Tipos de mantenimiento de flota: cuál usar y cuándo

Hay tres tipos principales de mantenimiento que ocurren en una flota: preventivo, correctivo y predictivo.

Aunque tienen nombres que se explican solos, deben comprenderse en detalle para saber cuándo usar cada tipo en su operación.

En el vocabulario habitual del mantenimiento, lo que separa a uno de otro no es el servicio ejecutado (cambiar un amortiguador es la misma tarea en los tres casos), sino el criterio que decide el momento de intervenir: el preventivo actúa por un intervalo planificado (tiempo, kilometraje u horas de uso); el predictivo actúa por la condición medida del componente; y el correctivo actúa después de que la falla o el defecto ya apareció. Tener presente este criterio evita la confusión entre los tres términos.

Por ejemplo, para atender la constante necesidad de actualizaciones y de optimización logística en las flotas, es necesario implementar procesos de mantenimiento predictivo o preventivo, o ambos. Mediante ellos, usted puede aprovechar al máximo la vida útil de los vehículos, así como disminuir los mantenimientos correctivos y la compra de piezas y componentes nuevos.

Entienda mejor el mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo a continuación, así como:

• • ¿Qué es el mantenimiento de flotas?
• • ¿Por qué hacer el mantenimiento de flotas?
• • ¿Cuáles son los tipos de mantenimiento de flotas?
• • ¿Es necesario hacer todos los tipos de mantenimiento?
• • ¿Cómo controlar los mantenimientos de la flota?

¿Qué es el mantenimiento de flotas?

El mantenimiento de flotas es el principal medio para diagnosticar y determinar las soluciones a los problemas encontrados en los vehículos utilizados para el transporte de carga o de pasajeros. Abarca tanto lo que se hace para evitar la falla como lo que se hace después de ella, y, en una flota con varios vehículos, las dos cosas suelen ocurrir al mismo tiempo, en activos diferentes.

Además, con el crecimiento de la gestión de flotas analítica en las operaciones de transporte, que necesita datos para los análisis, el mantenimiento se convierte en uno de los caminos fundamentales para que se registre información valiosa.

Como, por ejemplo, la cantidad de fallas que ocurren en un determinado vehículo, qué conductor tiene más incidentes, los valores promedio de consumo de combustible por tipo y modelo de vehículo, entre otros.

Todos ellos ayudan a construir informes, gráficos y tablas comparativas para la toma de decisiones estratégicas. Cabe señalar que este registro no es un subproducto automático del taller: solo existe si alguien registra el servicio, la pieza cambiada y el motivo. El mantenimiento que se hace y no se registra resuelve el vehículo de ese día y no le enseña nada a la flota.

¿Por qué hacer el mantenimiento de flotas?

El mantenimiento de flotas es importante para aumentar el control sobre los vehículos, cumplir las metas de reducción de accidentes y de costos operativos, y evitar la pérdida prematura de los activos.

Hay además una razón que no depende de metas internas. En Brasil, el art. 230, XVIII, del Código de Tránsito Brasileño (en portugués) tipifica como infracción conducir el vehículo "en mal estado de conservación, comprometiendo la seguridad, o reprobado en la evaluación de inspección de seguridad y de emisión de contaminantes y ruido, prevista en el art. 104". Es decir: el estado de conservación del vehículo en circulación también está regulado por la norma, y no solo por la política interna de la empresa.

Según las necesidades de cada empresa y operación de transporte, existen diferentes beneficios que recibirá. Pero, en general, planificar y controlar los mantenimientos está muy ligado a dar una vida útil mayor a los vehículos, así como a mantenerlos con un alto desempeño.

Al reunir todas estas ventajas, surge otra: el aumento de la productividad del equipo. Al fin y al cabo, si los vehículos están bien cuidados y no presentan problemas, el conductor puede conducir sin pasar por imprevistos ni paradas no planificadas, además de ahorrar combustible.

¿Cuáles son los tipos de mantenimiento de flotas?

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo siempre es planificado, con un cronograma predefinido de lo que debe realizarse dentro de cada intervalo de tiempo. Es necesario seguir la planificación para obtener los resultados deseados.

El criterio, aquí, es el intervalo: la intervención se activa porque se cumplió el plazo, el kilometraje o el número de horas previsto para ese componente, y no porque alguna medición indicó que está a punto de fallar.

