Checklist de mantenimiento preventivo: qué incluir

El mantenimiento preventivo es responsable de identificar las irregularidades de los camiones de una flota.

Una tarea esencial es crear una planificación para que el equipo la siga y definir qué métricas e indicadores de desempeño seguir para un mejor control.

Aun así, no basta con solo registrar las fallas encontradas durante los procesos de mantenimiento. Es necesario ir tras las causas, como el mal estado de las carreteras, la conducción ociosa del conductor y la baja calidad de las piezas.

Todo esto influye no solo en el tiempo de desplazamiento, sino también en el alto consumo de combustible, entre otros costos y riesgos.

Con inspecciones de prevención realizadas con regularidad, usted genera resultados más satisfactorios tanto para su propia empresa como para sus clientes.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

Es una práctica utilizada en muchas empresas para verificar el funcionamiento de máquinas, vehículos o equipos. Su intención principal es identificar posibles fallas para que el equipo las corrija antes de que ocurra una avería o la pérdida de un activo.

Según la norma brasileña NBR 5462, el mantenimiento preventivo se define como:

[…] mantenimiento efectuado a intervalos predeterminados, o de acuerdo con criterios prescritos, destinado a reducir la probabilidad de falla o la degradación del funcionamiento de un ítem.

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El mantenimiento preventivo de los vehículos debe estar presente en todas las operaciones de transporte como una rutina del día a día. Generalmente, la gestión lo programa por los siguientes motivos:

• Tiempo: Después de circular durante un determinado período, los vehículos sufren desgastes naturales. Esto contribuye a indicar un plazo previsto de mantenimiento. Por ejemplo: inspeccionar los resortes y el amortiguador del camión cada 6 meses.
• Horas de funcionamiento: Cuando el vehículo realiza un viaje largo, puede necesitar que algunas piezas fundamentales para su funcionamiento pasen por una revisión, como es el caso de los neumáticos, que pierden presión o sufren daños, como cortes y pinchazos, en su banda de rodamiento.
• Productividad de la flota: si el conductor maneja el vehículo de forma más agresiva, con aceleraciones y frenadas repentinas, las piezas se desgastan y pierden vida útil más rápido. Por eso, las inspecciones diarias a la salida y al regreso a la base de la operación deben realizarse para identificar si ese problema exige una atención más profunda.

Aunque tengan esas diferencias, la gestión también puede planificar el mantenimiento con un disparador mixto. Es decir, por lo que ocurra primero. Por ejemplo:

El equipo puede inspeccionar la suspensión del camión cada 10 mil km recorridos, cada 6 meses o al notar señales de problema, como ruidos fuertes o falta de estabilidad en la dirección, lo que puede ocurrir antes de las condiciones previstas de inspección del vehículo.

De esta forma, el vehículo no queda expuesto a los riesgos de esperar que el problema se agrave hasta que llegue una fecha prevista de revisión.

¿En qué se diferencia de otros tipos de mantenimiento?

Diferencia entre mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo.

Preventivo vs. Correctivo

El mantenimiento correctivo ocurre cuando una pieza del camión ya presenta una irregularidad y necesita reparación o reemplazo por una pieza nueva.

Es muy común en vehículos que no pasan por el mantenimiento preventivo, pues, sin él, no es posible identificar las fallas que provocan una avería del vehículo en ruta u otros problemas de este nivel.

Preventivo vs. Predictivo

El mantenimiento predictivo es un tipo de supervisión que cuenta con la asistencia de equipos modernos y tecnológicos. Estos identifican irregularidades mediante el análisis visual, sonoro y de vibraciones del vehículo, a través de tags y/o sensores instalados en cada vehículo.

Así, prevé la vida útil esperada de los activos y busca formas de prolongar ese tiempo.

Puede confundirse con el preventivo en algunas ocasiones, pero se diferencia principalmente por no depender de inspecciones realizadas por los conductores: las tecnologías ejecutan todo el trabajo.

