Plan de mantenimiento: los 3 tipos y cómo crear el suyo

Los planes de mantenimiento son lo que mantiene los vehículos de la flota circulando en buenas condiciones, y lo que evita que la operación descubra un problema solo cuando el camión ya se detuvo en la carretera.

Los camiones con el mantenimiento al día retrasan menos entregas y reducen el riesgo de accidentes.

Por eso, tener una gestión enfocada en el mantenimiento preventivo puede ser la mejor opción: esperar a que ocurra la falla para solo entonces corregirla tiende a salir más caro, porque suma la pieza, la mano de obra y el tiempo en que el vehículo queda parado.

Antes de elegir la mejor forma de conservar la flota, piense en el tamaño de su empresa, en la cantidad de vehículos que tiene y en las diferencias entre ellos: modelo, antigüedad, tipo de ruta. Serán datos cruciales para crear planes de mantenimiento más eficientes.

Pero, antes que nada, es necesario identificar los tipos de mantenimiento de flota.

En este artículo, vea:

• ¿Cuáles son los tipos de mantenimiento de la flota?
• ¿Cómo funciona el mantenimiento preventivo?
• ¿Cómo funciona el mantenimiento correctivo?
• ¿Cómo funciona el mantenimiento predictivo?
• ¿Cómo crear planes de mantenimiento?
• ¿Por qué son necesarios los planes de mantenimiento?

¿Cuáles son los tipos de mantenimiento de la flota?

Puede encontrar algunas explicaciones más detalladas sobre qué son el mantenimiento correctivo, el preventivo y el predictivo (en portugués), pero, básicamente, puede entenderlos como tres respuestas distintas para momentos distintos de la vida del vehículo. Tener presente esta distinción es lo que impide que el plan se convierta solo en una agenda de reparaciones.

Mantenimiento preventivo

Su objetivo es prevenir las fallas y averías con intervenciones programadas, hechas antes de que aparezca el problema: cambios de aceite y filtros, revisión de frenos, pequeñas tareas y ajustes de rutina.

El responsable de crear un calendario de mantenimiento de la flota es el gestor de flota o el gestor de mantenimiento.

Para ello, debe analizar la información recopilada por el conductor durante las rutinas de viaje y el historial de mantenimientos. A partir de esas observaciones, se crea la agenda de revisiones.

Los intervalos no salen de una regla única. Parten del manual del fabricante de cada modelo y se van ajustando según lo que muestra su operación: tipo de ruta, carga transportada, estado de las vías y el historial de averías de ese vehículo.

Mantenimiento correctivo

Este mantenimiento atiende el vehículo que ya presenta una falla, y suele ser el de mayor costo para la operación. Esto se debe tanto a la necesidad de reponer piezas como a la mano de obra, más laboriosa que la inspección, sin contar el costo indirecto del vehículo parado.

Las consecuencias de descuidar la prevención y enfocarse en la corrección son vehículos que se averían con más frecuencia y quedan indisponibles durante largos períodos, entregas atrasadas y mayores riesgos de accidentes.

Cabe aclarar que el correctivo no desaparece: ningún plan elimina todas las averías. Lo que cambia un plan bien hecho es la proporción —cuánto del presupuesto va a lo imprevisto y cuánto va a lo programado— y el lugar donde ocurre la avería: en el taller y no en medio de la ruta.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo también busca encontrar fallas de manera anticipada mediante el control del desempeño y las condiciones del vehículo. Pero, aquí, usted utiliza dispositivos tecnológicos para medir el estado del componente antes de decidir la intervención.

Como el ultrasonido, las cámaras termográficas y los sensores de vibración.

Son instrumentos más caros y exigen a alguien capaz de interpretar la medición. Por eso, tiende a compensar primero en los componentes en los que la avería sale más cara o es más peligrosa, y no en toda la flota a la vez.

Otro punto que evita frustraciones: el predictivo no reemplaza al preventivo. Ayuda a decidir si una intervención que ya estaba prevista debe adelantarse, mantenerse o posponerse.

¿Cómo crear planes de mantenimiento?

Los pasos a continuación forman un ciclo, no una lista para recorrer una sola vez: cada ronda de datos recopilados alimenta la siguiente versión del plan.

Reunir toda la información necesaria

Para ello, es necesario conocer todos los camiones de la flota y sus datos: marca, modelo, año, año de compra, kilometraje recorrido, reparaciones anteriores e historial de mantenimientos.

Conviene recordar que, cuando describimos estos planes de mantenimiento, nos referimos al modelo más accesible y esencial: el de prevención.

Algunos datos que pueden marcar la diferencia en su planificación incluyen, por ejemplo, cuántas veces una misma pieza presenta problemas, cuántas veces el vehículo dejó de funcionar en la carretera, qué piezas se dañan más, etc.

Del mismo modo, a través de estos datos, puede analizar con qué frecuencia fue necesario llevar el camión a mantenimiento y definir una periodicidad con mayor precisión.

Si la flota reúne modelos y antigüedades muy distintos, conviene separar estos datos por grupo de vehículos. Lo que pide un tractocamión de alto kilometraje no es lo mismo que pide un vehículo ligero recién comprado.

Calcular costos y hacer presupuestos

Incluso antes de empezar con la inspección de los vehículos, puede comenzar a calcular los posibles costos de averías y pedir presupuestos para entender los costos promedio de algunos servicios y de la compra de piezas.

