Gestión de flotas: 11 errores, del abastecimiento a neumáticos

Por la cantidad de tareas y puntos de atención que debe atender un gestor de flota, cometer errores en la gestión de flotas puede haberse vuelto algo común en muchas empresas.

Sin embargo, esto es una señal de alerta para actualizar los procesos y su modelo de gestión. Al fin y al cabo, los errores pueden costar caro no solo a la empresa, sino también a la seguridad de su operación.

Conozca a continuación los errores más comunes de la gestión de flotas y cómo evitarlos:

• Falta de mantenimiento preventivo;
• No dar seguimiento a los costos operativos;
• No realizar el control de la flota;
• No capacitar adecuadamente a los conductores;
• Falta de planificación de rutas;
• No controlar los neumáticos;
• No realizar una gestión de flota sostenible;
• No gestionar los riesgos;
• Falta de control de la documentación;
• No utilizar la tecnología adecuada;
• No controlar el abastecimiento de combustible.

Falta de mantenimiento preventivo

No realizar el mantenimiento regular de los vehículos puede provocar fallas mecánicas inesperadas, aumentar los costos de reparación e incluso poner en riesgo la seguridad de los conductores.

Por eso, es fundamental establecer una rutina de mantenimiento preventivo para garantizar que los vehículos de la flota estén siempre en buenas condiciones de funcionamiento.

Esto significa incluir inspecciones diarias de vehículos, tanto a la salida como al regreso de las operaciones, y programar los servicios con anticipación.

Además, si cuenta con los recursos necesarios, considere también implementar tecnologías de mantenimiento predictivo. Este optimizará su rutina y prevendrá daños vehiculares con mucha anticipación.

Todo esto puede realizarse de manera organizada mediante la gestión de mantenimiento de flotas de vehículos.

No tener control sobre los costos operativos

Muchos gestores tienen medios para dar seguimiento a estos costos, pero no consiguen controlarlos ni mantenerlos dentro de un presupuesto definido para el área.

Es esencial comprender por completo los gastos de la operación de la flota, incluidos combustible, mantenimiento, seguros y otros costos asociados.

Sin este seguimiento detallado, resulta difícil identificar áreas donde es posible ahorrar y mejorar la eficiencia. Y puede terminar en otro de los grandes errores de la gestión de flotas: ¡recortar costos donde no debería!

Busque e implemente un sistema de gestión que pueda cubrir esta necesidad de su gestión y asegúrese de que los costos de todas las áreas de la flota se registren e identifiquen correctamente.

No realizar el control de la flota

El control de la flota es fundamental para una gestión eficaz. No dar seguimiento a la ubicación, la velocidad y el desempeño de los vehículos puede provocar falta de visibilidad y control sobre las operaciones.

Invertir en sistemas de rastreo y telemetría es esencial para mantener un control eficiente y tomar decisiones informadas.

Además, estos sistemas también identifican datos sobre el comportamiento de los conductores en carretera, algo fundamental para resolver el siguiente error de la gestión de flotas:

No capacitar adecuadamente a los conductores

La falta de capacitación adecuada de los conductores (en portugués) es un error que puede afectar la seguridad y la eficiencia de la flota.

Ignorar la capacitación puede generar problemas de desempeño y seguridad, así como realizar capacitaciones que no son relevantes para el momento de la flota puede aumentar sus costos sin resolver los problemas que requieren atención.

Por eso, utilizar tecnologías de seguimiento de rutas y comprender cuáles son los principales problemas de comportamiento al conducir es fundamental para ofrecer capacitaciones realmente relevantes y eficaces.

Falta de planificación de rutas

La planificación inadecuada de rutas es uno de los errores de la gestión de flotas que puede desperdiciar tiempo y combustible.

Realizar correctamente esta planificación garantiza que las entregas sean puntuales y ahorra recursos. Para ello, es necesario considerar los distintos factores que influyen en una ruta: tiempo de realización, distancia recorrida, tráfico en ese horario, curvas, semáforos, etc.

El uso de tecnologías de planificación inteligente puede ayudar a optimizar las rutas y evitar este error.

No realizar el control de neumáticos

Cuando los neumáticos están desgastados o tienen presión inadecuada, pueden aumentar el consumo de combustible y el riesgo de accidentes.

Lo que debe hacer es incluir la inspección de neumáticos en la rutina de la flota, comprobando tanto la presión interna del aire como la profundidad de los surcos de cada neumático del vehículo.

Esto ya puede realizarse de manera semiautomática mediante el medidor electrónico de surco, que envía los datos directamente a su sistema de control y automatiza su interpretación, indicando en qué neumáticos debe ajustarse la presión o cuáles deben sustituirse.

El sistema de gestión de neumáticos tiene un papel fundamental: almacenar toda esta información y generar informes para el análisis y la toma de decisiones del gestor. Así, pasa a evitar los errores de la gestión de flotas relacionados con el cuidado de los neumáticos.

No realizar una gestión de flota sostenible

Ignorar las prácticas sostenibles es uno de los errores de la gestión de flotas a medida que la sostenibilidad cobra cada vez más importancia en todos los sectores de la industria y del mercado.

Las medidas para reducir las emisiones de carbono, ahorrar combustible y minimizar el impacto ambiental son primordiales.

Además, una vez implementadas, puede buscar otras áreas para invertir en sostenibilidad y prácticas ESG, que abarcan, además del aspecto ambiental, el social y el de gobernanza.

No tener un plan de gestión de riesgos

Los riesgos de la flota pueden ser diversos, desde la seguridad en carretera hasta el robo de datos digitales de la empresa. Por eso, puede resultar difícil comenzar y crear un plan completo, lo que lleva a muchos gestores a dejar esta tarea de lado. Y, ¿sabe qué? Sí, es uno de los grandes errores de la gestión de flotas.

Es necesario identificar las distintas áreas con riesgos asociados y organizar las mejores soluciones para cada situación. Así, es posible realizar capacitaciones de prevención y precaución ante la posibilidad de que se materialicen las situaciones de riesgo.

Además, comprender los riesgos y sus soluciones puede ayudar a invertir mejor en vehículos más modernos y tecnologías de seguridad en el transporte, ya sea para controlar un vehículo y ayudar ante un posible robo de carga o para evitar que el conductor conduzca de manera irresponsable y cause accidentes.

Falta de control de la documentación

La gestión de documentación (en portugués) suele descuidarse, pero es crucial para evitar que los conductores realicen rutas con documentos vencidos o sin llevar documentos importantes para transportar determinadas cargas y mercancías.

Además, no controlar adecuadamente la documentación puede generar multas, retrasos y complicaciones operativas.

Utilizar sistemas que contribuyan a esta etapa de la gestión también es fundamental, mejorando la organización y haciendo que la verificación de información sea más rápida y precisa.

No utilizar la tecnología adecuada

La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de flotas moderna y este es uno de los errores de la gestión de flotas más sencillos de resolver. Basta con identificar las soluciones adecuadas a las necesidades de su operación.

Al fin y al cabo, no aprovechar las soluciones tecnológicas disponibles puede dejar a su empresa por detrás de la competencia, limitando la eficiencia y la visibilidad de la operación.

No controlar el abastecimiento de combustible

No controlar el abastecimiento de combustible puede provocar desperdicio e incluso robo de combustible. Por eso, establecer medidas de control de abastecimiento, como tarjetas de flota y sistemas de seguimiento, es fundamental para evitar este error.

Además, ante el desafío de los precios en constante fluctuación, controlar el abastecimiento de combustible e incluso el consumo por vehículo es fundamental para no perderse en las cuentas y comenzar a reducir gastos también en esta área.

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