Optimización logística en flotas: qué es y por dónde empezar

La optimización logística busca métodos para definir la solución más eficaz a un problema o dificultad en la operación. Esto significa hacer las actividades más eficientes para evitar fallas y reducir costos.

Para alcanzar estos objetivos, necesita hacer un análisis e identificar dónde pueden aplicarse mejoras. Por eso, en este artículo verá:

• ¿Qué es la optimización logística?
• ¿Para qué sirve?
• ¿Se puede aplicar una optimización logística en la flota?
• ¿Qué impacto puede generar?
• ¿Por dónde empezar?

¿Qué es la optimización logística?

La optimización logística puede definirse como la mejora de las operaciones de la cadena logística y de suministro. Su principal objetivo es generar eficiencia y reducir costos de una flota.

Básicamente, su aplicación mejora la forma en que la empresa transportista aborda todos los procesos de una operación para solucionar problemas o dificultades diarias, tanto de la propia empresa como de sus clientes.

Así como la materia prima y los insumos están en flujo constante hasta enviarse como producto final a los clientes, la optimización también debe ser un proceso constante.

Para ello, necesita observar qué ha hecho la compañía en logística y cómo es posible mejorar. Al fin y al cabo, el análisis frecuente señala indicadores relevantes y permite decidir a partir de lo que muestra la operación, y no de lo que se supone sobre ella.

Vale la pena distinguir dos usos del término, porque aparecen juntos y no son lo mismo. Está la optimización como cálculo: planificación de rutas, plan de carga, asignación de vehículos, decisiones que responden a un modelo con restricciones. Y está la optimización como rutina de gestión: revisar el proceso, corregir obstáculos, estandarizar lo que salió bien y volver a medir. La segunda es la que comienza realizando casi toda flota, y no exige ninguna herramienta sofisticada para ponerse en marcha.

¿Para qué sirve la optimización logística?

¿Sabe por qué toda empresa tiene metas? La respuesta es simple: es lo que mantiene las actividades en pleno funcionamiento. La optimización logística ayuda, especialmente a las empresas transportistas, a alcanzar sus metas y superar sus obstáculos.

Hoy, cuando siempre es necesario perfeccionar estrategias, esta búsqueda constante de mejoras es fundamental. Es lo que hace que la empresa resulte atractiva para la clientela, al ofrecerle mejores experiencias.

También sirve para estimular la innovación en el sector del transporte, con el uso de tecnologías centralizadoras que pueden ampliarse a otros sectores e implementarse integradas entre sí, para obtener resultados más positivos.

En la rutina, sirve para responder tres preguntas que la operación se hace cada semana: qué cuesta más de lo que debería, qué se está atrasando y qué se está repitiendo. Mientras esas respuestas dependan de la memoria de quien lleva más tiempo en la empresa, lo que existe no es optimización: es improvisación bienintencionada, que funciona hasta que esa persona se va de vacaciones.

¿Se puede aplicar este tipo de optimización en la flota?

Por supuesto. La optimización es capaz de agregar más valor a un producto y disminuir los costos, favoreciendo también la productividad.

Con un equipo de gestión y empleados capacitados, la entrega de mercancías se planifica desde el punto de origen hasta el punto de consumo.

La reputación de una empresa que hace una entrega rápida puede ser excelente, pero, si los productos no están bien dispuestos en los vehículos, pueden ocurrir errores e incluso problemas con mercancías dañadas.

Entre otras cuestiones, necesita tener en cuenta variables como:

• Cliente más cercano;
• Mejor ruta que se debe seguir;
• Horario de atención de los clientes;
• Orden de entregas;
• Vehículo más adecuado para la ruta;
• Cantidad de carga enviada en la ruta;
• Entre otras.

Hay además una restricción que no es negociable y suele quedar fuera de este cálculo: la jornada de conducción. En Brasil, el Código de Tránsito Brasileño prohíbe, en el art. 67-C, que el conductor profesional conduzca vehículos de transporte colectivo de pasajeros por carretera o de transporte de carga por carretera durante más de cinco horas y media ininterrumpidas. Cualquier planificación de rutas realizada sin este límite produce un plan bonito en el papel que la operación no puede cumplir en la carretera.

Es responsabilidad del gestor, para alcanzar la optimización logística, planificar y coordinar la fluidez de información sobre las operaciones de transporte, además de negociar y establecer estándares en los procesos logísticos.

El conductor, por su parte, participa en la optimización al cumplir las responsabilidades de seguir los planes de ruta y carga elaborados por el gestor y realizar la inspección de vehículos según los cronogramas previstos.

¿Qué impacto puede generar la optimización logística?

Reducción de costos

La revisión y/o supervisión constante de los procesos de la flota ayuda a identificar qué necesita mejorarse, permitiendo asignar recursos. Así, puede entender cómo distribuir mejor esos recursos para equilibrar los gastos de la flota y llegar a reducirlos.

Otra cuestión importante que puede contribuir a este objetivo es reducir la incidencia de robos y extravíos de carga, con un seguimiento preciso de los transportes. Existen en el mercado soluciones de proveedores externos dedicadas a esto, como las herramientas de rastreo de carga y la gestión de riesgos contratada, y lo que tiene sentido depende del perfil de carga y de las rutas de la operación.

