutinas, capacitó al equipo y pasó a usar los datos para tomar decisiones. Al final, la herramienta lo hace posible, pero quien transforma es la operación.

El tercero es que el retorno es acumulativo. Los primeros meses son de adaptación, de ajuste de procesos y de construcción de una base de datos. A partir de ahí, cada mes siguiente genera más inteligencia, más comparabilidad y más capacidad de anticipar problemas antes de que se conviertan en costos.

No por casualidad, más de 10 años después, Avilan sigue operando con Prolog porque la herramienta continúa entregando resultados. Y ese es, quizás, el indicador más relevante de un caso de éxito: la permanencia.

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