¿Por qué hacer mantenimiento preventivo en la gestión de flotas?

Como parte de la gestión de mantenimiento de flotas, la prevención anticipa problemas que podrían ocurrir si el equipo no identificara una falla a tiempo, evitando pérdidas financieras en la operación.

Para comprender realmente su importancia, entienda también:

¿Por qué surgió el mantenimiento preventivo?

Surgió durante la Segunda Guerra Mundial, cuando el mantenimiento tuvo un gran impacto en el avance de los equipos militares.

A partir de entonces, se pudo notar que prevenir irregularidades tenía un gran valor para el funcionamiento de las máquinas y para evitar fallas durante las operaciones.

El mismo beneficio se extendió a los camiones y demás vehículos, principalmente los de alto costo y rendimiento, que necesitan estar disponibles para que las empresas mantengan sus demandas logísticas y eviten imprevistos, como la ociosidad de la flota y los accidentes.

¿Cuál es el objetivo del mantenimiento preventivo?

Objetivos del mantenimiento preventivo.

Como mencionamos arriba, el principal objetivo del mantenimiento preventivo es evitar fallas que hacen que los vehículos de la flota queden parados en el garaje y necesiten una gran inversión para su reparación en los mantenimientos correctivos, o incluso la adquisición de un vehículo nuevo.

Es decir, ayuda a que los vehículos y equipos estén siempre disponibles para su uso y da una garantía de su eficiencia. De la misma manera, impacta en la productividad de la operación, pues al evitar averías e imprevistos en ruta, la flota cumple los plazos de entrega.

Al fin y al cabo, los camiones y el combustible son de alto costo, ¿verdad? Entonces, cuidar la flota de manera que aumente su vida útil y mantenga su rendimiento es una forma de ahorrar y utilizar los presupuestos de manera más inteligente.

Además, la prevención también contribuye a evitar la depreciación del vehículo, lo que permite, posteriormente, venderlo y adquirir vehículos más modernos.

¿Cuáles son los beneficios del mantenimiento preventivo en las flotas?

Beneficios del mantenimiento preventivo.

Reducción de costos

Algunas piezas de los vehículos necesitan una revisión más detallada para que el equipo reconozca las fallas a tiempo, evitando el aumento del consumo de combustible de forma imperceptible.

Con el mantenimiento preventivo, es mucho más difícil que ocurra este tipo de caso, porque las inspecciones, aunque sean solo diarias y más superficiales, contribuyen a que el conductor conozca su vehículo por completo e identifique con agilidad los problemas que surjan.

Algunos factores de este tipo de mantenimiento que traen la reducción de costos son:

• Reducción de mantenimientos correctivos;
• Más control sobre los presupuestos y compra de piezas con anticipación;
• Menos casos de vehículos averiados o problemáticos en ruta;
• Mayor conocimiento sobre los vehículos de alto rendimiento y desempeño en su operación, lo que genera compras más inteligentes a largo plazo.

Aumento de la vida útil de los vehículos

Con la ayuda del mantenimiento preventivo, las piezas mantendrán un buen funcionamiento por más tiempo y operarán con su capacidad máxima con tranquilidad. Además, este cuidado aumenta el tiempo de vida útil de la pieza y, en consecuencia, de todo el vehículo.

Prevención de accidentes

Algunos componentes de los camiones de carga, cuando fallan, pueden causar accidentes graves, poniendo en riesgo la vida de los colaboradores y de los demás conductores. Por eso, uno de los principales beneficios del mantenimiento preventivo es evitar estos riesgos.

De hecho, algunas empresas trabajan con una política de “cero accidentes”, practicando tanto la prevención como otras acciones, como las capacitaciones de conductores.

Generación de información para la toma de decisiones

Cuando el equipo realiza el mantenimiento preventivo, anota la información sobre los vehículos en papel o en sistemas digitales, dejando los datos accesibles para que el gestor los analice después.

