Checklist digital y electrónico: conozca la diferencia

El checklist digital es una de las herramientas de gestión de flotas más importantes que un gestor puede tener a mano. Con él, es posible garantizar el buen desempeño y la disponibilidad de los vehículos de la empresa.

Para comprender mejor cómo funciona, el sistema de checklist es una especie de lista de elementos que componen los vehículos y que necesitan inspeccionarse antes y/o después de un viaje. Por ejemplo, los faros, el cinturón de seguridad, las luces de emergencia, entre otros, que deben verificarse con determinadas frecuencias.

Las listas pueden crearse según la prioridad y la necesidad de cada vehículo de la flota, ya sea automóvil, camión, motocicleta, etc. Es decir, es totalmente personalizable y ofrece una serie de ventajas que generan ahorro y aumentan la vida útil de la flota.

En este artículo, vea:

• La diferencia entre checklist electrónico y checklist digital;
• Qué es el checklist digital;
• Cómo funciona el checklist digital;
• Por qué usar el checklist digital.

¿Cuál es la diferencia entre checklist electrónico y checklist digital?

La verdad es que, en el uso de la gestión de flotas en Brasil, no existe ninguna diferencia. Tanto checklist electrónico como checklist digital corresponden a la misma solución y son simplemente sinónimos.

En ambos casos encontrará estas dos denominaciones para un producto que ofrece:

• Inspección simplificada de vehículos, que hace el proceso mucho más rápido, práctico y organizado, además de reducir las posibilidades de errores al registrar los datos.
• Mayor eficiencia en la gestión de mantenimiento de vehículos, ya que con el sistema de checklist es posible crear cronogramas de mantenimiento preventivo y almacenar su historial.
• Almacenamiento de datos, que permite dar seguimiento al estado del vehículo en cada inspección y a su historial de revisiones, mejorando la agilidad en la toma de decisiones, la productividad de la empresa y la seguridad de los datos.
• Una solución única para distintos vehículos, ya que el sistema digital permite añadir checklists individuales para cada vehículo de la flota.

Pero ¿qué es el checklist digital?

El checklist digital es una lista de los componentes de un vehículo, utilizada en un dispositivo móvil para comprobar el estado del vehículo, ya sea ligero o pesado.

Esta lista de verificación puede incluir el estado de las piezas, elementos de seguridad, documentos, entre otros. La mayor ventaja distintiva de contar con esta solución tecnológica es la posibilidad de crear los cuestionarios que mejor se adapten a su operación y personalizarlos siempre que sea necesario.

Así, es posible añadir y retirar elementos con agilidad y facilidad.

Es una excelente opción para prevenir problemas, reducir costos y tiempo de revisión, además de mejorar la seguridad operativa.

¿Cómo funciona el checklist digital?

La plataforma de checklist es muy simple e intuitiva y, como cualquier aplicación que tenga en el smartphone, se descarga e instala. Cada usuario inicia sesión con sus datos y empieza a utilizar la herramienta.

Primero, el gestor responsable crea las listas mediante el sistema web. Después, cualquier usuario puede realizar las inspecciones accediendo a las listas preparadas desde la aplicación.

Al crear su checklist de verificación, necesita considerar su frecuencia de uso y su enfoque. Por ejemplo, los checklists diarios deben contener:

• Frenos;
• Faros;
• Nivel de combustible;
• Cinturón de seguridad;
• Etc.

Por su parte, un checklist completo debe elaborarse considerando cada elemento que compone los grandes sistemas del vehículo:

• Eléctrico;
• Mecánico;
• Seguridad;
• Etc.

Cada checklist también tiene los datos de identificación del conductor y del vehículo que utilizará en la ruta, como el nombre, la licencia de conducir (CNH en Brasil), la placa del camión, entre otros. Sin embargo, esta información ya se solicita automáticamente en todos los procesos de checklist; no necesita preocuparse por incluirla siempre.

Una vez preparado, el conductor accederá diariamente a la aplicación y seleccionará “OK” cuando el elemento esté conforme y “NOK” cuando un componente presente una falla.

Los datos se guardarán y se enviarán a la central de gestión de flotas, donde pueden analizarse los resultados y generarse aperturas de mantenimiento correctivo o una nueva programación de revisión.

Recuerde que cada vehículo tiene sus particularidades. Por lo tanto, los elementos de la lista de verificación también deben tener en cuenta este factor.

¿Por qué usar un checklist digital?

La tecnología siempre trae productos innovadores que facilitan nuestra rutina, y el checklist digital es una solución excelente para mejorar los procesos de mantenimiento preventivo de una flota.

Al fin y al cabo, seguramente recuerda la rutina de realizar un checklist de papel, ¿verdad? Imprimir los papeles, distribuirlos a los conductores, hacer que añadan manualmente toda la información y después organizar todo en las hojas de cálculo de gestión.

También debe garantizar que haya espacio en la hoja para que todo sea legible, hacer varias copias para llevar dentro de cada vehículo y guardarlas en un lugar seguro para que no se pierdan, entre otras tareas.

Aunque es posible hacer todo eso, principalmente en empresas pequeñas, es un trabajo agotador y tedioso que no necesita hacer con el checklist digital.

Incluso es una solución que facilita el trabajo del conductor, ya que con una mano sostiene el celular y con la otra verifica el vehículo. Otros beneficios incluyen:

• Actualización del sistema en tiempo real, que permite al gestor visualizar las incidencias y las órdenes de servicio abiertas en cuanto se añaden a la plataforma;
• Informes automatizados y variados para las necesidades del gestor;
• Agilidad en el mantenimiento preventivo y correctivo, con los mecánicos también accediendo en tiempo real a los problemas que deben solucionar a medida que se registran;
• Precisión en los planes de mantenimiento de la empresa de transporte y mejora de la distribución del presupuesto para comprar piezas y neumáticos;
• Aumento de la seguridad, garantizando que se impida salir a una nueva ruta a los vehículos con elementos críticos pendientes.

En Prolog desarrollamos una plataforma de checklist digital que ofrece todos estos beneficios y aún más.

Para conocerla, póngase en contacto a través de nuestro sitio web; nuestros empleados están preparados para resolver sus dudas y realizar una demostración.