9 desafíos de la gestión de mantenimiento y cómo superarlos

El control de flotas está lleno de desafíos en la gestión de mantenimiento. Esto exige, muchas veces, un conocimiento más profundo para lograr un buen desempeño centrado en soluciones.

Para administrar el departamento, lo ideal es que conozca los principales obstáculos que puede encontrar en el camino y cómo superarlos. Esto es un elemento diferenciador para quien queda a cargo del departamento.

Por eso, para ayudarle, enumeramos a continuación algunos desafíos de la gestión de mantenimiento:

• Falta de organización del departamento;
• Definir un plan de mantenimiento;
• Demasiados procesos manuales
• Capacitación del equipo;
• Baja durabilidad de los vehículos;
• Mantenimientos no planificados o programados;
• Baja calidad de las piezas;
• Adquisición de herramientas de gestión;
• Análisis de datos concretos.

Falta de organización del departamento

Un entorno con herramientas y componentes dispersos o mezclados puede generar confusión y desorden, disminuyendo el tiempo productivo del equipo, lo que resulta negativo al evaluar los indicadores de desempeño de la flota.

Para superar este desafío, es importante:

• Instruir al equipo para mantener organizado el departamento;
• Tener un lugar donde pueda organizar el equipamiento;
• Utilizar hojas de cálculo y sistemas tecnológicos que ayuden a crear un inventario e informes de mantenimiento.

Definir un plan de mantenimiento

Se habla mucho sobre mejoras e ideas que pueden ayudar a la empresa a crecer cada vez más. Sin embargo, también es necesario llevarlas a la práctica. Tener un gestor responsable de ejecutar las ideas de mejora es el primer paso para definir el plan de mantenimiento.

Generalmente, al final de cada período, ya sea trimestral, semestral o anual, se realiza una planificación de flotas completa. En ella puede definir el cronograma de acciones necesarias para establecer una planificación integral. Además de prever el presupuesto mes a mes, etc.

En muchas operaciones, grandes o pequeñas, la inexistencia de una planificación de flotas provoca la falta de organización, como se mencionó.

Por lo tanto, al definir un plan de mantenimiento dentro de la planificación general de la flota, puede resolver problemas de control de los mantenimientos, de los costos e incluso del inventario de piezas.

Demasiados procesos manuales

Los informes y procesos registrados manualmente se pierden con facilidad, pueden generar incertidumbre por las distintas caligrafías y son propensos a errores humanos.

Además, estos informes deben archivarse y consultarlos después vuelve más lento el proceso.

Actualmente, con la cantidad de soluciones modernas existentes, tiene todo el sentido contar con esta ayuda tecnológica.

Encontrará diversos tipos de sistemas para gestionar vehículos con tareas automatizadas. Por ejemplo, utilizando el checklist electrónico, la creación y la realización de la inspección de la flota se llevan a cabo completamente desde la computadora y el celular.

Se elimina todo el trabajo de escribir los ítems del checklist o marcar con bolígrafo el servicio que necesita el camión.

Capacitación del equipo

Para aumentar la productividad del equipo de mantenimiento, es necesario que esté al tanto del desarrollo y la evolución del equipamiento. Para ello, el gestor del área debe pensar en la capacitación de su personal para que esté calificado y preparado para trabajar con eficiencia y calidad.

Esta capacitación se realiza mediante charlas, cursos y eventos que aporten actualización e interacción sobre la gestión de flotas.

Además, crear oportunidades para intercambiar experiencias entre colaboradores puede ser una forma interesante de generar ideas y participación.

Baja durabilidad de los vehículos

La durabilidad se refiere a la vida útil de los vehículos de la flota. Factores como el mal uso, la ausencia de mantenimiento y la falta de profesionales calificados para operar los activos pueden reducir este tiempo.

Para superar este desafío, es importante recordar la necesidad de cuidados constantes para cada vehículo, y no solo cuando presenta una falla.

Además de mantener al día la inspección y el mantenimiento de los vehículos, recuerde realizar capacitaciones constantes con los conductores y mecánicos de su operación.

La reducción del tiempo de vida útil de un vehículo también puede estar vinculada a los mantenimientos no programados:

Mantenimientos no planificados o programados

Los mantenimientos correctivos son más costosos y muchas veces causan daños y fallas secundarias por falta de revisión de los vehículos. Así, dejar los camiones parados en el taller reduce el número de entregas de la empresa e incluso provoca retrasos.

Por otro lado, los mantenimientos no programados se definen como los servicios preventivos que se dejaron de lado. Este es el motivo por el que termina surgiendo la necesidad de correcciones en primer lugar.

Lo ideal es utilizar el mantenimiento preventivo y programar los servicios siempre que sea necesario.

Para gestionar mejor estas etapas, un camino es trabajar con sistemas que organicen cronogramas, prevean servicios e informes de los camiones y describan sus necesidades.

Baja calidad de las piezas

Las piezas sin marca, usadas o de procedencia dudosa no son una buena opción para el inventario de la flota. Esto se debe a que aumentan las probabilidades de presentar fallas, generando riesgos de accidentes.

El precio puede ser atractivo, pero las consecuencias son graves y costosas.

Investigue proveedores confiables. Una forma de elegir un buen proveedor es evaluar cuánto tiempo lleva en el mercado y si tiene certificación de colaboración con los fabricantes de vehículos, ofreciendo ítems de calidad y con garantía.

Adquisición de herramientas de gestión

Si todavía administra manualmente los departamentos de su flota, imaginamos lo difícil que es controlar los datos de todos los activos y vehículos que forman parte de ella.

El problema no está solo en el trabajo repetido y la pérdida de eficiencia operativa, sino también en la toma de decisiones y el uso del conocimiento interno sobre la flota para planificar nuevas acciones.

Al fin y al cabo, si la información generada no es confiable, ¿cómo utilizarla para sustentar las próximas metas de la empresa?

La mejor solución es utilizar un sistema de gestión de mantenimiento, que permita describir los problemas, programar inspecciones y mantenimientos, definir prioridades y conservar el historial que ayuda a comprender el problema identificado.

Análisis de datos concretos

Para que el negocio se expanda y el departamento de mantenimiento tenga una dirección clara, es necesario prestar atención a los resultados de los procesos de la empresa, lo que solo es posible mediante el análisis de datos.

Esta información se recopila durante la rutina de trabajo. Sin embargo, rara vez aparece en reuniones por falta de tecnologías que ayuden a obtener un resultado rápido y preciso.

Para acceder a informes completos y con análisis simplificados e intuitivos, es importante incorporar un software que ayude a superar los desafíos de la gestión de mantenimiento y también aporte gráficos de desempeño.

Para seguir conociendo los desafíos de la gestión de mantenimiento y lo que puede implementar en su rutina para generar más ahorro, seguridad y productividad, descargue nuestro Manual Práctico para la Gestión de Mantenimiento (en portugués): es gratuito.