El historial también permite que, si ocurren problemas más serios con algún vehículo de la flota, el gestor analice los datos para entender las causas que los motivaron. Por ejemplo, investigando los ítems con mayor cantidad de incidencias o la frecuencia de inspecciones que el vehículo venía teniendo.

Al realizar este análisis más completo, el gestor de la flota puede decidir qué vehículos convienen más, con un mejor costo por kilómetro y menos problemas a lo largo de su vida útil.

Además, es importante registrar los conductores responsables de cada vehículo y viaje. Pues, a veces, la causa de la pérdida anticipada de un vehículo son los malos hábitos de conducción de un conductor.

Mayor productividad de la flota

Si un vehículo no presenta problemas, significa que está haciendo sus viajes sin interrupciones. Es decir, haciendo las entregas dentro del plazo, y este es uno de los indicadores de productividad a los que su operación puede dar seguimiento.

En el mismo sentido, los vehículos no necesitan quedar parados para reparación y tienen siempre disponibilidad para realizar las rutas previstas. Igualmente, se evitan los retrasos en las entregas.

¿Cómo hacer el mantenimiento preventivo en su flota?

Cómo hacer el mantenimiento preventivo de la flota.

1. Recopile los datos actuales de la flota.

Para conocer la situación de los vehículos y la necesidad de mantenimiento de sus componentes, los datos actuales de la flota son el punto de partida del mantenimiento preventivo.

Primero, comience reuniendo el listado de todas las placas de la operación e intente clasificarlas según la disponibilidad para realizar rutas. Es decir, si el vehículo está apto para hacer un desplazamiento o si está esperando algún tipo de mantenimiento correctivo.

Después, al observar el kilometraje y la información de los últimos servicios realizados en cada vehículo, es posible iniciar las inspecciones que pueden señalar una urgencia de reparación o de cambio de piezas.

2. Elabore un checklist de verificación

Para realizar esta etapa de inspección de vehículos, el checklist es indispensable.

Es el responsable de enumerar todos los ítems que se deben verificar en el camión. Esto significa que usted debe elaborar los checklists pensando en los componentes del camión y/o demás vehículos que tenga en su flota.

Algunos ejemplos son la revisión periódica del estado de los neumáticos, los fluidos y los ítems de seguridad.

El checklist también sirve para registrar el kilometraje del vehículo y tener mayor control de los conductores responsables de cada uno.

3. Haga un cronograma de inspecciones de vehículos

Una cosa es segura: las inspecciones vehiculares de la flota deben realizarse con regularidad.

Algunos componentes del camión tienen una indicación de período de revisión en el manual del fabricante y usted puede empezar haciendo esta verificación. Los demás ítems tienen distintos tipos de análisis.

Generalmente, cada 10 mil km recorridos, el equipo realiza una revisión más completa del vehículo, incluyendo ítems como la suspensión, y servicios preventivos como balanceo y alineación.

Por ejemplo, para vehículos que circulan todos los días, lo ideal es realizar el checklist diario.

En él, el conductor registra el estado del camión antes de salir del garaje y después de regresar de su trayecto, verificando ítems como los faros, los frenos, las luces intermitentes, el cinturón de seguridad y los daños visibles en los neumáticos.

Para armar un cronograma, considere la cantidad de viajes de su operación para cada vehículo y la distancia recorrida en cada ruta. Para viajes largos, que pueden durar más de un día, el equipo necesita realizar una inspección más detallada.

4. Busque presupuestos

Con base en las necesidades encontradas al realizar el checklist, usted puede ir tras presupuestos en diferentes tiendas y talleres, buscando los mejores precios y condiciones de pago para su operación.

Como regla general:

Del presupuesto disponible para mantenimiento preventivo, la empresa debe reservar al menos 1/3 para mantenimientos de urgencia y emergencia. El resto, para la planificación de las reparaciones preventivas.

