Control de órdenes de servicio: cómo organizar las OS de flota

Antes de hablar sobre el control de órdenes de servicio, usted debe entender primero: ¿qué es, exactamente, una orden de servicio?

También llamada simplemente “OS”, se trata de un documento que solicita un servicio que debe prestarse y registra la información técnica necesaria para que la demanda se entienda, se ejecute y se le dé seguimiento. En el caso de las flotas vehiculares, ayuda a identificar piezas que deben cambiarse, componentes que necesitan ajustes preventivos o fallas que exigen mantenimiento correctivo.

Básicamente, formaliza la solicitud de un trabajo.

El control de órdenes de servicio contribuye a la fluidez y la seguridad de los vehículos de la flota, ya que aporta más agilidad y mayor garantía de que las correcciones necesarias se registren y se les dé seguimiento hasta su cierre.

En las operaciones de transporte, ayuda a garantizar que las fallas que encuentra el conductor al realizar un checklist de vehículos lleguen al taller, en el momento del mantenimiento correctivo, sin depender solo de conversaciones informales o de anotaciones difíciles de rastrear.

Siga leyendo para entender:

• Cómo hacer el control de órdenes de servicio;
• La diferencia entre la orden de servicio manual y la digital;
• Cuál es la importancia de tener control de órdenes de servicio en la gestión de mantenimiento;
• Cómo tener más productividad en la rutina de control de órdenes de servicio.

¿Cómo hacer el control de órdenes de servicio en la flota?

Para ello, primero necesita dividir el control en dos etapas, una visualización fundamental para organizar su gestión:

1. Las órdenes de servicio generadas que deben enviarse al taller.
2. Las órdenes de servicio finalizadas.

Esta separación inicial ayuda, principalmente, a quienes todavía archivan órdenes de servicio en papel. Dentro de la primera gran categoría, puede dividir las OS por criticidad del problema, gasto involucrado, previsión de cierre de la demanda y otros criterios que tengan sentido para la rutina del taller.

En la segunda, tal vez lo más interesante sea archivar por orden de finalización y por año de cierre. Así, la empresa puede consultar el historial con más facilidad y también revisar, de acuerdo con su política interna y la orientación contable o jurídica, qué documentos todavía deben permanecer en el archivo.

En lugar de tratar todas las OS como papeles sueltos, defina un plazo de conservación y un responsable del archivo. Este cuidado evita pérdidas, duplicaciones y dudas cuando sea necesario comprobar lo que se solicitó, se ejecutó o se cerró.

Saber qué debe incluir la orden de servicio también es importante. Así se evitan retrabajos y la generación de nuevas OS, que acumulan papeles y documentos, para corregir algún error al llenar el formulario o falta de información.

¿Qué debe constar en una orden de servicio?

En la orden de servicio, usted debe empezar por incluir el nombre de la empresa, la placa del vehículo, la dirección y los datos de contacto. Identificar quién es el responsable del servicio también es importante, sea un equipo interno o externo.

El foco de la OS es describir el problema y solicitar su corrección. Por lo tanto, no puede faltar la lista de servicios que deben realizarse en el vehículo, con una descripción clara de lo que se observó y de lo que hay que hacer.

Si tiene observaciones que incluir, utilice la orden de servicio; no confíe solo en comunicarlas de palabra al enviar el registro al responsable del servicio. Un dato que queda solo en la conversación puede perderse entre turnos, conductores, mecánicos y gestores.

La fecha de solicitud debe estar presente, así como un espacio para la fecha de cierre de la OS — que se completará en ese momento. Estos dos hitos ayudan a dar seguimiento al tiempo de atención y a entender qué demandas siguen abiertas.

En ciertos casos, el informe técnico del vehículo en cuestión puede enviarse junto con la orden de servicio, especialmente cuando el taller necesita más contexto para evaluar el defecto o registrar la decisión tomada.

Para facilitar su gestión e incluso brindar mayor tranquilidad y seguridad en el día a día de trabajo, las órdenes de servicio digitales pueden generarse automáticamente a partir de inspecciones digitales desde el celular, con modelos que usted completa en el momento de la inspección del vehículo.

Incluso es posible agregar fotos y archivos para que el equipo de mecánica visualice mejor el problema y corrija la falla con mayor eficiencia. En Prolog, las inspecciones digitales desde el celular pueden abrir OS automáticamente, a partir del registro hecho por la persona responsable de la inspección.

¿Cuál es la diferencia entre la orden de servicio manual y la digital?

La orden de servicio manual es la que se hace en papel, mientras que la orden de servicio digital se genera con el uso de smartphones y/o computadoras.

Las diferencias son muchas, ya que, en la primera opción:

• Es necesario crear un documento desde cero, sea escrito a mano o en computadora, con los componentes que deben formar parte del checklist diario del camión.
• Es necesario tener copias y entender que ese papel informativo debe llegar a los responsables del mantenimiento de flotas después de cada viaje de entrega.
• Requiere mucho tiempo para organizar las demandas y entregar las solicitudes de servicio al equipo de mecánicos.
• Los responsables del servicio de mantenimiento del vehículo deben estar listos para leer los registros y realizar las reparaciones necesarias, que pueden ser urgentes o programadas.
• Para almacenar el historial de mantenimientos, es necesario tener un archivo donde guardarlos en la oficina de la operación.