En algunos casos, puede ocurrir que alguna inspección o servicio se adelante o se posponga, según lo que se identifique al evaluar las condiciones de cada vehículo y si presenta síntomas problemáticos.

En general, el mantenimiento preventivo ayuda a prevenir problemas en el vehículo mediante cuidados rutinarios, como la lubricación, el cambio de aceite, la limpieza de filtros, la alineación y el balanceo del vehículo, etc.

Entre los tipos de mantenimiento, el preventivo es el que más busca implementar una rutina. En este caso, el punto principal es la realización de la inspección de la flota mediante el checklist.

Cabe registrar lo que dice la norma sobre la verificación antes de circular. En Brasil, el art. 27 del Código de Tránsito Brasileño determina que, "antes de poner el vehículo en circulación en las vías públicas, el conductor deberá verificar la existencia y las buenas condiciones de funcionamiento de los equipos de uso obligatorio, así como asegurarse de que haya combustible suficiente para llegar al lugar de destino". La disposición dirige esa verificación al conductor; el checklist es una de las formas de registrarla y de convertirla en datos, lo que permite darle seguimiento y analizarla después.

Para cada momento, hay diferentes modelos de checklist, como el diario o el de inspección de seguridad vehicular. El objetivo de esta actividad es que el conductor busque posibles fallas y desgastes que deben repararse para evitar vehículos ociosos y, en los casos más graves, la pérdida prematura del vehículo.

Usted tiene gastos frecuentes, pero menores que en los demás tipos de mantenimiento y, a largo plazo, hay una disminución de los costos operativos debido a la reducción, también, de las averías y los mantenimientos correctivos.

Mantenimiento correctivo

Entre los tipos de mantenimiento, este es el que más ocurre sin planificación, después de que un vehículo se avería en la carretera y necesita un servicio urgente para terminar el viaje o, como mínimo, devolver el activo a la base de la operación.

Aun así, sí puede planificarse, y es preferible que ocurra solo de esta manera. Es decir, después de identificar la necesidad de una corrección durante la inspección del vehículo en la rutina del mantenimiento preventivo, o a partir de la condición medida del componente, cuando la operación mantiene un seguimiento predictivo. En los dos casos, el problema se identifica antes de convertirse en avería, y el servicio entra en la fila con pieza, taller y fecha elegidos.

El mantenimiento correctivo incluye actividades como el cambio de piezas o componentes que se rompieron o fallaron en el vehículo. Por eso, suele implicar una inversión alta, tanto por la adquisición de esos materiales como por la mayor mano de obra que requiere el servicio.

En los casos en que ocurre por falta de prevención y planificación, retrasa la salida a las rutas y el cumplimiento de los plazos de entrega.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo también es un mantenimiento planificado, similar al preventivo. La diferencia es que el disparador de la intervención deja de ser un cronograma fijo y pasa a ser la condición medida del componente.

Ocurre mediante tecnologías específicas instaladas en los vehículos, como etiquetas y sensores. Estos miden la temperatura, las vibraciones, la presión e incluso los ruidos del vehículo para identificar, mediante el análisis de los datos recopilados, las condiciones del vehículo y prever su vida útil. Son equipos y sistemas de monitoreo de condición suministrados por empresas especializadas en este tipo de solución, contratados aparte por la operación.

Esto es lo que distingue al predictivo del preventivo: aquí el disparador de la intervención no es el calendario, sino la lectura de una magnitud física que salió del rango esperado. En la práctica, la decisión sobre cuándo intervenir el componente pasa a considerar su condición medida, y no solo el plazo previsto en el cronograma.

Debido a la tecnología necesaria para realizar este control, la inversión inicial en el mantenimiento predictivo es más alta que la del preventivo. Sin embargo, el retorno de esa inversión puede compensar a largo plazo, cuando el volumen de vehículos y la criticidad de los componentes justifican la instrumentación. Esto se debe a que impide que los daños aumenten y reduce los gastos en correcciones, al anticipar la aparición de problemas.

¿Cuál es el mejor entre los tipos de mantenimiento?

La mayoría de los gestores trabaja más con el mantenimiento preventivo, por ser la mejor alternativa para reducir los costos de mantenimiento. Aunque sea necesario crear y cumplir un cronograma para la inspección del vehículo, es una alternativa eficiente.

Para las empresas que tienen la posibilidad de una inversión más alta, el mantenimiento predictivo es excelente.

Usted necesita analizar los objetivos de su flota, los resultados presentados hasta el momento, las metas y los presupuestos de cada área de la flota para poder comprender cuál es la mejor opción para el momento.