Aquí vale una advertencia metodológica: el ahorro solo es ahorro cuando aparece en el costo por kilómetro o por entrega. Recortar un gasto aislado y trasladarlo a otra partida —cambiar mantenimiento preventivo por correctivo, por ejemplo— aparece como beneficio en el mes y como pérdida en el año.

Ventaja competitiva

La búsqueda de optimizar los procesos de la operación, además de posibilitar una rutina más productiva, ofrece una ventaja competitiva.

Con las optimizaciones, podrá ofrecer servicios de mayor calidad, con más seguridad y procesos más organizados. Principalmente si cuenta con la ayuda de la tecnología, pues encontrará herramientas que facilitarán las actividades.

En el transporte, buena parte de esta ventaja es contractual. El embarcador que exige nivel de servicio, comprobación de entrega e historial de sucesos tiende a comparar proveedores por lo que logran demostrar con registros, no por lo que afirman en una reunión.

Más productividad

Optimizar es buscar formas de hacer los procesos más ágiles, sin perder calidad.

Como ya se mencionó, puede y debe contar con el apoyo de herramientas. Entre las opciones disponibles en el mercado, encontrará tecnologías para planificar rutas más eficientes, organizar la programación de los viajes, agilizar las inspecciones y mucho más.

Todo esto resultará en mayor productividad en la operación. La mejora, sin embargo, suele venir menos de hacer cada tarea más rápido y más de eliminar la espera entre ellas: vehículo detenido esperando liberación, checklist en papel esperando transcripción, orden de servicio esperando aprobación.

Aumento de la satisfacción de los clientes

Como en muchos negocios, una falla puede convertirse en una bola de nieve, provocando una serie de problemas que puede afectar a los clientes y la imagen de la empresa.

La optimización de los procesos tiende a resultar en menos fallas, más seguridad para la carga y menos retrasos. Todas estas cuestiones se traducen en una mejor atención, transmitiendo más confianza y profesionalismo a los clientes.

Y, seamos honestos, eso es lo que espera todo cliente.

¿Por dónde empezar la optimización logística en la flota?

1 – Reconocer y analizar los procesos diarios

A partir de un mapeo de los procesos, detallando cómo ocurren y quiénes son los responsables, entiende mejor el flujo de trabajo en conjunto. Para el pleno funcionamiento de la cadena logística, principalmente en el movimiento de carga y transporte, esta etapa es fundamental.

Por esta razón, este es uno de los primeros pasos para iniciar la optimización logística de sus operaciones de transporte.

A partir de lo que se observe en este momento, puede tomar algunas medidas, como:

• Brindar formación y capacitación al equipo;
• Buscar nuevos socios comerciales y/o proveedores;
• Encontrar los mayores puntos problemáticos de la operación y las soluciones ideales.

Una precaución evita que esta etapa se convierta en un documento olvidado en un cajón: mapee el proceso tal como ocurre, observando a quien lo ejecuta, y no como se describe en el procedimiento. La diferencia entre ambos suele ser exactamente el obstáculo que busca.

2 – Definir y dar seguimiento a los indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño son esenciales para evaluar las operaciones con base en lo que realmente ocurre en el día a día de las flotas.

En el primer paso, evalúa los procesos y entiende el punto que puede necesitar optimización. Aquí debe buscar los indicadores más importantes que ayudan a entender las soluciones de mejora.

Si el proceso de inspección de vehículos es muy lento, por ejemplo, necesita dar seguimiento al tiempo medio para realizar el checklist y al número de checklists que se realizan diariamente, entre otros datos.

Después, necesita evaluar las alternativas: ¿conviene más contratar una solución de checklist digital? ¿O establecer una alianza con talleres especializados para gestionar todo este proceso?

Todas las respuestas se encuentran a partir de los KPI (indicadores de desempeño).

Empiece con pocos y vinculados al problema que identificó. El costo por kilómetro, la disponibilidad de la flota, el plazo de entrega cumplido y el tiempo de vehículo detenido ya respaldan buena parte de las decisiones iniciales, y todos dependen de un dashboard o una hoja de cálculo alimentada con disciplina para valer algo. Un indicador que nadie abre el lunes no es un indicador, es un informe.

3 – Adquirir herramientas que pueden ayudar en la optimización

Como hemos dicho algunas veces hasta aquí, las tecnologías son muy importantes para la optimización logística. Con ellas, es posible anticipar demandas, automatizar tareas, centralizar datos y mucho más.

El propio checklist digital es una tecnología moderna que ofrece mejores resultados, al igual que los sistemas de gestión de neumáticos, combustible, o de gestión de mantenimiento y control de inventario.

Antes de contratar una herramienta, verifique cómo salen los datos de ella. Si no exporta ni se integra con lo que la empresa ya usa, cambia un control manual por una isla de información y vuelve a ingresar el mismo dato dos veces, ahora con la sensación de estar modernizando.

Optimizar la flota es una práctica a largo plazo. Además, es una actividad continua, pues las operaciones de transporte tienen muchos procesos y necesitan evaluarse constantemente.

Es decir, siempre hay espacio para mejoras.

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