La orden de servicio digital, en cambio:

• Tiene un checklist electrónico personalizable para cada viaje/camión, que permite incluir y excluir ítems con pocos clics.
• Permite enviar los datos del checklist al gestor de flotas, que evalúa los registros hechos en la inspección y programa nuevas revisiones y mantenimientos cuando es necesario.
• Puede abrir órdenes de servicio a partir del resultado del checklist del camión, lo que reduce el intervalo entre la identificación del problema y su envío para atención.
• Permite adjuntar fotografías de los componentes que presentan defectos, lo que facilita que el mecánico entienda y corrija el problema.
• Da acceso a los informes y al historial de mantenimiento cuando el equipo necesita consultar la información registrada.

En general, la orden de servicio manual tarda más en elaborarse, completarse y llegar a la gestión de mantenimiento, además de aumentar las posibilidades de pérdida de datos por un mal almacenamiento de los papeles.

Estas características no invalidan este modelo, pero hacen que la rutina sea un poco más lenta y aumentan las posibilidades de error humano en la ejecución diaria.

La digital, en cambio, pone los datos en la palma de la mano siempre que se necesitan, facilita la transmisión de la información registrada a los responsables de la gestión de flotas y hace de la agilidad una aliada de la seguridad y la organización.

¿Cuál es la importancia de tener control de órdenes de servicio en la gestión de mantenimiento?

Realizar un control de órdenes de servicio más detallado garantiza más seguridad para la empresa, que tiene en sus manos los detalles de cada necesidad del vehículo, lo que aumenta la credibilidad del negocio.

Igualmente, es una excelente manera de gestionar las funciones, ya que mejora la organización y el rendimiento de los colaboradores, que tienen un cronograma que seguir y saben qué demandas deben priorizarse.

Y hay más:

Los registros de los mantenimientos, guardados en las órdenes de servicio, sirven para consultas cada vez que el camión presenta fallas nuevas o recurrentes en algún componente, lo que ayuda a identificar con precisión el motivo de los defectos en los activos de la flota.

Al fin y al cabo, todo queda registrado en la orden de servicio — los servicios solicitados, los componentes que se repararon o se cambiaron, los gastos, los responsables, las fechas y las observaciones relevantes. Esta es, además, una forma de perfeccionar el control y el registro interno de la transportadora.

Por último, en Brasil, el Artículo 157 de la Consolidación de las Leyes del Trabajo (CLT), modificado por la Ley n.º 6.514, del 22 de diciembre de 1977, establece que corresponde a la empresa:

Instruir a los empleados, por medio de órdenes de servicio, sobre las precauciones que deben tomar para evitar accidentes de trabajo o enfermedades ocupacionales.

¿Cómo generar más productividad en la rutina de control de órdenes de servicio?

Capacitando a los colaboradores

Un equipo capacitado tiene sus habilidades prácticas y teóricas siempre perfeccionadas. La capacitación parte de cursos, talleres e instrucciones claras dentro de la transportadora.

Como resultado, usted tiene colaboradores con menos probabilidades de cometer errores en sus tareas, preparados, seguros y conscientes de sus funciones. Esto reduce el retrabajo, mejora el llenado de las OS y facilita entender quién debe actuar en cada etapa.

Teniendo una buena comunicación

Dentro de una empresa, un colaborador depende del otro constantemente, por lo que necesita una buena comunicación para que todos los procesos se desarrollen sin problemas.

Con la orden de servicio no es diferente.

En una OS, como explicamos antes, se comunican las tareas que deben ejecutarse. Por eso, en el momento de la solicitud, es fundamental tener una redacción precisa, que deje claros los servicios que deben realizarse y describa cuáles fueron los problemas encontrados.

Utilizando un sistema eficiente a su favor

La practicidad que la tecnología aporta a los procesos de una transportadora es innegable.

Además de acelerar las tareas, almacena datos en una computadora, una aplicación o un smartphone y facilita el acceso a la información cuando el equipo necesita consultar el historial, dar seguimiento a los asuntos pendientes o entender lo que ya se hizo en determinado vehículo.

La gestión de flotas cuenta con innumerables herramientas que facilitan la rutina de las operaciones de transporte. Por ejemplo, el checklist digital, que, cuando se habla de control de órdenes de servicio, presenta una gran ventaja.

Con él, la apertura de la OS puede ocurrir automáticamente, en el momento en que una persona responsable del registro realiza el checklist de inspección vehicular.

Además, los responsables de atender esas solicitudes reciben la actualización en el sistema y pueden priorizar el problema según la criticidad, la disponibilidad del taller y el impacto en la operación.

Es decir, la plataforma hace más práctico el día a día de trabajo, porque acerca la inspección, la apertura de la OS, el seguimiento del mantenimiento y la consulta del historial.

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Una plataforma para personalizar y realizar checklists, controlar órdenes de servicio y dar seguimiento a los registros de mantenimiento generados a partir de las inspecciones hechas por el equipo.

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