5. Clasifique el estado de cada componente

Cuando el conductor lleva el vehículo al taller, el mecánico registra todos los problemas que el conductor observó, como dificultades en el control de la dirección y ruidos.

Lo ideal es separar cada componente que se va a revisar según su necesidad, como es el caso de la lubricación, la parte eléctrica, la reparación de neumáticos, la tapicería, la carrocería y la pintura, entre otros.

Al mismo tiempo, enviar un número muy grande de vehículos al taller compromete los servicios de la empresa.

Por eso, el gestor de flota debe crear una lista en orden decreciente de prioridad, dando mayor atención a los vehículos en estado más crítico y enviándolos al taller. Luego, también necesita confirmar con el mecánico la disponibilidad para recibir los camiones.

6. Dé seguimiento a los indicadores de desempeño

La elaboración de informes de seguimiento al final de cada etapa del plan de mantenimiento de la flota es responsabilidad del gestor, que debe determinar los indicadores de desempeño y registrarlos.

Hacer frecuente esta acción permite un análisis minucioso, capaz de identificar errores y aciertos, y qué puntos del mantenimiento preventivo deben mejorarse.

7. Mantenga un historial de mantenimientos preventivos

El historial funciona como un documento de registro, que indica si los trabajos se están realizando en el momento correcto y cuál es su calidad. Por eso, es fundamental registrar todos los mantenimientos realizados, informando la fecha y la hora.

Así, al gestor le resulta más fácil comparar datos y verificar mejoras a medida que identifica diferencias entre los checklists realizados.

Bonus: Cuente con un sistema especializado

Existen diversas tecnologías disponibles para la planificación del mantenimiento preventivo de la flota. El gestor debe buscar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades e ideales de la empresa.

El uso de la tecnología permite la sistematización y automatización de las etapas del plan de mantenimiento, como es el caso de la elaboración de informes, que suele llevar algunos minutos, mientras que en el procedimiento manual esta tarea puede llevar horas.

Ejemplos de mantenimiento preventivo:

Sistema de transmisión

Con la rutina del mantenimiento de flota, es posible prolongar la vida útil del sistema de transmisión, que incluye:

• Caja de cambios;
• Embrague;
• Correas;
• Pedales; etc.

Sistema eléctrico

La parte eléctrica es responsable de accionar las luces y las bocinas y de recargar la batería del vehículo cuando está detenido o en movimiento. Algunos de sus componentes son:

• Faros;
• Cables;
• Caja de fusibles; y otros.

Sistema de frenado

La seguridad de un vehículo pesado depende principalmente del buen estado del sistema de frenado. Sus principales componentes son:

• Pastillas de freno;
• Conexiones de cables y el pedal;
• Servofreno;
• Líquido y cilindro maestro; entre otros.

¿Cuáles son los errores del mantenimiento preventivo que se deben evitar?

Comprar piezas de mala calidad

Hay gestores que prefieren priorizar piezas más baratas, pero estas pueden tener una calidad cuestionable. Cuando esto se confirma, desencadena el desgaste de otros componentes del vehículo y genera un costo de reparación mayor al programado.

La solución para evitar gastos excesivos y fuera de la planificación es adquirir piezas en tiendas confiables y con marcas adecuadas al modelo del camión. Usted puede incluso optar por hacer negocios directamente con el fabricante o el proveedor del vehículo.

Descuidar los neumáticos

La gestión de neumáticos interfiere directamente en el consumo de combustible del vehículo. Cuando el conductor circula con neumáticos lisos o con desgaste acentuado, puede generar multas y accidentes.

Para evitar esas consecuencias, usted debe implementar un método para la gestión de neumáticos de la flota, que puede incluir el uso de tecnologías que ayudan en este control.

Tratar a toda la flota por igual

Cada camión tiene sus características específicas. Por ejemplo, un modelo nuevo requiere menos atención que aquel que circula hace más tiempo por las carreteras y quizás ya tenga tecnologías obsoletas.

