Gestión de activos en la flota: cómo hacerla y beneficios

Uno de los bienes más valiosos de una flota son los vehículos, pues son herramientas indispensables para realizar las operaciones de transporte. Por eso, la gestión de activos se ha destacado como una actividad fundamental.

A diferencia de la gestión de vehículos, cuyo objetivo es mantenerlos en pleno funcionamiento el mayor tiempo posible, la gestión de activos se centra en extraer el valor de los activos en cuestión.

Vea a continuación más detalles:

• Qué es un activo de la flota;
• Qué es y para qué sirve la gestión de activos;
• Cuál es la importancia de la gestión de activos de la flota;
• Cómo gestionar los activos de la flota.

¿Qué es un activo de la flota?

El término “activos” puede referirse a cualquier bien, material o inmaterial, de una empresa. Así, abarca desde los vehículos de una flota hasta las herramientas y sistemas utilizados para controlar las operaciones de transporte.

Generalmente, en las flotas el activo es el vehículo. Pero otros ítems, como neumáticos, piezas de inventario, equipos utilizados en el almacén y otros, pueden considerarse activos de una operación de transporte.

¿Qué es y para qué sirve la gestión de activos?

La gestión de activos es una forma de controlar los bienes de la flota para evitar que se pierdan, dañen o rompan. En los vehículos de una empresa, significa realizar rutinas de mantenimiento e inspección, controlar los servicios realizados, gestionar riesgos, etc.

Así se cumple el objetivo de este tipo de gestión: garantizar que el valor invertido en adquirir el activo se conserve y retorne a la flota.

¿Cómo gestionar los activos de la flota?

Haga un recuento de inventario de los activos

Conocer cuáles son los activos y sus detalles es muy importante para iniciar un plan de gestión. Eso es lo que propone el recuento de inventario: identificar cada vehículo y generar una base de datos con información detallada, como marca, modelo, año, kilometraje recorrido, documentación, entre otros datos.

Adquiera una solución para la gestión y el control de activos

Un sistema de mantenimiento, por ejemplo, es el mejor tipo de solución tecnológica para visualizar los vehículos de la flota, conocer su disponibilidad, la cantidad de servicios realizados, los costos por placa y mucha más información crucial para optimizar su gestión de activos.

Dé seguimiento al ciclo de vida de los activos

Conocer el desempeño individual de los vehículos de la flota desde su adquisición hasta su “descarte”, ya sea por llegar a una etapa de inactividad o simplemente por renovar la flota, ayuda a identificar los mejores vehículos para las operaciones de transporte realizadas.

Para ello se puede calcular el costo por kilómetro de cada vehículo.

Cuente con profesionales cualificados

Para mantener un vehículo en buenas condiciones, los conductores deben ser conscientes de la importancia de su función. Son responsables de la conducción, que influye directamente en el estado del vehículo, y generalmente deben realizar diariamente el checklist de inspección de estos activos para identificar problemas ocasionales.

Si no cumplen sus obligaciones, sus activos pueden perder vida útil o volverse más problemáticos y costosos para la empresa.

Considere las leyes y normas técnicas

Cumplir las leyes y normas técnicas establecidas para cada tipo de vehículo, flota y operación es fundamental para evitar que se pierda calidad en el servicio de su empresa. Cada gestor debe conocer las reglas aplicables a su empresa.

Tenga un plan de mantenimiento

El mantenimiento es una etapa que no se puede descuidar en la gestión de activos. Garantiza las condiciones del vehículo y corrige problemas cuando sea necesario.

Además, el mantenimiento de activos genera un historial de problemas y presupuestos utilizados, contribuyendo a prever la demanda con gran precisión y generando información para herramientas como el árbol de fallas de una flota.

Por eso, dar seguimiento al estado de los activos e identificar los problemas de su operación es la mejor forma de identificar las soluciones que realmente traerán resultados satisfactorios a su empresa.

Evalúe los resultados de sus acciones

Actualmente, la gestión basada en datos es una de las mayores tendencias del transporte, porque lo que ocurre en cada operación es individual y las acciones tendrán resultados distintos si se aplican en condiciones diferentes.

A medida que aplica las acciones, deben establecerse métricas para recopilar y analizar datos continuamente y comprobar si las acciones tuvieron el efecto esperado o si necesita aplicar mejoras.

Esto se resume en el método conocido como “ciclo PDCA”: planificar, ejecutar, verificar y analizar.

¿Cuál es su importancia en las flotas?

Realizar este tipo de control en la flota contribuye a que el tiempo y el dinero de la operación se utilicen bien. Al gestor de la flota le interesa que los ítems de alto costo de adquisición, como los vehículos, rindan lo mejor posible y duren más tiempo.

Además, una buena gestión de activos genera beneficios como:

Aumento de productividad

Mantener al día las revisiones y los servicios de mantenimiento es una de las actividades que establece la gestión de activos en la flota, y es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de los vehículos.

Así, se producen menos problemas e imprevistos en las rutas y los viajes de la flota, generando mayor productividad en la rutina de las operaciones.

Reducción de costos operativos

Además de mayor productividad, estos cuidados de los activos de la flota reducen los costos operativos. Esto ocurre de algunas formas:

• Ahorro en costos de mantenimiento, pues hay menos problemas que requieren servicios no programados.
• Menores costos de cambio de neumáticos, porque duran más cuando se inspeccionan con mayor frecuencia y se inflan a la presión ideal identificada.
• Consumo de combustible más eficiente, pues, al mantener condiciones ideales de circulación, con vehículo y neumáticos en perfecto estado, la combustión ocurre de la forma más adecuada y también se ahorra en este aspecto.

Previsibilidad de las decisiones

Con los procesos de gestión de activos, se dedica más esfuerzo a recopilar y analizar datos sobre ellos. Esto permite tomar decisiones más concretas y prever con precisión cambios de activos, adquisiciones, renovaciones u otras actividades.

Mejor gestión de riesgos

Cuando se busca dar mayor valor a los activos de la flota, también se presta más atención a los riesgos a los que están expuestos. Algo aún más importante es saber qué soluciones deben adoptarse ante cada peligro.

Posibilidad de ampliación de la flota

Al adoptar una rutina de gestión de activos y obtener los resultados esperados, puede empezar a dirigir el ahorro generado, por ejemplo, a planificar y ejecutar la ampliación de su flota.

Control más eficiente de la depreciación de los vehículos

Como extraer valor de los bienes de la flota y generar un mejor retorno de la inversión son intereses principales de esta gestión, la depreciación de los vehículos recibirá más atención que nunca.

Se identifican acciones para evitar la depreciación y garantizar valores de reventa, y se empiezan a aplicar diariamente en su operación.

Para conocer aún más, consulte nuestro material gratuito y completo sobre “Cómo realizar una gestión de flotas para aumentar la productividad y el ahorro”. Descárguelo aquí (en portugués).