Al fin y al cabo, también necesita planificar el inventario de piezas y activos de la flota, así que es un paso que ayuda a la operación en su conjunto.

También necesita saber cuánto cuesta tener un equipo de mecánicos disponible en la flota o una alianza con algún taller, para agilizar los mantenimientos necesarios y fijar desde ya los valores mensuales previstos.

Desde este cálculo, conviene separar lo que es pieza, lo que es mano de obra y lo que es el tiempo en que el vehículo queda indisponible. Son tres cuentas que se comportan de formas distintas y que, sumadas sin distinción, ocultan adónde va el dinero.

En este momento, ya se pueden analizar las posibles soluciones de checklist para utilizar en la flota.

Definir los checklists de inspección de los vehículos

El checklist consiste en una lista con todos los ítems del camión que deben verificarse antes de que el vehículo salga a hacer una entrega. Para una gestión de mantenimiento eficaz, es indispensable.

Esta lista puede hacerse en la computadora e imprimirse, a mano en un cuaderno o con una plataforma de checklist electrónico.

En ella se incluyen ítems de forma estratégica, según el momento de la inspección y el modelo del vehículo. Generalmente, algunos ítems comunes a todas las listas son los neumáticos, las luces delanteras y los ítems de seguridad.

Puede planificar los checklists pensando en:

• Modelos de vehículos específicos y/o muy distintos en la flota (por ejemplo, flotas que tienen camiones y motos);
• Verificaciones rápidas en las rutas cortas/diarias de la operación, los llamados “checklists de entrada y salida de vehículos”;
• Aspectos específicos del vehículo, como ítems orientados a la parte mecánica o eléctrica del vehículo.

Una lista corta que el conductor realmente completa suele rendir más que una lista larga completada por inercia. Si un ítem nunca sale reprobado en ningún vehículo, probablemente está ahí por costumbre y no por riesgo.

Armar un cronograma

Tan importante como definir el medio con el que se hace la inspección es definir su frecuencia. Como habrá notado, existe un checklist diario, orientado a los ítems cruciales de los vehículos que se utilizan todos los días; normalmente, los que hacen rutas urbanas, más cortas.

La verificación incluye las luces delanteras, el nivel de combustible, los ítems de seguridad y los daños externos visibles, entre otros. Además, se utiliza en la salida y la llegada del vehículo para tener también un mayor control sobre los conductores, identificando cuándo hubo una incidencia y quién fue el responsable.

En general, el cronograma debe considerar los dos factores más importantes:

1. la frecuencia de uso del vehículo; y
2. la distancia del viaje para el que se utilizará.

Los intervalos a continuación son una referencia de la práctica, y no una norma que cumplir. Un vehículo que se usa todos los días pide la verificación diaria. Uno que se utiliza de una a dos veces por semana puede pasar por una única inspección semanal.

En cambio, uno que se usa una vez al mes para viajes más largos suele pasar por la revisión completa en cada salida de viaje y regreso a la operación; también puede inspeccionarse en cada día de parada para el descanso del conductor, tanto cuando termina su viaje como cuando vuelve a la ruta.

Dar seguimiento a los datos recopilados y analizar los KPI

Todo lo que se registre en una hoja de cálculo o en la aplicación de checklist de camión queda disponible para que el gestor de mantenimiento lo revise y entienda si sus planes de mantenimiento responden a lo esperado o necesitan mejoras.

La cantidad de mantenimientos correctivos, los costos de mantenimiento por vehículo y la cantidad de incidencias por vehículo son algunos indicadores útiles para generar análisis y conclusiones que ayuden a su gestión.

Pero los indicadores dependen de registros completos: si la mitad de las órdenes de servicio no anota la pieza cambiada o la fecha real de la parada, el número que sale de la hoja de cálculo describe la forma de registrar, no la flota. Estandarizar cómo se registra cada incidencia suele rendir más que agregar indicadores nuevos.

La comunicación constante con el gestor de la flota es importante, ya que tiene una visión más amplia del funcionamiento de la operación en su conjunto y también puede generar insights para nuevas acciones en los planes de mantenimiento, en busca de resultados cada vez mejores.

¿Por qué son necesarios los planes de mantenimiento de vehículos?

Para que una operación de transporte funcione, depende de sus vehículos. Por lo tanto, es fundamental que todos estén en buen estado de funcionamiento.

El mantenimiento evita:

• Accidentes;
• Altos costos en la compra de piezas nuevas;
• Mano de obra cara;
• Riesgo de pérdida de carga en paradas forzadas;
• Retraso de entregas por fallas mecánicas.

Además, los camiones tienen un alto costo de adquisición, al igual que la reposición de sus piezas. Por eso, es importante dar seguimiento a su estructura y desgaste, para encontrar los medios y proporcionar lo necesario para que su vida útil se prolongue al máximo.

Está, además, el aspecto legal, que suele pasar desapercibido en la planificación. En Brasil, el Código de Tránsito Brasileño clasifica como infracción conducir el vehículo “en mal estado de conservación, comprometiendo la seguridad, o reprobado en la evaluación de inspección de seguridad y de emisión de contaminantes y ruido” (art. 230, inciso XVIII). En ese caso, el Código prevé una infracción grave, la sanción de multa y, como medida administrativa, la retención del vehículo para su regularización. Un plan de mantenimiento al día no es garantía contra una infracción, pero es lo que le da a la operación el registro de que se está dando seguimiento a la conservación.

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