La solución para tener el control total de la flota es dar seguimiento al desempeño individual de cada vehículo, a fin de entender sus necesidades propias y así armar un plan de mantenimiento preventivo para cada uno de ellos. Esto es posible mediante el control con checklists de inspección de la flota.

Gestionar mal el uso de combustible

Cuando un vehículo gasta más que el promedio para determinado viaje, es una señal de alerta para que usted investigue algunas posibilidades.

Entre ellas, y como mencionamos arriba, está el cuidado de los neumáticos. Cuando están desgastados o con una calibración incorrecta, la quema de combustible no se produce de manera eficiente.

Pero, además de este, otros motivos para un aumento en el consumo de combustible incluyen:

• Exceso de carga en el vehículo;
• Calidad del combustible;
• Ítems no realizados en el mantenimiento preventivo.

Un catalizador con problemas, un filtro de aire obstruido y bujías desgastadas son problemas que influyen en el consumo de combustible y forman parte de una rutina de mantenimiento preventivo de la flota.

Por lo tanto, la principal solución es una gestión de flotas con procesos organizados y estandarizados, buscando siempre una administración completa de todos los factores.

En este caso, tanto de la inspección de los vehículos, evaluando el kilometraje recorrido, como del combustible, verificando si se gastó la cantidad media esperada para determinada ruta recorrida.

¿Cómo armar un plan de mantenimiento preventivo?

¿Qué forma parte de la rutina de mantenimiento preventivo?

Inspecciones sensitivas

La inspección sensitiva se realiza a través de los sentidos: cuando el profesional busca las alteraciones y fallas del vehículo mediante la vista, el olfato, el oído y el tacto.

Puede utilizarse como una especie de triaje, para lo cual el responsable necesita experiencia para entender el vehículo, sabiendo dónde mirar para buscar los posibles problemas e identificando los desgastes visualmente.

O, por ejemplo, reconociendo posibles problemas a través de los sonidos que hace el motor, notando ruidos diferentes cuando esté en ruta, e incluso por el olor del humo.

Todo lo que se note y encuentre en esta evaluación debe registrarse en el checklist de vehículos de la flota, ya que es una etapa crucial del mantenimiento preventivo de una operación de transporte.

Inspecciones instrumentadas

Con el uso de instrumentos, equipos y herramientas, es posible buscar las posibles fallas y el desgaste de las piezas. Es un diagnóstico más preciso, que ayuda a encontrar problemas en fases iniciales en los ítems del camión.

Generalmente, esta inspección la realiza el mantenimiento predictivo, en el cual, como explicamos anteriormente, se instalan tags y sensores para hacer la lectura del funcionamiento del camión.

Limpieza, reapriete y lubricación

En esta etapa, los responsables hacen la limpieza, el torque y la lubricación de las partes móviles de las piezas del vehículo, manteniéndolas en las mejores condiciones operativas.

Sustitución de componentes

Cuando el tiempo de uso de un componente del vehículo ya está alcanzando el máximo de desgaste o reduciendo su desempeño, el técnico responsable del mantenimiento debe realizar el cambio periódico de la pieza.

De esta forma, se evita que el problema se extienda y deje el vehículo inoperable.

¿Qué se debe incluir en la inspección de mantenimiento preventivo?

Todo lo que influye en el funcionamiento de un vehículo o equipo de la flota debe incluirse en el checklist de inspección.

Lo que usted necesita evaluar mejor es la frecuencia con la que se debe verificar cada ítem, pues resulta muy costoso y poco productivo realizar una inspección completa cada vez que se vaya a utilizar un vehículo.

Por eso, la etapa de definición de cronogramas es tan importante cuando usted esté empezando a implantar una gestión de mantenimiento en su operación.

