Reducción de costos en mantenimiento de flotas: 7 acciones

La reducción de costos en mantenimiento de flotas es una meta ampliamente buscada, ya que el ahorro es un objetivo fundamental en casi todas las operaciones de transporte.

Esto se debe tanto a los costos sustanciales involucrados en varias áreas de esta operación, desde el consumo de combustible hasta los gastos de mantenimiento vehicular, como al descuido de los gestores al aplicar procesos de mantenimiento preventivo.

Para comprender mejor estas cuestiones, conozca las acciones que debe implementar para reducir los costos de mantenimiento de su flota:

• Implementar distintos tipos de mantenimiento;
• Conocer las rutinas y los procesos de gestión de mantenimiento;
• Calcular costos de mantenimiento y dar seguimiento a indicadores;
• Mantener un historial de mantenimiento actualizado;
• Realizar el análisis de fallas;
• Realizar capacitaciones periódicas;
• Utilizar tecnologías de recopilación y análisis de datos.

Implementar distintos tipos de mantenimiento

Existen tres tipos principales de mantenimiento en la gestión de flotas de camiones: preventivo, predictivo y correctivo. Aunque surgen nuevos modelos y métodos en este sector, estos siguen siendo los principales.

Lo que eleva el costo de mantenimiento de las flotas es, principalmente, la dependencia excesiva del mantenimiento correctivo.

En muchas operaciones aún persiste la falta de conocimiento del proceso y de comprensión de que los mantenimientos preventivos son fundamentales para evitar que los vehículos se detengan.

Un vehículo detenido representa una de las mayores pérdidas para la flota, pues requiere un servicio más largo y costoso, además de quedar indisponible para realizar las operaciones necesarias, lo que puede causar retrasos en las entregas.

El mantenimiento correctivo es crucial para la flota, pero debe realizarse de forma programada y planificada, sin sorpresas indeseadas.

Para hacerlo posible y mejorar la gestión de costos de la empresa, es esencial implementar los distintos tipos de mantenimiento, estableciendo actividades de inspección vehicular y seguimiento de las condiciones de cada vehículo.

Conocer las rutinas y los procesos de gestión de mantenimiento

Para implementar con éxito los distintos tipos de mantenimiento y establecer rutinas más productivas destinadas a reducir los costos de mantenimiento de flotas, es fundamental conocer plenamente las rutinas y los procesos involucrados en la gestión de mantenimiento.

Esto implica comprender qué actividades son necesarias, con qué frecuencia deben realizarse, quién es responsable de cada tarea, qué herramientas deben utilizarse y muchos otros detalles.

Además, a medida que se ejecutan estas tareas, es importante evaluar el tiempo necesario para cada una y buscar constantemente maneras de simplificarlas y optimizarlas.

Calcular los costos de mantenimiento y dar seguimiento a indicadores

Conocer los costos de mantenimiento es el primer paso para identificar que son altos. Es esencial no dejar nunca de registrar todos los gastos, desde los valores de inspección hasta los costos de reparación y sustitución de piezas.

Además, es importante organizar estos costos con descripciones adecuadas, lo que facilitará comprender los principales y ayudará a determinar la solución más apropiada para optimizar los gastos en cada situación.

Otro aspecto fundamental para comprender y lograr la reducción de costos de mantenimiento de flotas es dar seguimiento a indicadores clave de desempeño (KPIs) específicos de esta área.

Algunos de los principales indicadores de mantenimiento incluyen:

• Tiempo Medio entre Fallas (MTBF): indica el tiempo medio entre una reparación de un vehículo y la siguiente.
• Disponibilidad de los vehículos: identifica la cantidad de vehículos en condiciones de atender las demandas de entrega y transporte de la flota.
• Inactividad de la flota: evalúa cuántos vehículos están detenidos en la flota, cuántos realizan desplazamientos sin carga e identifica el motivo de estas situaciones.
• Costo de Mantenimiento sobre Facturación (CMF): expresa el valor de los costos de mantenimiento en relación con la facturación de la empresa, indicando qué vehículos tienen costos excesivos en esta área.
• Costo de Mantenimiento sobre Valor de Reposición (CPMV): evalúa los costos de mantenimiento de un vehículo en relación con su costo de adquisición para determinar si vale la pena conservar el activo o renovarlo.
• Entre otros.

Mantener un historial de mantenimiento actualizado

Para dar seguimiento a los indicadores y controlar eficazmente los costos de la flota, es fundamental mantener un historial de mantenimiento detallado. Este registro incluye todos los servicios de mantenimiento realizados, información del vehículo, costos de los servicios y mucho más.

El historial de mantenimiento no solo simplifica la recuperación de datos para análisis detallados de vehículos individuales, sino que también ofrece una visión general del mantenimiento en toda la operación.

Además, es una herramienta valiosa para determinar si los vehículos que presentaron fallas inesperadas siguieron los procesos adecuados o si se descuidó el mantenimiento preventivo.

Mantener este registro actualizado es esencial para una gestión de flotas eficiente.

Realizar el análisis de fallas

El análisis o diagnóstico de fallas parte del principio de anticipar problemas en la flota de vehículos. Esta práctica está directamente vinculada al historial de registros detallados y a la implementación de procesos eficaces, ya que se basa en datos concretos.

A partir de ello, puede determinar las medidas correctivas necesarias. Si, por ejemplo, se identifica un gran número de problemas en el sistema eléctrico de los vehículos, esto puede llevar a aumentar la frecuencia de las inspecciones relacionadas con ese aspecto.

Del mismo modo, si hay un patrón consistente de fallas asociado a un conductor específico, esto puede dar lugar a un enfoque más directo, incluida la posibilidad de capacitación adicional para promover prácticas más adecuadas.

El análisis de fallas es, por tanto, una herramienta que mantiene el funcionamiento de la flota confiable y eficiente, además de contribuir al ahorro en mantenimiento.

Realizar capacitaciones periódicas

Para reducir eficazmente los costos de mantenimiento de flotas, es necesario que todos los empleados conozcan tres cosas: 1) sus responsabilidades individuales, 2) la importancia de sus papeles en la gestión de la flota y 3) cómo ejecutar adecuadamente las actividades de mantenimiento de la flota.

Por tanto, debe promover capacitaciones continuas para todo el equipo, con énfasis en los conductores, que desempeñan un papel central en el mantenimiento de los vehículos de la flota.

Al fin y al cabo, la conducta de los conductores al volante influye directamente en el estado de los vehículos, y ellos también son responsables de realizar inspecciones y abrir solicitudes y órdenes de servicio cuando es necesario.

Esto garantiza que el proceso se realice de forma correcta y preventiva, contribuyendo a reducir los costos de mantenimiento a largo plazo.

Utilizar tecnologías de recopilación y análisis de datos

Los datos cumplen un papel crucial en la gestión de flotas y, naturalmente, en el área de mantenimiento. El uso de sistemas y herramientas tecnológicas para la gestión de mantenimiento preventivo es esencial.

Del mismo modo, adoptar el mantenimiento predictivo ofrece recursos avanzados para recopilar y analizar información de los vehículos.

La automatización en la gestión de mantenimiento es una tendencia que no solo agiliza los procesos, sino que también contribuye significativamente a alcanzar el objetivo principal: reducir los costos de mantenimiento de la flota.

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