¿Para qué sirve el checklist en la gestión de flotas?

Si todavía no usa esta herramienta en su gestión de flotas, es hora de descubrir para qué sirve el checklist electrónico y por qué debe adquirirlo.

Incluso para quien aún no comenzó a usar el checklist de vehículos, iniciar este proceso con la opción digital es la mejor elección. Al fin y al cabo, es una alternativa enfocada en resolver todos los problemas que genera una lista en papel.

Así que, en lugar de generar más dificultades a su operación, proporcione las soluciones adecuadas —como el checklist electrónico—. Hoy, conozca las principales finalidades de un checklist:

• Personalizar los ítems de la inspección de vehículos;
• Registrar órdenes de servicio;
• Controlar la disponibilidad de vehículos;
• Estandarizar el llenado de los checklists;
• Analizar los defectos de los vehículos y sus causas;
• Recopilar y almacenar datos para el análisis y la medición de metas.

Personalizar los ítems de la inspección de vehículos

Uno de los factores que determinan la importancia del checklist es reunir ítems comunes para realizar una inspección de la flota.

Más allá de ese factor, el checklist electrónico destaca cuando necesita generar cuestionarios de manera práctica y ágil, con la posibilidad de personalizarlos siempre que necesite incluir o retirar ítems del checklist en cuestión.

En papel, esto exigiría una edición laboriosa y la impresión masiva del nuevo modelo cada vez que detecte un cambio necesario.

Es necesario tener todos los ítems en la lista para no olvidar evaluar nada en el vehículo. Si no hay un estándar en la creación de los modelos de checklist, algunos detalles pueden olvidarse y generar grandes problemas a largo plazo.

Es decir, una de las explicaciones de para qué sirve el checklist es esta: la facilidad para personalizar los modelos de checklist de la flota.

Registrar órdenes de servicio

En el checklist en papel, la orden de servicio solo se abre después de que los checklists de vehículos se llenan y se entregan al gestor, quien analizará cada uno para identificar los servicios necesarios.

Una de las finalidades del checklist electrónico es acelerar esta tarea. Por eso, existe la funcionalidad de apertura automática de orden de servicio.

En el momento en que un ítem se identifica como “no conformidad”, comienza el proceso de apertura de la OS, con campos predefinidos que deben llenarse. En cuanto finaliza, queda inmediatamente disponible para que todos den seguimiento a la disponibilidad del vehículo y al nivel de criticidad del problema.

Como ventaja adicional, incluso después de finalizar, los archivos quedan guardados en un historial de la plataforma para consultar información y generar informes sobre los servicios realizados.

Controlar la disponibilidad de vehículos

Para entender para qué sirve el checklist, necesita saber que, al realizarlo, el sistema logra identificar los vehículos aptos para realizar viajes y los que deben permanecer detenidos, aunque no estén en el taller.

El nombre de esta funcionalidad es “semáforo de checklist”.

En ella, el estado de la flota queda muy claro, identificando qué vehículos están en buenas condiciones y cuáles tienen ítems abiertos por resolver. También es posible identificar si el nivel del problema es crítico, lo que puede impedir circular con seguridad.

Esta información contribuye a entender mejor para qué sirve el checklist y qué vehículos de la flota están disponibles.

Estandarizar el llenado de los checklists

Los checklists en papel pueden generar confusión al leer y comprender lo que se respondió en el documento. Algunos conductores usan “X” para indicar que el ítem está en “no conformidad”, mientras que otros pueden usar “X” para identificar que no hay problemas en ese ítem.

Aunque realice capacitaciones y cree reglas para llenar el modelo de checklist de su flota, los errores siguen teniendo una alta probabilidad de ocurrir.

Si piensa para qué sirve el checklist electrónico, aquí está una de las principales respuestas: aportar estandarización a los procesos de su operación.

Con este modelo de checklist digital no hay campos abiertos; cada pregunta tiene las alternativas de respuesta más adecuadas y el conductor solo necesita hacer clic en la que corresponde a la realidad del vehículo en el momento de la inspección.

Analizar defectos de vehículos y sus causas

Una de las grandes ventajas del checklist electrónico es que crea un historial de inspecciones y servicios para la gestión de mantenimiento, con la apertura y el cierre de las órdenes de servicio.

Además, el sistema crea informes automatizados. Esto permite que el gestor busque datos a lo largo del tiempo e identifique patrones de fallas y servicios recurrentes. También resulta más práctico evaluar las causas probables de cada problema y tomar medidas pertinentes que lo resuelvan de manera efectiva.

De esta forma, aporta más resultados positivos a la operación.

Recopilar y almacenar datos para el análisis y la medición de metas

La recopilación y el almacenamiento de datos son algunos de los principales motivos por los que los gestores se interesan en adquirir la plataforma.

Basta de hojas de cálculo y errores operativos, pues pasa a tener una herramienta moderna que recopila, almacena y también organiza todos los datos recopilados a través de ella.

Del mismo modo que el historial de mantenimiento permite entender las causas y buscar soluciones adecuadas para los vehículos de la flota, puede generar nuevos conocimientos sobre el funcionamiento de su operación integrando estos datos a un sistema de gestión central e incluso a una torre de control.

Lo importante es que se dio el paso inicial: el acceso a la información. Después, basta con entender cuál es la métrica y el indicador de desempeño más importante, usando los datos correspondientes para analizar y tomar las mejores decisiones para la flota.

Si todavía queda alguna duda sobre para qué sirve el checklist, puede consultar nuestra guía completa sobre la plataforma en un material de descarga gratuita. Descárguelo aquí (en portugués).