De manera general, y para que lo entienda aún mejor, algunos de los ítems que deben estar en el mantenimiento preventivo son:

Aceite

Para asegurar el funcionamiento adecuado del motor y la lubricación de las piezas, es necesario cambiar periódicamente el aceite y demás fluidos. Esto puede definirse de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, que constan en el manual de instrucciones del vehículo.

Sistema de frenos

El líquido, las pastillas y los forros de freno son los principales elementos que deben formar parte del mantenimiento preventivo de los frenos. Ya que, con el tiempo, se desgastan y acumulan impurezas que dañan su capacidad de frenado y aumentan el riesgo de accidentes.

Filtros

Con la función de impedir que partículas de suciedad lleguen al motor, los filtros de aire, combustible y aceite necesitan una evaluación constante para decidir si su cambio es necesario o no.

Normalmente, el manual del fabricante incluye instrucciones que indican cada cuántos kilómetros debe realizarse.

Sin embargo, usted también puede ir dando seguimiento y haciendo análisis a medida que recopile datos en la rutina de mantenimientos para sacar sus propias conclusiones sobre la mejor frecuencia para realizar esta tarea.

Así como puede hacer este proceso de recopilación y análisis para todas las tareas de esta rutina de inspección de vehículos y mantenimiento preventivo de la flota.

Sistema de refrigeración

El sistema de refrigeración es responsable de equilibrar la temperatura del motor y su limpieza impide que la suciedad externa bloquee el paso de agua y fluidos.

Cuando sea necesario, en este mismo mantenimiento, las mangueras y los depósitos también pueden sustituirse por nuevos.

Neumáticos

Los neumáticos necesitan, indispensablemente, pasar por revisiones periódicas. De manera general, la presión debe verificarse todas las semanas y su desgaste, es decir, la profundidad de los surcos, mensualmente.

Antes de salir a una nueva ruta, también puede verificarse la existencia de daños visibles en la carcasa o en la banda de rodamiento, como cortes, burbujas o pinchazos.

Así, es más fácil evitar contratiempos en la ruta que obliguen a hacer paradas, además de ayudar a ahorrar, pues los neumáticos en buen estado fuerzan menos el motor.

Alineación y balanceo

Para evitar vibraciones y mantener el ángulo ideal de las ruedas, la alineación y el balanceo deben estar al día. Este ajuste puede hacerse en revisiones semanales, quincenales o mensuales, según cuánto se utilice el vehículo en el día a día.

Lo más importante es que siempre debe estar presente en el mantenimiento preventivo.

Correa de distribución

La correa es responsable de proporcionar la sincronización entre las piezas del camión, conectando las válvulas al cigüeñal y haciendo funcionar las ruedas. Con el tiempo, esta correa se desgasta y puede romperse.

Si se evalúa con anticipación, como es la intención del mantenimiento preventivo, se evitan mayores perjuicios en el motor.

Sistema eléctrico y batería

Cuando hablamos de sistema eléctrico, incluimos el mantenimiento de todos los fusibles, luces y faros. También consideramos la batería y el análisis de sus residuos de oxidación.

Cuando sea necesario, se debe realizar el cambio o la limpieza de las piezas.

¿Cuál debe ser la frecuencia del mantenimiento preventivo?

Para crear un cronograma de mantenimiento, usted puede considerar tanto el tiempo medio de inspección de cada ítem del vehículo como su kilometraje recorrido.

En un primer momento, si todavía no está muy seguro de por dónde empezar, recopile información sobre el funcionamiento y el historial de mantenimientos del vehículo. Así, podrá identificar una fecha probable para realizar la próxima inspección.

Otra alternativa para iniciar un cronograma en su gestión de mantenimiento de la flota es tomar como base la fecha de compra del vehículo y las indicaciones de plazo y kilometraje para la revisión que constan en el manual del modelo correspondiente.

Sin embargo, tenga en cuenta:

Todo el proceso de mantenimiento preventivo es siempre una adaptación. Entonces, aunque no sepa exactamente las fechas al principio, usted pasa por el ciclo de reunir información y analizar, creando informes, las mejores alternativas para la rutina de su operación.