Si le interesa implementar procesos predictivos, cree un plan que ilustre la necesidad y las ventajas de este tipo de mantenimiento y preséntelo a los directores de la empresa.

De esta forma, logra que se incluya en una planificación a largo plazo del negocio para que todos estén alineados en las intenciones y en la asignación del presupuesto.

Pero recuerde que el gran objetivo debe ser trabajar de manera que se eviten los mantenimientos correctivos no planificados.

¿Hay que hacer todos los tipos de mantenimiento o elegir solo uno?

Para generar los mejores resultados, es necesario combinar al menos dos tipos de mantenimiento: el correctivo y el preventivo. Y hay una razón simple para eso: por más bien planificado que esté el preventivo, la falla inesperada no desaparece; lo que el preventivo suele hacer es reducir su frecuencia y el tamaño de la cuenta cuando aparece.

El predictivo, por exigir un costo de implementación más alto y, en muchas operaciones, ofrecer beneficios cercanos a los del preventivo, no suele ser la elección principal en las operaciones de transporte. Pero, como vio arriba, puede ser bastante ventajoso.

Si logra incluir los tres tipos en su flota, todavía mejor. De esta forma, usted tendría:

• • Mantenimiento preventivo: cumpliendo el cronograma de servicios en el intervalo planificado e identificando averías y servicios necesarios según los síntomas iniciales del problema que el conductor percibe en el momento de la inspección.
• • Mantenimiento correctivo planificado: realizando los servicios necesarios para mantener el vehículo en buen funcionamiento, evitando accidentes y averías que llevan a servicios de emergencia y a un alto valor invertido.
• • Mantenimiento predictivo: dando seguimiento a la condición medida de los componentes para anticipar la falla y registrando datos para el análisis, que se suman a los de los demás mantenimientos y van generando una base de conocimiento sobre los tipos de vehículos, modelos y marcas que tienen la mejor relación costo-beneficio para sus operaciones.

La decisión final es del gestor y de los recursos que tiene a disposición en su flota.

Para visualizar mejor las características y entender qué tipo de mantenimiento debe aplicar en su negocio, vea las principales diferencias entre los tipos de mantenimiento de la flota:

Comparación entre los tipos de mantenimiento de la flota. Los valores de la tabla son cualitativos y sirven como referencia de lectura, no de medición: en una flota específica, el costo, el ROI, la productividad, el tiempo y la dificultad de implementación dependen del tamaño, de la criticidad de los componentes, de la planificación del taller y de cuánto del mantenimiento ya se hace internamente.

¿Cómo controlar los mantenimientos de la flota?

Para ello, usted necesita la gestión de mantenimiento. Ya sea por control manual, por hojas de cálculo o adquiriendo un sistema tecnológico, los procesos del control de mantenimiento de flotas deben incluirse en la rutina de las operaciones de transporte.

Estos procesos pasan por cinco etapas principales:

1. 1. Mapear los vehículos de la flota: identifique los vehículos, los modelos y las marcas, así como la información del kilometraje recorrido, el año del vehículo, el tiempo de uso, etc. Sin este registro, no se puede calcular ningún intervalo de mantenimiento, porque no hay desde dónde contar.
2. 1. Recopilar y prever los costos de mantenimiento: verificar las facturas y los servicios realizados en el período anterior ayudará a prever el valor promedio que se usará en los próximos mantenimientos, en el mismo período.
3. 1. Programar las rutinas de mantenimiento: determine las tareas de inspección y de realización de los checklists, quién será responsable de cada actividad y con qué frecuencia debe ocurrir.
4. 1. Dar seguimiento a las actividades y a los tipos de mantenimiento que se realizan: verifique si las actividades determinadas se realizan de la manera correcta, los resultados que generan, si necesitan mejoras y cuáles son esas mejoras. También vea si los mantenimientos correctivos están bajo control: dar seguimiento a la proporción entre correctivo y preventivo a lo largo de los meses ayuda a ver si el plan está funcionando.
5. 1. Comunicar y capacitar a los conductores y demás colaboradores: ofrezca entrenamientos y capacitaciones para que los colaboradores entiendan la importancia de los procesos de mantenimiento y cómo su contribución en las actividades es fundamental.

Para conocer mejor las tareas y la importancia de la gestión de mantenimiento en su flota, descargue nuestra guía completa y gratuita sobre el tema (en portugués).

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