A partir del momento en que inicia este almacenamiento de datos, pasa a tener una visión más amplia de los datos de los vehículos de la flota y logra entender cuáles son los principales problemas, los modelos con más incidencias y mucha otra información.

Reuniendo, también, la información para un cronograma realmente efectivo.

¿Qué herramientas utilizar en el mantenimiento preventivo?

Diagrama de flujo de mantenimiento

Diagrama de flujo de mantenimiento preventivo.

El diagrama de flujo es una herramienta básica que consiste en un esquema gráfico que representa un proceso y mapea las etapas que el equipo debe seguir.

En la gestión de mantenimiento preventivo, su objetivo es ordenar los procedimientos e impedir que se salten sus fases, exigiendo el cumplimiento de todos los requisitos. A partir de él, usted puede garantizar un mínimo de estandarización, organización y agilidad para la rutina de la flota.

Sistema de gestión

Un software de gestión de flotas proporciona datos completos, como los de gastos de combustible, mantenimiento, documentos, multas, entre otros. Se considera un centralizador de información, donde es posible acceder a todo tipo de operación vehicular de una empresa de transporte y distribución.

Busca la automatización, haciendo la rutina más organizada y práctica, con acceso inmediato a cualquier tipo de material. De este modo, ofrece mucho más control de los vehículos de la flota y de las entregas.

Además, genera informes más precisos, que aportan eficiencia a la hora de encontrar soluciones rápidas y económicas, lo que resulta en decisiones proactivas.

Alternativas más específicas, como una tecnología orientada a la gestión de mantenimiento, también pueden ser interesantes, porque aportan un control más completo de esta rutina exclusiva.

Mientras que el software para flotas puede carecer de un checklist de vehículos, el de mantenimiento ya lo tendrá, dado que es una herramienta crucial en este proceso.

Hablando de él, es la próxima herramienta de nuestra lista:

Checklist en papel

Ejemplo de checklist en papel.

El checklist en papel consiste en un portapapeles con hojas o en un cuaderno, donde usted enumera los ítems que pasarán por la inspección diaria.

Puede dividirlo por categorías u organizarlo en una lista completa y más larga, siguiendo la secuencia que mejor se adapte al mecánico, al conductor o al vehículo evaluado. Todos los modelos son personalizables, siempre que usted sepa manejar programas como Excel o Google Sheets.

Según cada ítem inspeccionado, el colaborador anota con bolígrafo un “OK” o deja el campo en blanco para los componentes que no necesitan reparación ni sustitución; y “NOK” o una “X” cuando identifica algún problema.

Después de este proceso en el estacionamiento o garaje, el gestor recoge la lista, transfiere manualmente los datos a la hoja de cálculo de control o al sistema de gestión y la archiva en un lugar adecuado y seguro.

Checklist digital

El checklist digital, o checklist electrónico, consiste en una herramienta que le permite crear diversos tipos de cuestionarios mediante un sistema web y que los conductores realicen la inspección utilizando solo el celular.

Las respuestas se siguen recopilando con “OK” y “NOK”, indicando si todo está bien o no, pero, en este caso, el sistema ya actualiza todas las preguntas en tiempo real.

El proceso es muy rápido y sencillo. Incluso, las órdenes de servicio se abren automáticamente con cada problema encontrado. Todo queda guardado con fecha y hora, se generan gráficos e informes automáticamente y se pueden solicitar mantenimientos correctivos en casos de urgencia.

Aquí, el gestor de flotas puede acceder directamente a los informes, sin necesidad de esperar a que el conductor regrese con el checklist en la mano, como ocurre con la revisión hecha en papel.

Para entender mejor esta herramienta, visite la página del Checklist electrónico de Prolog y vea cómo funciona y cómo puede aplicarla en la rutina de su operación.

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